企业档案实体搬迁中应注意的问题

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1、企业档案实体搬迁中应注意的问题　　　　【摘要】随着档案数量的日益增加，旧档案库房逐渐无法满足公司档案部门的工作需求。档案库房的搬迁势在必行，然而有关实体档案搬迁过程的成果却十分有限。笔者在2017年1月参加了云南招标股份有限公司档案实体搬迁工作，结合本次实体档案搬迁的整个过程，对档案实体搬迁过程中应注意的问题进行分析讨论。下载论文网　　【关键词】档案搬迁；实体档案；企业档案　　云南招标股份有限公司（以下简称“云招”）由于旧档案库房的租期到期且面积有限，无法满足云招档案部门放置档案的需要，因此租了新的档案库房。大量的档案需要从旧档案库房搬至新库房，主要包括

2、招投标档案（科技档案、文书档案），还有一些配套的影像资料。云招对于档案搬迁工作提出了更高的要求，不仅要保证档案在搬迁过程中的完整与安全，还要充分做好应对突发事件的应急备案。云招本次的档案搬迁工作主要由三个阶段构成，即前期准备工作、中期搬迁工作、后期整理上架工作，本文主要讨论三个阶段中应注意的问题以及采取的措施，以期对今后界内的档案实体搬迁工作有所启示。　　一、档案实体搬迁应注意的问题　　（一）前期准备工作。云招档案部门所保存的档案具有招投标档案固有的特点，即数量庞大、档案附件多。除此之外，档案门类繁多，新老库房距离远等搬迁实况，也为云招档案实体搬迁工作带

3、来了困难。为保证档案在搬迁过程中完整与安全，提高档案搬迁的效率，云招制定了周密的搬迁计划。　　1.组建档案搬迁专门小组。成立专门的工作小组，对工作进行统一的筹划，才能避免出现工作局面混乱不堪、工作进度不明确等问题。档案搬迁专门小组要负责制定详细的搬迁计划，例如：搬迁的具体时间，具体路线、车辆安排；工作的进度安排；搬迁工作人员的雇用；突发事件应急备案等等问题。档案搬迁专门小组作为整个档案搬迁工作的最为核心的领导部分，一定要注意明确分工，确保每个环节都有专人负责，从而保证搬迁工作的顺利开展。　　2.新档案库房功能筹划。云招在实现档案有效搬迁的同时，为满足云招

4、档案归档、查询、借阅等多重工作需求，摒除旧档案库房布局弊端，对新的档案库房布局进行科学化的设计。根据对新档案库房的功能定位，“云招”相关部门将其划分为储存区、借阅区、业务整理区、办公区四个功能区。新库房功能的划分有利于确保今后档案信息工作的便利，以此确定了新库房运行的基本规划。　　除此之外，还要确保新档案库房的卫生条件与温度条件，做好防灾准备。库房内还应配备专门的配套工具，便于档案现场清点、记录；档案柜上要提前贴好功能区标签，便于后期档案搬迁工作的有序进行。　　3.相关工作人员培训。档案实体搬迁工作是一项繁重的体力工作，一般会雇请搬家劳务公司进行档案搬迁

5、工作。但由于搬迁工人缺乏相应的专业知识，对搬迁流程不熟悉，容易造成档案的混乱与缺失，因此对相关工作人员的岗前培训至关重要。搬迁组一般定为四人一组，档案工作人员与搬迁工混组，每组安排一名组长对全组人员进行岗前培训，主要负责档案清点、出库、装车、搬迁、卸车、上架工作，形成一套完整的工作模式，确保指令、回馈都能及时传达。还应当填写专门的“档案搬迁工作表”，做到每车配一表，全方位监控搬迁进度。　　4.做好?n案安全工作。档案搬迁过程中一定要做好安全措施，以防止档案失密或丢失。防泄、防窃、防失的意识要贯穿整个档案搬迁工作，要加强档案工作人员相关方面的意识教育。另外

6、，在搬迁过程中，原有的监控设施应该维持正常运行，确保搬迁工作按照程序有条不紊地进行。　　（二）中期搬迁工作。档案实体搬迁的中期搬迁工作主要由清点打包档案、搬迁档案以及卸车后统计核对档案三个步骤构成。中期搬迁工作是整个档案搬迁工作的重中之重，对于工作安排有特别高的要求。只有严控搬迁顺序，才能有效保证档案的系统分类，维系档案内在关系，促使搬迁工作尽快完成。云招牢牢抓住了三个工作的关键点，即详细落实清点、对账与装箱任务、统一安排搬迁程序、准确核对统计档案，保障了中期搬迁工作的有效运行。（见图1）　　1.详细落实清点对账、装箱任务。档案清点对账工作是档案搬迁工作

7、顺利实行的大前提，档案清点对账工作主要是要求档案工作人员对企业档案进行逐一核对，标上流水号，对于外借未归档案，要放置“外借借条”，并在清点名册上做好记录。在档案的清点过程中能够对档案进行再梳理，对于之前因为操作不当出现的错库、错架、错类、错号案卷进行错误纠正。之后就是对档案进行装箱。为了保护档案的安全，云招定制了防震搬迁专用箱，按照清点顺序进行装箱，每箱都配置一张“档案装箱表”，注明箱号、全宗号、目录号等信息，核对无误后由负责人签字，之后进行封箱，封箱时一定要封牢，以防在搬迁过程中散落给后期工作带来不便。其次，对于封箱处理的档案要做到专箱专放，不能与其他

8、办公物品一起混放，同时杜绝火灾、腐蚀等情况的出现。最后，封箱打包现场混乱，涉工人