关于水务档案管理的措施与建议

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1、关于水务档案管理的措施与建议傅罗县梅树下水库工程管理所516148摘要：水务档案是水务工程建设过程的真实记录，是水务工程维护、管理以及改扩建的重要依据，加强水务档案管理有利于推动水务事业健康平稳地发展。木文基于水务档案管理中存在的问题，探讨并提出了措施和建议。关键词：水务档案管理；问题；措施；建议水务档案是水务工程设计、施工、维护、管理全过程形成的具有保存价值的历史记录，包括文字资料、图表资料、声像资料等。水务档案的价值在于它可以为水务工程使用、维护、检修、改建、扩建等提供依据，为完善水务工作、提高水务工程质量提供保障[1],所以水务档案在水务工程各个阶段都发挥着重要的作用。水

2、务工程的参建单位一般伍括项目法人（或建设单位）、施工单位和监理单位，故而水务档案也由这些单位的档案所组成，通常其他单位将收集、整理之后的档案移交给项目法人，后者统一编制整理为水务工程竣工档案，再移交给各级档案行政管理部门。由于水务一体化后原来各单位、人员对档案管理的要求不尽相同，随着水务工程建设项目的增多，水务档案管理中存在的问题日益明显，因此木文对水务档案管理中的问题进行了分析，探讨并提出了措施与建议。1水务档案管理中存在的问题1.1对档案工作重视不够档案工作是一般的事务性工作，工程建设是阶段性任务，两相比较后者更易引起项目法人的重视，于是主要精力都集中到工程建设中，档案工作

3、自然而然地被冷落了。就水务工程建设而言，工程建设是一个连续的过程，例如可行性研究、立项、勘察设计、招投标、施工建设、竣工验收，每一个阶段都有其中心任务，档案工作如果不能与之对应，就很容易陷于被动，拖到后期再来收集、整理就很难跟得上，遗漏在所难免，甚至事后补做档案，而真实性若不能保证,档案价值又何在呢？1.2档案管理制度不健全不重视档案工作与档案管理制度不健全有着密切关系。一是未建立起完善的档案制度，或虽有制度却未落实，成了摆设。二是制度的核心应该是明确责任，并与工作绩效挂钩，当档案管理责任未落实到当事人身上吋，制度往往难以严格执行，这也是各阶段档案收集、整理不及吋而没有制度来约

4、束的原因。1.3档案收集整理不同步档案工作必须有专人负责，但是项目法人或其他参建单位常常因为阶段性工作紧，为赶进度而随意抽调人员，这样必然影响档案收集、整理，使档案工作与工程建设不同步，这既拖延了阶段性工程的验收，也影响工程档案的质量。1.4档案管理协调指导少水行政主管部门的档案业务以部门机关资料为主，对工程建设档案没有直接的指导和监督业务，冋吋上级水行政主管部门也没有对地方水务工程管辖的权利，其结果是水务工程档案收集、整理缺乏统一的协调和指导，例如文件规格样式不规范、程序不合理、档案工作人员未经专业培训等，造成竣工验收移交档案吋不合格。1.5档案信息化进展缓慢档案信息化工作需

5、要软硬件投入，还需要专业人员去实施。0前，档案收集仍以纸质档案为主，电子文件和声像资料很少纳入档案收集范围，使档案收集不全面。即使采用了信息化管理手段，因为没冇实现资源共享，档案资料的利用也很不方便。2加强水务档案管理的措施与建议2.1明确管理责任，提高档案认识水务档案工作能否做好，关键在于主管部门是否重视。要把水务档案工作作为工程建设的重要组成部分，充分认识到水务档案的重要性。水务工程事关国计民生，而工程的复杂性、专业性和隐蔽性等特点决定了水务档案必须准确、可靠、真实，所以必须给予水务档案工作以高度重视，在此基础上明确各单位、部门的档案管理责任，加强检查和督促,对档案工作不力

6、的单位和部门责令整改。根据水务工程阶段性的特点，项B法人成立伊始就要设立档案管理部门，除负责本单位的档案工作以外，还要指导和督促其他参建单位档案的收集、整理和归档工作，并与各参建单位签订合同时明确档案管理责任，档案工作不达标，不予支付阶段工程款。2.2健全管理制度，强化统一管理古语说：“不以规矩，不成方圆”，做任何事都要遵循一定的法则，档案工作的“规矩”就是档案管理工作中的规章制度。水务工程应以《档案法》和水务档案相关规定要求建立并完善各种规章制度，例如《水务档案归档立卷制度》、《水务工程档案工作人员岗位责任制》、《水务档案保密制度》、《水务档案库房管理制度》、《水务档案鉴定、

7、销毁、移交制度》等，通过这些制度明确档案管理的责任、义务和权利，以规范档案工作。水务工程参建单位多，档案分散管理问题较多，这种情况下应加强统一管理，由项0法人成立档案工作领导小组，统一指导和协调各单位的档案管理工作，并落实各单位管档责任，形成高效的档案管理网络。2.3保持档案同步，管档善始善终大中型水务工程涉及部门和人员较多，经历较长的建设吋间，工程资料繁杂，容易遗漏，影响档案全面收集。而小型水务工程开工很快，施工时间短，加之形成的文件数量较少，档案工作人员容易疏忽。所以无论工程大小，档案工