对档案信息化安全问题的思考

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1、对档案信息化安全问题的思考曹颖(四川省医学科学院/四川省人民医院人力资源部610072)【摘要】数字信息化给档案工作带来了极大便利，木文从实际工作出发，分析了信息化过程中存在的档案实体、数据等方面存在的安全隐患，并相应提出了确保档案安全的防护措施。【关键词】档案信息安全【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752(2012)11-0351-02科学技术日新月异的发展，使得信息载体发生了革命性变化，电子文件数量与日俱增，人类社会己迎来数字化信息时代。档案信息化带来了档案管理的变革，一是工作效率提高，档案信

2、息获取和档案利用快捷，二是档案管理对象数字化、手段现代化、模式多样化，但随之而来的是档案在信息化过程中存在的实体安全隐患以及档案信息安全保护难度的加大。1实体档案的安全隐患档案安全是档案档案信息化过程中的重中之重。在档案数字化的生产过程中，每一个工序都需要用到实体档案，而对档案过多的利用与移动，无形中将会增加档案安全的隐患。1.1数字化生产过程中实体档案利用后，放回档案柜时，案卷顺序上容易造成错乱，致使下一个环节中寻找实体档案时费时费力，甚至出现很久才找得到的情况，对实体档案的安全产生了极大的隐忧。1.2在档案数字化加工完成后因改错

3、时间较久，造成了实体档案在临时库房的滞留时间也较久，加大了对档案柜存放空间的压力，增大了对实体档案安全的隐忧。2档案信息数据的安全隐患数字化档案信息是我们数字化加工中心的核心产品，是数字化加工中心的最终0的，档案信息数据的重要性不言而喻。2.1计算机硬件故障电脑硬件常见的故障有：电源损坏、硬盘损坏、内存条损坏、主板元器件损坏等。对档案信息数据安全造成最大隐患的主要是电源和硬盘的损坏，质量不合格的电源造成的断停电会导致数据的丢失，而读写数据或撞击引起的磁道损坏将可能造成数据的破坏或丢失。尽管现在计算机技术越来越成熟，其安全及稳定性能也

4、随之加强。但作为不可预知的风险事故，伴随着数字化加工规模的扩大，电脑数量的增加，硬件故障出现的概率也随之增加。2.2计算机软件故障在档案信息化过程中常见的计算机软件故障是系统崩溃和扫描软件驱动不匹配。档案信息化处理过程中需要奋操作系统和数字化加工软件才能完成数据的扫描、处理、质检等工作任务，盗版的操作系统常导致系统崩溃，引起加工过程中数据的丢失；而驱动软件不匹配，造成扫描效率降低或不能扫描。2.3K•他风险事故据瑞士SIGMA保险公司统计，在该国2002年由自然灾害引起的损失达到了114亿美元，人为灾祸则造成了21亿美元损失，由此可

5、见自然灾害和人为因素对生命财产造成的巨大损失。同样，档案数据常因保存介质单一、保存地点过于集中，发生不可预知的因人为因素或自然灾害因素受到的损毁，其中人为因素主要有以下几方面原因：2.3.1病毒、木马入侵机关政务内、因特网进行了物理隔离。两个网络的数据不能相互通信。而内网也与因特网隔离，保证了涉密数据不外泄。但内网病毒的传播是吋奋发生的，轻则导致数据丢失，重则导致国家机密的泄漏。一方面是职员在内网终端上通过连接因特网的方式，访问了因特网，导致感染病毒；另一方面是移动硬盘、U盘等移动设备的使用，增加了计算机感染病毒的可能性。2.3.2

6、人为操作故障人为操作故障是指由于人员主观或过失，导致数据泄漏、遗失的现象，主要原因管理制度不完善，工作中工序之间协调不紧密，冋吋也和员工素质息息相关。2.3.3自然灾害自然灾害因素主要是地震、泥石流和洪水，5.12汶川大地震对380万余卷实体档案和信总数据造成了不可挽冋的损失；舟曲特人泥石流对当地的档案事业造成了严重的损毁。可以看出，在档案信息的安全建设中，人为因素和自然灾害是两大突出问题，需要在安全措施上提供完成全面的应对手段。3档案安全管理措施3.1实体档案安全管理措施加强数字化加工中心工作人员的安全意识，加大对实体档案安全重要

7、性的宣传工作，规范加工场地的安全管理制度；增加档案枳，增加临吋库房档案置放的空间；将实体档案按案卷号放置，安排专人管理，这样便有效的保障了实体档案在生产过程中的安全；在生产过程中，将每一卷、每一页档案落实在相关的生产人员身上，增强责任监督。3.2档案信息安全管理措施3.2.1选择稳定可靠的硬件设备在电脑设备选型吋，应优先选择知名品牌的服务器和电脑主机，避免选择组装兼容机。组装电脑市场鱼0混杂，很多配件来源很复杂，主板，CPU,内存条，显卡等配件质量得不到保障，且机箱内部布局凌乱，影响到散热，为数据安全埋下了安全隐患；品牌电脑必须经过

8、调试合格才能上市出售，机箱内部布局合理，质量更能得到保障，使用过程中，要定期对电脑设备进行检查，对设备出现异响或反应迟缓等现象要及吋解决，冋吋需要加强设备运行环境（温度、湿度）的监测，确保硬件设备的正常运行，避免硬件升级带来的数据丢失