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1、食堂财务管理档案信息化建设的思考信息化时代不断发展,因此要紧跟信息技术发展的潮流。在信息化过程中,食堂中的财务档案管理在企业管理中起到必不可少的作用,凭借现代化设施以及相应的措施,通过使用计算机进行处理等方式,从而形成电子财务档案,在信息传输过程中速度很快,提高了财务管理的使用效率。因此,加大对财务管理信息化建设的力度,符合社会发展的需要,对档案管理体系产生重要意义。1食堂财务档案管理信息化建设的必要性随着财务工作内容的扩大以及管理水平的提高,要制定切实可行的方法来完善财务管理体系。相关人员要建设电子财务档案管理系统,这样可以实现用网络化管理的手段来管理财务,是符合现代
2、化发展的要求,也对财务档案的整体效率有所提高。1.1信息化财务管理具有很多优势,比如:信息存储数量多符合当今查阅频繁的发展形势,对财务管理的实施提出了较多的要求。随着我国财政工作的飞速发展,财务制度变化很大,甚至一年中会出现多次调整的情况,不同指标规定每年都在改变;每年的会计账簿报表都存在一定的不同,不但需要总结当年度经费的总体内容,而且还需要总结上年或者是下年的总体内容;划分标准越来越要求细化,项目就变得复杂,资料收集时出现问题,这些都会对财务管理体系造成一定的困难。1.2食堂财务档案管理对建设项目管理起着重要的作用,财务档案管理的实施可以提高财务管理的整体效益,并且
3、能够达到节约成本的目的从以上内容可以看出,食堂中应该加大对财务管理工作的力度。由于国家的相关政策调整对财务管理产生一定的影响,所以要提高科学化的管理效率。但是,在当今的财政体系发展深入到宏观背景下,随着财务档案管理体系不断的发展,财务工作也出现一定的困难。因此,实现食堂财务管理网络化体系,不但是符合现代化的要求,而且也是提高食堂财务管理效率的重要途径。2食堂财务管理信息化建设存在的问题2.1食堂财务管理体系没有较好的明确目标,采取领导一致,按照级别进行层层管理的措施还没有落实依然按照以往的管理体制来进行食堂财务的管理体系,没有形成信息化管理的理念。除此之外,食堂中的财务
4、管理未与其他相关部门进行合理沟通,需要实施多种信息化建设以及相关的网络资源,然而牵扯到相关职能部门就很难落实。由于一些财务管理信息化没有统一的领导,这样就会出现相关部门在财务档案信息化管理中没有做好本职工作等现象的发生,从而导致财务档案管理信息化没有明确的目标。2.2财务档案管理人员缺乏相应知识经过漫长的变革与发展,财务管理人员的素质已经有了很大改观,在学历、职称等方面已经基本符合岗位要求。但是,长期以来所形成的工作惯性,使得他们在业务上仅仅重视财会理论与实践的学习与研究,而对档案业务特别是档案信息化这项工作的重视程度没有提升到一定的高度。档案资料的收集、整理往往被忽视
5、,以致单位形成的计划、总结、专题报告、预决算资料、基建预决算、市场报告等资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、工资调整、人员录用资料等散失、霉变;有的甚至将一些资料据为己有,在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。在现有的财务人员中,真正懂得财务档案的搜集整理的人员很少,懂得把纸质财务档案转化为电子档案的人员更少。3食堂财务档案管理信息化系统的安全风险3.1数据安全风险在手工方式下,财务信息以账、证、表等形式存储在纸介质上,修改过的会计凭证或账簿可以从财务人员笔迹和印章上分清责任,但是电算化系统的会计数据直接存储在磁盘上,对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹,存在着档
6、案无纸化和电脑操作无形化带来的数据风险。利用计算机的舞弊具有很大的隐蔽性,被发现的难度较之手工会计系统更大,其造成的危害和损失也更大。因此,在电算化系统下做好安全保密工作意义重大。3.2管理安全风险由于相关人员缺乏计算机信息安全基本知识,不遵守本部门的信息安全规则,造成数据损失等,很多财务工作人员普遍对病毒的危害性程度认识不够,任意从互联网上下载资料,在计算机间、局域网和互联网之间交替使用软盘和可移动硬盘、U盘,将计算机病毒带入财务系统中。另外,由于一些计算机的配置较低,安装防病毒软件后计算机运行速度会受到影响,一些员工对安装的防病毒软件私自卸载,造成整体防病毒工作的被
7、动。因此,往往由于某一个人使用过程中的疏忽而给整个会计电算化系统带来风险。4加强食堂财务档案管理信息化的建议俗话说,“没有规矩,不成方圆”“安全保障,制度先行”要以财务管理部门和档案管理部门为主,相关部门为辅,单位积极参与,通过积极探索,真正做到理论结合实际,从实践中来,到实践中去,制订一系列切实可行的财务档案信息化管理制度。比如对数据库系统的监控制度、重要数据备份制度、内网与外网要实现物理隔离制度等等类似的如国家档案局《电子文件归档与电子档案管理办法》中“至少一式两套,一套封存,一套供查阅使用”的要求。只有健全系统的档案管理制度和管理体
