公司文件控制程序

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1、文件控制程序1.目的对于质量管理体系有关的文件实施控制，确保质量管理体系运行的各个场所都得到和使用有效版本。2.适用范围适用于本“公司”与质量管理体系有关文件的控制。3.职责3．1办公室负责质量手册、程序文件、作业指导书及管理制度等文件的控制和管理。3．2办公室负责技术标准、设计图纸、工艺规程（规范）及适当的外来文件的控制和管理。3．3各有关部门负责各自的质量管理体系文件的控制和管理。4．工作程序4．1受控文件范围A．标准要求的文件：包括质量手册、程序文件、作业知道书及质量记录表式等。B．组织要

2、求的文件：包括技术标准、设计图纸、工艺规程、规范及管理制度等。C．外来文件：包括顾客或他方提供的文件，以及本公司所采用的有关国家标准、行业标准、法规法律等。4．2文件的编号方法4．2．1标准要求的文件编号方法A．质量手册的编号方法的表示：JSJL—企业代号ZLSC—质量手册代号2010—年号质量手册—文件名称B．程序文件的编号方法表示JSJL—企业代号CXWJ—程序文件代号001—程序文件代号2010—年号程序文件—文件名称C．作业指导书的编号方法表式：按以上表示将企业代号、作业指导书代号、顺序

3、号、年号、文件名称作成表图。4．2．2组织要求的文件编号方法A．管理制度的编号方法参照作业指导书的编号方法执行B．技术标准、监理文件资料图纸和工艺规程、规范等文件的编号方法按国家或行业的有关规定执行。4．2．3外来文件的编号方法外来文件原则按其原有编号。4．3文件的形式本公司质量管理体系文件除书面形式的，还可以是其他形式，如硬拷贝、电子文档或电子媒体。4．4文件的控制状态文件分为受控文件和非受控文件。A．受控的质量手册、程序文件、作业指导书在封面控制状态栏中作红色标记，并注明分发编号。B．外来法

4、规监理文件资料和工艺规程、规范由总工办每年度确认其有效性，在文件控制请单中标识为受控。C．非受控文件只登记发放，不作标记，不该分发编号。4．5文件的编制和审批4．5．1质量手册由管理代表组织并审核，由总经理批准发布。4．5．2程序文件由管理者代表组织相关部门编制，部门领导审核，管理者代表批准。4．5．3作业指导书、管理制度等由有关人员根据质量手册或程序文件的要求组织编制，相关人员审核，部门领导批准。4．5．4技术标准，监理文件资料和工艺规程、规范等，由总工办负责组织有关部门人员依据国家标准、行业

5、标准和技术任务书等编制，总工办或相关人员审核。总工程师或分管技术副总批准。4．6文件的发放4．6．1办公室征集相关部门意见后根据分工编制“文件发放登记表”，确定发放范围，采用个人借用的方式，确保在对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能得到相应文件的有效版本。4．6．2办公室根据确定的范围实施文件的发放控制，文件领用人应在“文件发放登记表”上登记签字。4．6．3当文件遗失应有领用人以书面形式说明原因，原文件号作废，重新编号再认领。当文件破损严重，影响使用时，文件使用人应到办公室办理以旧换新

6、手续，新文件的分发编号仍沿用原文件分阶级编号，办公室负责将原破损文件销毁。4．7文件的评审4．7．1本公司质量管理体系的评审分为定期和不定期评审。4．7．2定期评审的时间原则是为一年，当出现下列情况之一时，办公室及相关部门应及时组织评审：A．本公司监理文件资料、过程质量管理体系发生变化时。B．顾客要求或适用的法律、法规发生变化时。C．本公司希望将各个管理体系合并或增设时。D．其他有表要进行文件评审的情况。4．7．3本公司对管理体系文件的评审可采用下列方法进行A．会签评审由相关部门会签，主管领导审

7、核。B．全文评审，由办公室委托相关部门组织有关部门或人员开会评审。4．7．4本公司质量管理体系文件评审的主要内容为文件的五性，既；系统性、完整性、正确性、适用性和可操作性。4．7．5经评审的文件如需作更改时应按文件更改的规定执行4．8文件的更改4．8．1文件需要更改时，应由使用人填写“文件更改申请”，说明需要更改的原因，对重要的更改还应有充分的证据，经管理者代表批准，指定有资格的人员更改。4．8．2文件更改后的审核，批准后按4．5条款的规定执行。4．8．3文件更改后，应从所有发放和使用场所及时撤

8、换失效或者作废的文件，以免错用或误用。4．9文件的作废与处理4．9．1作废文件由办公室征集相关部门意见后确认，按“文件发放登记表”回收并记录。4．9．2为知识或追溯历史，具有保留价值的作废文件，应加盖“作废保留”印章，并隔离分级4．9．3务保留价值的作废文件由办公室提出，相关部门审核，管理者代表或总工批准后销毁。4．10文件的管理4．10．1文件经批准发放后，办公室编制全公司“文件控制清单”各部门也应编制部门“文件控制清单”以便识别文件的现行所订状态，防止失效，作废文件。4．10．2文件的使用人