国土资源档案数字化建设应注意的问题

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1、国土资源档案数字化建设应注意的问题方耀新江门市国土资源信息中心（档案馆）江门市529000摘要：随着我国社会经济的不断发展以及科学技术的进步，我国的各级国土资源部门也进一步得到了发展。在新时代的背景下，国土资源部门应该不断提高国土资源档案管理的合理化和信息化，可以通过使用计算机或者扫描仪等设备来对纸质档案实现数字化的处理，进而形成一个科学合理的档案管理系统，实现信息的存储和有效利用。木文主要通过对档案数字化进行简单的分析和讨论，并针对其中存在的问题提出了有效的解决措施。关键词：国土资源；档案数字化；人才建设一、国土资源档案数字化建设应注意的问题国土资源档案的来源是通过国土资源部门在日

2、常工作中而形成的一些有价值的文字、照片、声像等多种形式的历史记录，这些记录对于管地用地、幵发矿产资源以及查处有关国土资源的违法案件等方面都只有十分重要的意义。但是现阶段，很多国土资源部门都存在人少事多、档案查询利用率低下等方面的问题,很多工作人员常常不进行合理的筛选，直接对所有的档案都进行数字化处理，这样会造成人力、物力以及财力的大量浪费，同时还会加大工作量，进而导致国土资源档案的管理效率大幅度下降。二、突出重点，强化措施，合力推进国土资源档案数字化建设2.1合理界定档案数字化的内容，提高档案数字化的工作效率。对于档案数字化的有效管理，其中一项重要内容就是将纸质的档案转变成数字档案。

3、由于国土资源档案的数量是十分巨大的，其中还包括一些秘密信息和图纸等，所以要想将全部的档案信息都实现数字化是不可能的。因此，最好的办法就是有关部门应该根据国土资源的实际工作情况，转换思路、创新理念，进而实现降低工作量、节约经费支出以及便于管理和查询的目的。另外，档案工作人员应该科学分辨档案数字化的范围和内容，避免不经过仔细的筛选随意进行数字化的问题出现，只有这样才能从根本上提高国土资源档案数字化的利用效率。2.2仔细分辨，优先选择有利用价值的档案进行数字化处理（1）根据群众的实际需求，优先选择那些具有较高的社会关注度和使用率的档案进行数字化处理，这样可以有效满足社会利用者的实际需求。（

4、2）考虑到国土资源事业的可持续发展，应该优先对那些冇价值的档案以及一些具冇重要意义的档案进行数字化。（3）从国土资源部门的职能职责的角度考虑，应该优先对具有当地特色的档案进行数字化。另外，由于人事档案具有明显的动态性、机密性、查阅严格性等特点以外，还需要考虑到人事部门对档案的冇效管理，所以对人事档案最好不要进行数字化处理；由于档案中奋些信息会涉及到国家秘密或者一般的设备无法扫描等情况，所以为了方便查阅，一般将这些档案只进行0录录入，而不进行扫描等处理。三、严格档案数字化处理过程管理，确保档案数据处理高标准3.1熟练掌握档案数字化处理的工作流程和标准。档案管理人员应该熟练掌握数字化处理

5、的每个环节的具体流程，严格做到严于律己、层层把关，并严格按照“五统•-”的标准进行处理，所谓的“五统•一”即统一著录的项0、格式、检索语言、扫描格式以及链接U径，这样可以有效防止出现工作人员之间相互推卸责任、工作衔接不当的情况发生。只冇做到这些才能真正确保数据的处理和链接过程中不会出现疏漏、重复的情况，进而实现系统、规范以及更具标准性的档案数字化。3.2制定一个完善的档案数字化加工处理制度。国土资源部门应该与档案数据的录入人员和扫描链接人员签订一份科学合理的数字化加工处理协议，在协议中应该明确工作人员的具体职责，并明确规定有关事项和违约责任等几个方面。另外，还应该督促档案管理人员严格

6、按照协议内的要求进行数据的录入和链接，进而防止在档案管理过程中出现关键字输入错误、原件信息丢失、破损等情况的出现。另外，档案工作人员应该及吋解决字迹模糊、档案不协调、不衔接等问题，进而保证档案信息的完整性和准确性。3.3建立完善的档案数字化审查制度。国土资源部门应该安排专门的工作人员对档案目录的录入工作以及数据链接工作等进行实吋的监督和检查，并对加工处理后的数据进行仔细的审核，严格把关，以便能够及时发现工作过程中存在的问题，并及吋向有关部门报告、纠正和处理，这样做可以有效保证档案信息的真实性和完整性。3.4确保档案信息的绝对安全。要想从根本上保证档案信息的安全性，主要可以从以下几个方

7、面进行：第一,严格按照安全保密制度进行数字化处理。国土资源部门应该根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》等有关规定，据此制定出一个关于档案数字化的安全性检查和保管的制度，并要求参与数据加工处理的工作人员以及从事档案査询管理的工作人员必须对信息内容进行保密，这样可以冇效防止员工将一些重要的档案原件复制、备份、留存涉密图纸等情况，进而保证档案信息的安全性。另外，如果用于处理档案信息的计算机出现问题时，工作人员应该及吋向有关部门汇报，并聘请满足保密要求