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时间:2018-11-10
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1、为进一步做好我公司的收发文处理工作,确保文件能够及时上承下达,发挥承上启下的枢纽工作,提高工作效率,规范收发文工作,就收发文作如下规定。一、收文处理程序收文处理的程序:收文、登记、拟签、阅批、分流、承办、归档。1、收文登记。凡是从外部送达本公司的文件,包括上级来文、公司内部来文、其它来文(传真、信函和其它文字材料),一律由公司前台文员负责签收,根据文件内容对其进行整理登记(附件一)《外来文件登记表》,并填写《文件传阅卡》(附件二)报行政部负责人拟签分流。2、文件拟签行政部负责人对前台文员报送的文件提出处理意见后,及时交呈阅领导。3、文件阅批来文经行政部负责人拟
2、签后,承办文员应按来文的拟签意见及时呈送领导及相关部门阅批,阅批的文件应在3日内签批并退回行政部,紧急文件应于当日批后退回。4、文件承办行政部综合文员按照领导阅批指示,及时向其他领导或有关部门转交。文件需转交的部门在行政部《文件传阅卡》上签字后给本部门留复印件一份,接收部门需按照领导阅示意见办理。承办:政府机关要求办理、领导批示办理及其它需要办理的公文由有关部门承办。属部门职责范围内的事项由该部门办理。各有关部门收到公文后按规定期限及时办理。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级领导批准的事项,由承办部门提出办理意见并代拟文稿,交
3、行政部负责人签发上报。5、文件归档所有文件统一归档行政部综合文员。二、收文、传阅工作要求1、对所有的文件、资料,行政部要责成专人负责登记和保管。要注重收文工作的时效性,做到规范化、制度化。2、传递文件资料须遵循先领导后部门、先行政部后主办部门原则。3、对领导批示急办的文件,有关部门要及时办理,并将处理结果呈报相关领导。对于需要承办的急件,前台文员须在收文当日完成登记、拟签、阅批、转交承办部门的程序。4、文件在转递时要办理交接手续,移交人和接受人均要在各自的收文簿上签字登记,以分清责任。5、各部门所承办的文件、资料要妥善保管,不得丢失,年终归档。6、所有收文均应
4、在行政部登记编号(详见附件三),个人不得保存文件正本。外出开会带回的文件,汇报或传达工作后应及时交行政部登记编号传阅,不得滞存。7、要严格执行保密规定,所有的重要文件和资料不得随意放置,不得私自带到公共场所。 三、发文处理程序公司所发出的一切文件材料,统称发文。发文处理包括:拟稿、核稿、会签、签发、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。1、拟稿就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序,是关系到文件质量的基础工作,必须十分认真细致。公司公文、日常业务和事务性的文件由行政部综合文员负责拟稿;各部门负责人以公司名义起草的文件,一律交公司行政部综合文员按正式文
5、件的格式填写《发文审批卡》(祥见附件四),经行政部负责人审阅核稿后交公司领导审批,根据文件的急缓程度统一安排打印,打印后的文件校对由公司行政部负责把关,力求不出差错或少出差错。文件起草要字迹清楚,不得涂改。2、核稿即对文件草稿进行审核。由行政部负责在草稿未送主管审批之前,依据公文的基本要求,对草稿的体式、内容等进行全面的审核。3、签发各职能部门需以公司名义发文时,部门负责人在《发文审批卡》“拟稿部门”栏签字;凡涉及到其他有关部门事宜,要事先与有关部门会签,核稿或会签后送行政部。 4、会签签发是公司领导对文稿的最后审批,文件草稿经领导签发后,即成为最后定稿,文
6、件据此生效。5、编号(祥见附件三)文稿经公司领导签发后,要进行编号登记,防止发文混乱。编号应按公文格式规定的方法编排,一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。6、校对校对是文件制发过程中的一个重要环节,也是行政部的一项重要工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行,三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准,进行认真仔细地校对,连标点符号也不能放过,把住文件制发的最后一关。7、打印即对经签发后的文稿进行印制,在印制过程中,必须做到:1)必须以经签发后的定稿为依据,忠于原稿,不得随意改动,确需改动的要报经签发人批准。2)
7、注意排版艺术,版面的安排要美观大方、赏心悦目。3)注意保密,文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、废页也要管理好,防止泄密。8、盖章即在制成的公文上加盖机关印章,这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当。9、分发发放文件时,必须建立《发文登记簿》(详见附件五),严格履行收文人签字手续,保证文件发放不出差错。10、归档。这是发文处理工作最后一道工序,即将制成的文件连同草稿、发文审批卡、传阅卡一起收集起来,按档案管理的要求,整理归档。收文流程图上级来文其它来文公司内部来文前台文员签收、登记行政部负责人拟办意见行政部分流领导阅批承办部门办
8、理文件存档发文流程图各责任部门草拟公文
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