关于构建医院档案管理体系的研究

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1、关于构建医院档案管理体系的研究王凤芝哈尔滨市第一专科医院黑龙江哈尔滨150056[摘要]近年来我国医疗卫生事业取得了较快的发展，医院档案作为重要的信息资源，在医院的建设和发展过程中发挥着极其重要的意义。特别是在当前医院档案管理信息化建设进程不断推进的新形势下，医院需要构建档案管理体系，利用统一的标准来搭建档案信息资源的服务平台，为医院档案的开发利用奠定良好的基础。[..关键词]医院档案；档案管理体系；理论依据；途径一、构建医院档案管理体系的必要性医院由于科室较多，这就使其在医疗工作中形成的档案具

2、有较强的分散性，档案在形成过程中需要较多的环节，涉及面较广，而且门类和内容具有繁杂的特点，载体具有多样性。而且医院档案与企事业单位的档案还具有一定的区别，其不仅具有传统意义上的档案，同时还包括医院所独有的专业档案。目前医院这类专业档案处于分散管理的状态，缺乏一个有效的组织连结点火。而且在档案管理工作中，各部门及科室之间缺乏有效的协调和配合，档案管理存在着许多重复劳动的情况，这在很大程度上对医院档案管理水平的提升起到了一定的制约作用。所以需要构建医院档案管理体系，加强对各类档案的有效管理，使其能够

3、在医疗、科研和教学等工作中提供良好的信息资源服务，能够为医院管理层进行决策提供重要的依据。而且通过构建医院档案管理体系，可以集中对医院档案进行档案，有利于档案管理成本的降低，确保档案管理效率和质量的提高，为推动医院档案工作的发展具有极其重要的意义。二、构建医院档案管理体系的理论依据（一）从医院档案管理的现状分析当前我国大部分医院中各类档案都处于分散管理状态下，由多个部门进行管理，由于档案管理工作中没有一个完善的质量标准，这就导致各部门所管理的档案材料质量参差不齐。同时各部门在档案管理工作缺乏有效

4、的协调和配合，这就导致各部门之间档案管理工作存在着交叉和脱节的情况，材料收集和整理缺乏规范性。当前医院档案这种分散化的管理状态在很大程度上制约了医院档案工作的顺利发展。（二）从医院档案产生的特点分析医院档案是在医疗活动中形成的，其能够对医疗、教学、科研等各个方面的进行真实的反映，具有较强的专业性和技术性。这就充分的说明了医院档案与医疗活动具有十分紧密的联系，在医疗活动中需要经常性的利用到档案信息。同时通过医院病历档案能够对医院医疗质量和学术水平进行有效的衡量。医院设置的综合档案室，可以对医院发展

5、过程中所形成的各类档案进行接收、监督和指导，对医院档案进行统一管理。从医院档案产生的特点分析过程中，可以看出构建医院档案管理体系不仅具有较好的经济性，而且对于档案信息化水平的提升也具有极为重要的意义。三、构建医院档案管理体系的途径（一）强化医院档案工作作为医院档案管理部门，需要加强与档案产生的部门及科室的联系和协调，严格对档案材料进行审查，及时发现不合格的情况，保护与科室建档人员的联系，做好建档的监督工作。从医院档案形成的整个过程中要强化管理工作，从而确保医院档案质量的提升，而且能够有效的实现人

6、力、物力和财务的节约，档案部门主动参与到档案的形成过程中来，采取主动性的工作来确保档案归档的质量。（二）建立和完善档案管理的法规制度依法开展档案收集工作医院各种门类档案产生的地点多、经手的人员多．形成的环节多、涉及面广，载体形式多样。集中统一收集归档工作有一定的难度。因此，制定和完善医院档案管理的法规制度显的非常重要．要明确医院档案管理工作体制、领导和指导关系，法律权属、档案部门与产生档案的部门、科室之间的职责分工，以及各种门类档案的收集、鉴定、整理、统计、保管、编研、利用方法等。要通过法规制度

7、的建立和完善．把医院档案的形成和移交工作纳入医院全体人员的职责范围，制定相应的奖惩制度加以规范。只有通过健全的法规制度，才能使医院集中统一管理档案工作走上法规化、规范化。（三）提高档案工业务的水平档案管理人员不但要有较高的政治觉悟，而且要有较强的业务水平和工作能力，不但能熟练、高质量地管理好自己所管理的档案，而且必须能够适应不同岗位的变化，对医院各种形式、载体的档案管理能做到得心应手，成为医院档案管理的多面手。随着医院档案信息化管理快速发展，医院档案部门需要既懂档案专业知识和医学知识．又懂计算机

8、专业知识人才，这是医院建立档案管理体系的前提条件之一。当前医院应为档案管理部门创造良好的工作环境，加强档案技术干部队伍建设，引进计算机专业技术人才，建立一支复合型的档案技术人才队伍。（四）加强先进技术在医院档案管理中的应用在医院档案管理工作中，需要充分的利用与医院自身特点相适合的医院档案管理体系的软件，从而加强对医院文本档案、图像档案及视频档案等的管理。同时建立医院内部的局域网络，加快数据信息共享的实现。同时还能够利用网络来对档案工作进行指导和检查，加快各门类档案信息的交流和传递，确保医院档案更