浅议工程档案管理中应注意问题

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1、浅议工程档案管理中应注意问题　　摘要：目前工程档案管理工作中存在的主要问题有：档案管理的意识不强；档案管理的基础工作不扎实；档案管理的人才匮乏，并提出了加强工程档案管理工作的一系列，希望能进一步提高工程档案管理工作人员的业务水平。关键词：工程档案管理基础工作1存在主要问题及原因1.1工程档案资料管理制度不健全，职责没有落实到位目前，某单位的部分工程建设单位在档案管理体制上存在一定问题，没有设立工程档案管理组织，没有制订应有的档案管理规章制度，有些建设单位虽然制订有，但也不健全。同时，没有采取积极有效的措施，把档案资料规范管理工作落到实处上，造成具体管理人员缺少责任感。这主要是因为某些建设

2、单位领导档案意识不强，对档案工作认识不足引起的，日常工程建设管理中只注重抓工程施工建设，抓“形象工程”，只注意安全生产、工程质量，而忽视了属于内勤服务范畴的档案资料管理工作，某些档案工作人员，因没有工作压力，往往处于一种应付状态。1.2管理经费投入不足，保管条件较差6在各建设项目单位中，只有少数几个单位有独立的档案资料室，但也存在装具不足情况，有的档案资料只能成捆堆放在地上，档案“六防”措施上更是难以落实，特别是防盗、消防措施大部分建设单位，没有独立资料室，往往是和工程人员办公室合二为一进行使用，这样虽然看起来查找利用档案资料很方便，也节省了房间，其实上是很不利档案资料的安全保管的。主要

3、因为受工程所具有的建设时间紧、协作参与单位多、管理复杂、机构临时性等特点影响，部分建设单位是临时抽调人员组成临时机构，他们的办公用房也是临时租用，房子紧张，很难落实专用房间作为档案资料室。也有部分建设单位是基于工程结束竣工验收后档案资料的归宿考虑，认为工程档案资料迟早是要移交给单位综合档案室保管的，没有必要投入经费去购置设施用于档案资料的安全管理，只要表现上能应付过去就行了，没有从思想认识上去重视。另有一些工程建设单位却是因工程资金紧缺，办公费用紧张，尽量能省则省，往往不愿拿出足够的资金用于档案管理，改善保管条件。1.3管理人员专业知识不强，管理欠规范6目前，某单位工程档案资料管理人员只

4、有少数几个是专职人员，并经过档案部门的业务培训，而大部分档案资料管理人员是临时调抽，并身兼数职，有的由负责施工管理人员兼任，有的由单位办公室人员兼，既没参加过正规的档案业务知识培训，平时又忙于应付手头日常工作，所以就很难在档案管理业务学习上花时间、下功夫，档案业务知识欠缺，管理很难做到规范。往往出现工程档案资料的收集、整理与工程施工建设进度相脱节情况，档案整理归档处在相对滞后的状况上，造成工程资料不能有序规范管理，呈现零散状态，随着资料的堆积，整理归档势必跟不上去。因而，有些建设单位档案资料管理人员有时为了找一张图纸或一份技术资料要忙上一段时间，甚至半天。还有的管理人员对档案资料提供利用

5、管理不严格、随用随拿，也没按规定办理利用登记手续，往往容易造成工程资料损坏遗失。鉴此，可以看出建设单位的工程档案管理人员业务水平高低、能力强弱，在很大程度上影响档案资料管理规范化、科学化水平。2工程档案管理的对策及建议2.1加强法制建设，完善工程管理制度应监督检查工程档案资料的形成、收集、整理和移交归档工作，拟制工程档案资料管理制度标准。各单位落实上级要求，将档案工作纳入本单位总体发展规划和年度计划设立专门的职能部门，强化档案管理工作的力度，将其与年底评奖机制挂钩。并根据工程档案资料管理有关法规制度，制定本单位工程档案资料的实施细则，用于管理档案归档工作。与参建单位签署《责任书》，对工程

6、档案归档中奖励与处罚机制进行具体明确，使参建单位领导和技术人员重视工程档案的归档工作。2.2注重业务培训，指定专人负责6档案管理人员应提前介入，直接参与工程的调查、施工、验收等过程，较快、较全面的掌握第一手资料。为加强工程档案管理人员的专业水平，提高他们对档案管理的责任心，应对工程档案管理人员进行业务培训，阶段性地组织档案业务知识培训班。并在工地现场至少设1名-2名档案员，负责现场摄影、录像、收集和整理现场档案资料，并配合工程技术人员完成相关任务；按照《细则》要求，结合本单位实际，制定本单位阵地工程档案资料管理制度和办法，在强调质量，抓住环节，注重落实上下功夫。2.3重视声像档案的收集，

7、择优保留首先应进行已完工程的声像资料的抢救性收集，早期工程建设图片在单位的老同志那里基本都有保留，可通过电话或写信的方式联系求得图片，将其扫描到电脑里永久保存。也可由老同志回忆工程中主要技术指标及工程重要点位技术数据，如管线的埋深及走向等，方便今后对工程的维护。对现有资料应择优保留，区分类别存档。如对图片进行整理，保留主要图片，确保图片能反映整个工程即可，将多余的、重复性的图片删除节省存储空间，对音像资料进行必要的剪辑后刻盘保存。每