浅谈人事档案管理的现状及发展管理策略

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1、浅谈人事档案管理的现状及发展管理策略文/长江水利委员会网络与信息中心　熊沈凡【摘要】本文首先阐述人事档案的定义，然后分析当前人事档案管理的现状和存在的问题，最后根据实际情况分析人事档案管理的发展策略。..关键词人事档案；管理策略；现状人事档案管理是现代人力资源工作中非常重要的组成部分，如何做好人事档案管理，对更好地应对当前国内外的新环境具有非常重要的作用。但是，在我国当前人事档案管理中出现了一系列的问题，已经无法满足现阶段社会发展的需求，亟须采取相应的措施解决。笔者从当前人事档案管理的现状和存在的问题出发，并分析人事档案管理的发展策略，以便为今后企事

2、业单位的人力资源管理提供重要的依据。一、人事档案管理的现状所谓人事档案就是将一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等多种情况记录下来的文件资料，发挥着凭证、依据和参考的作用。目前，人事档案管理的现状具体体现在以下几个方面：一是以人为本的理念不断深入。人事档案涉及的内容多，涉及的面较广，所以加强人事档案管理是一项非常艰巨的任务。人事档案管理既包括宏观方面，也涉及到微观方面。因此，在人事档案管理过程中，必须坚持以人为本的理念原则。二是工作队伍整体素质不断提升。随着人事档案管理工作的不断深入，人事档案管理队伍不断壮大，综合素质不断提高，管理人员的整体素质和整

3、体稳定性较强。三是人事档案管理逐渐步入现代化。所谓人事档案管理现代化，主要是将现代信息技术手段应用到人事档案管理工作中，能够在一定程度上提升人事档案管理工作效率。目前，在现代信息化时代，信息网络技术的应用具有不可比拟的优势，在较大程度上扩大了人事档案资料的利用范围和服务水平。四是人事档案管理制度基本社会化。当前各个单位与个人根据国家制定的相关法律法规，在坚持平等自愿和协商一致的基础上，签订了聘用合同，确定了单位和个人的聘用关系，能够充分调动起工作人员的积极性和创造性。同时，通过大力开展人事档案管理代理制，在较大程度上实现了人才资源的优化配置。二、目前

4、人事档案管理存在的问题（一）领导对人事档案管理的重要性认识不够。目前，在人事档案管理工作中，部分领导对其重要性认识不够，简单地认为人事档案管理只要不泄露秘密，不丢失文件，能够合理应对查档和工作人员外调工作即可。因此，在当前人事档案管理过程中，领导者的关注度较低，经费投入较少，人事档案管理室建设不规范，从而严重影响了人事档案管理工作的开展。（二）人事档案管理人员工作素质较低。在当前各个单位人事档案管理过程中，由于管理人员的入职门槛较低，很多管理人员的管理水平较低，管理手段较为落后，无法较好地应对当前人事档案管理工作中出现的问题。同时，一些单位人事档案管

5、理人员更换较为频繁，部分新人尚未接受工作培训就参与到人事档案管理中，对人事档案管理工作的重要性、主要要求内容和业务都不了解，严重影响了人事档案管理工作的开展。除此之外，由于部分人事档案管理工作人员的专业业务素质较低，无法较好地推进档案管理工作的开展，人事档案管理内容不完整，整合不规范，在较大程度上影响了人事档案管理的利用效率。（三）人事档案管理内容单一、手段陈旧。目前，在一些单位人事档案管理过程中，管理内容较为单一，管理手段陈旧。同时，在当前各个单位的人事档案管理过程中，一般政治性材料多，而反映档案管理工作人员工作业绩的材料较少，部分档案资料信息不真

6、实，在一定程度上增加了人事档案管理的难度。除此之外，部分单位人事档案资料在归档和整理的过程中不规范，存在资料档案褪色、字迹扩散等问题，这对人事档案长时间保存较为不利。（四）人事档案管理的信息化技术含量低。在现代信息技术快速发展的背景下，信息技术逐渐渗透到人事档案管理中，人事档案管理系统应用范围不断扩大，而部分单位人事档案管理的信息化技术含量较低，无法充分发挥信息技术的作用。这样的现象影响了人事档案管理的效率，部分资源浪费较为严重。三、人事档案管理的发展趋势（一）人事档案管理现代化。在单位人事档案管理事业快速发展的背景下，人事档案管理的内容越来越多，数

7、量急剧增长，增加了档案资料保管和利用的难度。但是，人事档案管理现代化，主要是通过利用现代计算机设备处理人事档案资料，传递人事档案信息，在一定程度上节省了人事档案管理的时间。同时，通过引进现代信息技术硬件设备，依托电子信息技术管理个人资料，构建起准确完善的人事资料信息数据库，合理地将纸质档案和电子档案管理结合起来，较好地解决了当前人事档案管理中存在的问题，为提升人事档案资料利用效率创造了良好的条件。（二）人事档案信息化、标准化。目前，人事档案社会化管理的目标之一就是整合人才信息资源。其中，人事档案信息既包括本地的人才信息和资源，也包括其他地区的人才信息

8、，所以依托信息技术，快速整合人事档案资源，能够较好地实现人事档案资源信息整合的目的。其中，除了应用信息技术设