公司文件控制程序

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1、xx有限公司文件控制程序编号HB-Q2-01第6页程序文件版次D共4页1目的1.1为确保对与质量体系有关的文件和资料的有效控制，使本公司文件的制订、修订、核准、发行及变更等事项能有所遵循，以利文件的有效管理。2范围2.1适用所有与质量有关的文件和资料的管理，包括内部文件以及外来文件资料的管理。3权责3.1总经理：负责批准、发布管理手册和程序文件。3.2管理者代表：负责审核管理手册和程序文件。3.3品管部3.3.1负责文件格式、编号的审核及确认。3.3.2负责文件的分发、登记、回收、归档、变更等管理工

2、作。3.4各部门3.4.1负责本部门职责范围内的管理体系的相关文件的编写（例如：部门制度、作业指导书等），由部门负责人审核和批准。3.4.2负责妥善保管和执行所持有文件，及时更新文件，确保文件的有效性。4定义4.1文件：泛指由数字，文字，图形等，经整理组成的资料。4.2受控文件：即所有会影响产品质量的文件，由总经理批准后由品管部管理发放的文件。4.2.1管理手册：公司质量管理健康体系的纲领性文件，包含公司方针、目标以及所有过程控制的相关文件。4.2.2程序文件：管理手册的主要体系文件，主要包含公司作

3、业流程、相关权责及使用表单。4.2.3管理文件：部门制度、岗位职责等。4.2.4技术文件：由程序文件引申出来的，更详细地叙述各部门的运作过程及操作规范，是程序文件的的支持性内容（例如：工作流程、操作说明、标准、工作要求和各类质量计划等）。4.2.5记录：管理体系运作中产生的各类记录，包括表单记录。4.2.6外来文件：对公司产品质量有影响的非本公司的文件。4.3编制：审核：批准：日期：日期：日期：xx有限公司文件控制程序编号HB-Q2-01第6页程序文件版次D共4页非受控文件：除了以上所列举的受控文件

4、以外的文件，文件更改等不予追踪。1.1会签：由文件的制定人或修订人、审核人、批准人及相关部门负责人对此文件进行认可并签字的过程编制：审核：批准：日期：日期：日期：xx有限公司文件控制程序编号HB-Q2-01第6页程序文件版次D共4页1程序内容1.1文件的分类和保管5.1.1第一级文件：《管理手册》，由品管部备案保存。5.1.2第二级文件:程序文件，由品管部备案保存。5.1.3第三级文件:管理文件、技术文件、记录等其他与质量体系相关的作业文件,由各相关部门自行保存，并报品管部备案存档。5.1.4外来文

5、件：由各部门确认为受控文件后，交由品管部统一备案存档。1.2文件的编号1.2.1第一级文件：《管理手册》HB—SC—1X年份管理手册企业简称1.2.2第二级文件：程序文件HB—X2—XX序号（1,2…）部门代号企业简称1.2.3第三级文件：编制：审核：批准：日期：日期：日期：xx有限公司文件控制程序编号HB-Q2-01第6页程序文件版次D共4页HB—X3—XX序号（1，2…）部门代号企业简称1编制：审核：批准：日期：日期：日期：xx有限公司文件控制程序编号HB-Q2-01第6页程序文件版次D共4页1

6、.1.1外来文件：HB—WL—XX登记序号（1,2…）外来文件企业简称1.1.2记录表单:DS—X5—XX序号（1,2…）部门代号表单代号附：部门代号：1.2文件的编写、审核、批准和发放1.2.1文件应字迹清楚、简明易懂、程序规范，保持各程序文件间的协调和一致，具有可操作性。1.2.2程序文件内容应包括：目的、范围、权责、定义、程序内容、相关文件以及使用表单。1.2.3字体5.2.2.1大标题：黑体，二号字。5.2.2.2小标题：楷体，小三号字。5.2.2.3正文部分：楷体，小四号字。5.2.2.4

7、表单部分：标题：楷体，三号字；内容：楷体，字号视情况而定。编制：审核：批准：日期：日期：日期：xx有限公司文件控制程序编号HB-Q2-01第6页程序文件版次D共4页5.3.4《管理手册》和程序文件由质量执行小组负责组织编写、汇总，由管理者代表审核，由汇总品管部上报总经理批准发布后，品管部登记并发放到各个部门。5.3.5管理文件、技术文件和记录等其他第三级文件由各部门组织编写、汇总，由部门主管负责审核和批准后，统一报品管部登记、发放。5.3.6根据文件的性质、内容，决定该文件的会签单位，按照审批权限组

8、织会签。会签完成后，文件交品管部统一审核其格式和编号，确认无误后，将其纳入正式管理体系。5.3.7文件需经会签批准完成后，方可发行。文件的相关信息必须由办公室相关人员登记于“受控文件一览表”。5.3.8品管部分发至各部门的文件，必须盖有“受控文件”字样的红色图章，并填写“受控文件分发/回收记录表”。管理者代表应保存原版文件，原版文件需有“受控文件”的图章。5.3.9各部门收到的外来受控文件交品管部登录，由品管部作为受控文件控制其分发。5.4文件的更改、废止5.4.1程