公司内或审文件控制程序

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1、XXXX有限公司文件控制程序文件编号：001实施日期：2012-03-01受控状态：分发号：6543212012-03-01新制订1.0序号更改日期更改章节号更改审批单号更改人版本批准审核编制1目的对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。3职责3.1总经理负责批准发布质量手册和程序文件。3.2管理者代表负责审核质量手册和程序文件。3.3文管负责质量体系文件的发放、更改、回收管理。3.4各部门主管负责相关文件的编制、使用和保

2、管。3.5品管部负责组织对现有体系文件的定期评审。3.6各部门主管负责将与质量管理体系有关的外来文件的收集、整理并交由文管管理。4定义4.1公司第一级文件：质量手册（QM）;4.2公司第二级文件：程序文件（MP）;4.3公司第三级文件：如作业指导书、检验标准书、作业流程图、规章办法等（WI）；4.4记录文件：如记录、报表、报告等。4.5外部文件：国家标准、国际标准、法规、设备说明书、客户提供的规格表、图样等。4.6受控文件：于修订时通知文件持有者更换并自使用场所收回旧版的文件。4.7非受控文件：仅

3、作为参考的文件，于修订时不须通知文件持有者更换并自使用场所收回旧版的文件。5管理程序5.1文件分类及保管5.1.1公司第一级文件：质量手册，原稿由文管备案保存，分发副本文件由各部门自行保存。5.1.2公司第二级文件：程序文件，原稿由文管备案保存，分发副本文件由各部门自行保存。5.1.3公司第三级质量管理体系文件：a.各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；b.其他质量

4、文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等。c.文件的组成应适合于其特有的活动方式，原稿由文管备案保存，分发副本文件由各部门保存、使用。5.1.4部门记录文件等：当年的记录由各部门自行保存，上一年度的记录交人事行政部保存。详见《记录控制程序》。5.1.5公司管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由文管保存。5.2文件的编号和版本5.2.1质量管理体系文件的编号a）质量手册：SNS-QM-001顺序号：

5、用三位数表示。质量手册公司标准代号b）程序文件：SNS-MP-000顺序号：用三位数表示。程序文件公司标准代号c）三级文件：SNS-WI-000顺序号：用三位数表示。三级文件公司标准代号b）记录：R-XX-000-00记录的顺序号：用两位数表示。程序文件或三级文件的编号记录代号例如：R-MP-001-03，表示在第一个程序文件中的第3个记录文件。R-WI-002-01，表示在第二个三级文件中的第1个记录文件。记录编号统一位于记录表单的左下角。5.2.2外来文件的编号a）有编号的外来文件，采用原编号

6、。b）无编号的外来文件，用外来-顺序号-年号例如：外来-03-2010，表示于2010年收到的第3号外来文件。5.2.3文件的版本第一次制订时用1.0表示，小部分修订时用1.1、1.2……等表示，大部分修订或换版时用2.0、3.0……等表示。5.3文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：a）质量手册由品管部负责编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由文管负责登记、发放；b）其它质量文件由各部门主管编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，文管负责登记、发放；c

7、）应确保使用文件的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。5.4文件的受控状况5.4.1文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面加盖红色“受控文件”印章，并注明分发号。5.4.2发放给顾客的质量手册等非受控文件，不加盖“受控文件”印章。5.5文件的更改a）质量手册由品管部组织更改，填写《文件更改审批单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由文管发放。品管部应保留文件更改

8、内容的记录。b）其他文件的更改由各相应部门主管填写《文件更改审批单》，经原审批部门审批，再由文管人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；c）所有被更改的原文件必须由文管收回，以确保有效文件的唯一性。5.6文件的领用a）文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经过管理者代表审批方可领用；b）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放