档案数字化过程中应注意的问题

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1、档案数字化过程中应注意的问题档案数字化是目前档案管理、使用的主流。在此，笔者论述了档案数字化的定义、意义，并就目前档案数字化过程中需要注意的问题与对策进行分析。关键词：档案数字化问题前言：档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，X络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。当前，我国信息化发展战略的实施，电子政

2、务的推进，为我国档案事业发展提供了难得的机遇。一、档案数字化流程（一）档案数字化管理：数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理。（二）档案数字化采集：从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。（三）档案数字化查阅：以馆藏的数字化信息系统专

3、用资源X为X络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。二、档案数字化过程存在问题(一)外部的监管不力，如档案数字化人员和档案所有者两方的彼此法律关系不清晰，工作中仅仅依靠行政法规法律效力不强，造成政府对档案的监督效果不够理想。(二)自身机制薄弱，自身环境较差，领导层重视不够，技术人才缺乏，相关规章没有有效地执行下去，流程运作混乱。基本问题有：各级缺乏完善的档案数字化机制，各科室业务彼此间隔，造成无法彼此沟通，有关部门没有安排专职人员，许多工作临时抽调人员，以致档案数字化的设想没有很好的落实。

4、（三）工作人员能力不强，档案数字化的实施要由人来操作，但是有较大比例的工作人员没有获得相关专业资格，没有掌握基础的数字化理论知识，大大削弱了工作的力度与效果。甚至有的工作人员业务素质低下，职业道德低下，为了利益牺牲原则，对相关保密规定与规章制度较为漠视。（四）“重视经营、轻视管理”的情况比较突出。有的单位的管理者更多仅仅是注重档案查询的收费业务等能带来经济利益的方面，却轻视了数字化进程与管理。（五）重视事后的检查而轻视事前部署。首先是重视事后管理、轻视事前的风险防范，部分管理者看重的往往是对已经造成的或已经出现的问题进行事后的处罚与补救

5、措施，以此用严格的处罚减少出现问题的几率，而对完全可以事前进行防范、以及能够尽早控制的事件关注不够；其次是重视窗口人员的管理、轻视幕后档案数字化工作人员的管理；再次是重视部分档案、轻视档案总体。三、建立与完善档案数字化过程具体方法为了填补漏洞与避免档案的数字化过程出现问题，需要多方加强控制与完善，优化相关部门人员机构与相关规章，实施总体部署与全过程监督，科学设计规划绩效考评机制，而且，还要与外部的机构监管相结合。(一)建立专人负责制，为能够结合新形势的需要，档案数字化工作不仅需要工作人员掌握必要的数字业务知识，并且还要参与档案管理、保护

6、等具体业务。因此相关部门应重点对档案的存放、检阅、流通等各个流程来控制，做到内部严密控制，能够将责任联系到每个人员，将各项措施切实执行。实行全面管理，建立严格的档案数字化计划，一切费用均纳入预算管理。编制收支预算应坚持以收定支、收支平衡、统筹兼顾保证重点的原则。要按照批准的年度预算组织收入、安排支出，严格控制预算支出。对人员的安排一经批复，一般不予调整，确保落实责任到人。(二)优化配置各种资源档案数字化工作要有一定的资金支持,尤其是工作初期软硬件购买花费较高，完成后也需要日常运行费用。因此，档案数字化要在有着坚实的档案数字化条件的前提下

7、，要根据成本效益最大化的原则，按照现实需要的情况，实施档案工作人员与专业技术人员、系统与扫描设备的科学搭配，完善档案数字化人力物力资源，促进档案数字化工作效率最大化。(三)档案鉴定与数字化同步，构建与完善内部管理模式。要提高单位的工作水平，构造科学、完善的自身管理机制，做到鉴定与数字化同步。1、开始要做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。2、

8、做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描