医院人事档案信息化管理体系构建探究

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1、医院人事档案信息化管理体系构建探究［摘要］文章阐述了医院人事档案信息化管理的重要性，简要介绍了其工作方式、存在问题及解决对策。人事档案电子信息化对实现现代高效高水平办公提供了极大助力，是推进人事管理的重要手段。［关键词］人事档案；人事管理体系；信息化doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2013.012.054［中图分类号］G275［文献标识码］A［文章编号］1673-0194(2013)012-0089-02近年来，随着医疗卫生事业单位人事制度改革和医疗体制改革的不断推进，医院的管理更加

2、科学和规范。而人事档案管理作为医院重要的信息资源，是医院所有工作人员的经历和社会实践的重要记载，是非常重要的人事信息资源。利用电子信息化手段来实现人事档案管理的改革，对于优化人事档案管理，更好地为人事管理服务来说，非常必要。1信息化人事档案管理的优缺点传统的人事档案管理存在着很多漏洞，譬如管理方式陈旧，缺乏系统管理，人事档案随意放置，缺乏保密性，容易丢失；档案管理人员缺乏主动性，档案管理意识薄弱，档案更新不及时或档案文件填写随意或不完整。这些都制约着人事档案管理在现代社会高速发展下高效的为医院服务。人事档案信

3、息化，通过网络可以实现资料信息共享，利于医院各部门在人事方面的协作，合理利用人才，实现人事档案的高效利用，体现人事档案的价值，更利于医院的人事管理。电子化的人事档案存储在电脑里，在进行添加或修改时，只需要简单地搜索一下关键词就可以新建或打开某个员工的所有资料，相比纸质档案更快捷方便，且能够在最快的时间里，实现人事档案的更新。另外，人事档案管理系统内包含的资料相比纸质资料来说更加完整，不容易缺失，也更安全，纸质文档如果管理不善很容易被人翻阅，而电子文档在电子计算机安全机制之下，只有拥有管理权限和查阅权限的人才能

4、看到人事信息。另外，可以实现人事档案的备份，当电脑故障了也不会丢失信息，而纸质文档一般只有一份。电子信息化对于人事档案管理也有不足之处，由于电子计算机文档的信息修改时可以不留痕迹，资料的真实性往往成为人们担忧的焦点；电子文档的高效率，带来的是一份很小的文档就能包含很多信息，倘若档案管理系统出现安全隐患，将会给人事信息带来灾难，所以系统的安全性，一直是困扰档案管理信息化的一个问题；电子文档的可靠性不高，人们长期也来对于电脑信息的可更改和不稳定根深蒂固，所以电子文档的信息往往会被认为是虚假的，或不能作为凭据⑴。2

5、构建高效的人事档案管理系统的措施人事档案管理的信息化对于医院人事工作的发展作用重大，可以更好地实现人力资源的合理有效分配，笔者认为,要建立高效的认识档案管理系统，必须做到以下几点。2.1提高人事管理工作人员的专业水平人事管理工作人员的档案管理意识在人事档案管理信息化中至关重要，是实现高效管理的基础。医院应该引进专业的人事管理人才，并通过一系列的培养计划来使其成为适合医院人事管理的专业人才。不仅具备熟练运用计算机进行人事档案信息管理的能力，还要熟悉医院人事结构及管理方式。由于人事档案信息对于医院来说是保密信息，

6、就要求人事档案管理人员，必须具备优秀的信息保密素质，在没有完整的信息资源查阅权限的情况下，不可以泄露任何信息给任何人。2.2建设高效的人事档案信息化平台根据医院对不同专业人才的需求和管理方针，建立适合医院引进人才、提高管理效率、降低管理成本的人事档案信息管理平台，这是人事档案信息化的具体实施内容［2］。在构建这个平台的过程中，笔者认为最重要的2点是：（1）人事档案信息数据库。信息库内的信息是真实反映所有工作人员工作能力的内容，是其经历的真实写照。为医院发展而建立的人才储备库，应该拥有传统人事档案不能比拟的信息

7、，应该是除了每位工作人员的基本信息外，还要与其他信息相联动，应该包括医生的医疗档案、护士的执勤档案等等所有其工作内容，反映该员工的工作能力的一切数据都能够成为其人事档案的一部分，另外，一些陈旧的纸质文档，也应该通过电子扫描等方式添加到数据库之中。建成能实现数据输入、数据整理、数据修改(权限允许下)、信息检索等多个功能的档案数据库［3］。(2)信息检索平台。根据医院的要求而设立强大的检索功能，可以从不同的入口进行检索，对于不同的关键词设立不同的存储字段，以方便检索，方便信息对比和查阅。通过此检索平台能够快速地找

8、到最适合某个岗位的人，或是推荐人选，以其人事档案数据库内数据为依据而进行计算，避免出现人事管理中的舞弊现象。各个科室主要负责人能够通过检索平台对该科室的人员人事档案进行查阅，为他们平时的人员管理提供数据，方便他们提高科室人员素质和专业水平。2.3建立合理的人事档案管理制度人事档案信息化管理并不能改变人事管理办法，传统的人事管理办法也不会在推出信息化管理后就发生极大的变化，毕竟很多的人事管理方法很难直