高校科研档案现状统计研究及管理对策探究

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1、高校科研档案现状统计研究及管理对策探究摘要以浙江农林大学科研档案为例，分析科研项目档案的建立及对学校发展的贡献，并提出了科研档案工作的几点建议，为高校科研档案工作提供借鉴。关键词高校；科研档案；现状；管理对策中图分类号G271文献标识码A文章编号1007-5739(2013)03-0334-02高校科研档案是科技工作者知识的积累和成果的结晶，它建设的好与坏在很大程度上反映了科研工作成效的一个方面，为此以浙江农林大学为例，统计分析学校科研档案的现状，以期迗到更好的保管、利用，为广大教师和职能部门服务，从而为高校的科研档案工作提供借鉴。1科研档案的现状浙江农林大学自2002年起逐步

2、建立起科研项目档案，截至2011年6月，共归档各类纸质项目档案960余卷及电子数据库4300余卷。主要以省部级以上项目每项1卷，各主要厅局级项目每项1卷，其余按年分别以立项、结题分卷建立，同时单立了科研成果卷、专利授权卷、软件著作权及科研经费到账文件等一些重要的科研依据。每卷中都分别由项目论证、立项申拫书、立项批准书、中期检查、各年度进展、验收报告等全套结题材料、审计报告、结题（验收）证书等组成。同时建立的科研数据档案，包括科研项目库、论文库、著作库、专利及软件著作权库及科研成果库［1］。通过建立科研项目档案，逐步规范了科研项目的管理工作，使科研工作向规范、科学、程序化更迈进了

3、一步，为学校在职称评审、硕士点申报、学科评审、升格大学等方面都起到了重要的作用，为学校在这些方面获得成功奠定了基础。2科研档案的利用情况2.1利用率通过建立科研项目档案，使学校的科研项目管理工作进一步受到教师的重视，教师对科研档案的管理意识也逐步增强，科研档案的查阅量也逐年提高，提高了科研档案的利用率。从表1可以看出，每年查阅各类项目档案的人数平均约543卷，利用率还是较大的，从2005—2010年，年利用率逐年增加（含电子数据），档案管理工作量巨大，成效显著。因此，设立专职管理人员，建立科研项目档案是十分必要和非常可行的。2.2利用途径从表2可以看出，学校很多工作都与科研项目

4、档案有关，尤其在涉及广大教师切身利益的职称评审、科技成果奖申报、学科点、博士学位点和硕士学位点的申报、教育部的教学评估及升格大学等标志性成果方面发挥了重要作用。科研项目档案管理工作对学校的科技工作起着举足轻重的作用，它见证着学校各年度科学研究的总体情况及发展现状，展示科学研究的丰硕成果。从一个方面反映出学校科研工作的水平。2.3利用主体从表3可以看出，按学院分类，项目多的学院查阅量也大，林业与生物技术学院是学校的主干学院，科研项目最多，因此查阅量也最大；农学院由于成立较晚，查阅量较少；工程学院具有国家工程中心，科研力量较强，查阅量也较大；学校本身是以农林为主的大学，农林类项目较

5、多，与农林相关的学院查阅量较大，总体占到了47.3%。但近几年文科类项目也在大量增加，同比增加速度也较快。通过项目的查阅也可以反映各学院科研活动的一个方面，同时也说明由于二级学院没有科研项目档案，也增加了很多工作量，如果给二级学院建立起科研电子档案数据库，也可方便学院教师及管理人员查阅，提高工作效率。3科研档案管理存在的问题科研档案经过10年的组织和建立，已初具规模，为学校的发展和建设提供了卓有成效的贡献，但是目前的科研档案还存在很多问题［2-3］，如科研档案管理工作的规章制度有待进一步更新和完善，原始数据收集的不够全面，教师存档意识不够强，有些教师还存在着放在自己手里方便的想

6、法和做法等，这些都有待于在工作中改进和提高，为科研档案工作做贡献。4建议4.1发展电子档案随着科学技术的飞速发展，科研档案越来越受到重视和广泛利用，但无数次的查阅，造成档案的损坏与流失严重，因此制作电子科研档案越来越被人们所接受，这样既不损坏纸质档案，也不会造成档案流失。科研档案有它自身的特性，需要保密，大部分科研档案都需长期或永久保存，因此更应该保护好纸质档案，把教师经常需要利用的部分科研档案，如立项通知书、合同书（计划任务书）的部分、结题拫告的部分等进行电子扫描，存于计算机中，这样同时可以防止一些不必要的科研档案泄密，减少由此引发的学术剽窃，更好地保护项目负责人的权益，从而

7、方便查阅。4.2建立二级科研档案系统学校实行二级管理后，把厅局以下项目档案划归学院管理，鼓励各二级学院自己建立科研档案系统，方便本学院教师查阅，为评职称、评奖、各种考评及各类检查等所需要佐证材料提供便利，减轻学校科技部门的压力，使之用更多时间和精力进行分析研究，做好科研工作，为广大教师服务。4.3扩展和延伸科研档案工作随着“十二五”的到来，对科研档案工作也提出了更高的要求，目前学校的科研档案只局限于查阅、复印、提供佐证等初级阶段，更多的开发利用科研档案工作尚未开展，学校应该配备专职的科研档案