企业特殊载体档案现代化管理研究

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1、企业特殊载体档案现代化管理研究山东省档案学会2009年3月2日摘要：随着现代科技的高速发展，企业形成了大量有别于纸质档案的特殊载体档案，包括光盘、磁带、磁盘，缩微胶卷、胶片，录音带、录像带等新型载体和不断积累的奖杯、锦旗、礼品、印章等实物档案，这些特殊载体档案种类多，数量增长快。然而，特殊载体档案管理，理论与实践脱节，法规与执行脱节，档案法规落后于档案工作实践的状况比较严重。本文在四大企业调查的基础上，对不同载体、不同存储介质的档案进行了分析、研究，提出了具体管理办法、管理规范。希望本课题的研究能对解决企业档

2、案管理的规范化、现代化有所帮助。关键词：企业特殊载体档案现代化管理随着现代科技的高速发展，档案载体发生了重大变化。在企业，特别是代表先进生产力发展水平的国有大企业，传统的纸质档案已渐被各种特殊载体档案所取代，形成了纸质档案与特殊载体档案多元化的档案新“家族”。企业特殊载体档案种类繁多，数量急剧上升，记录内容丰富，利用价值高，已成为当代档案管理的重要组成部分。以管理传统纸质档案理念形成的档案法规，已不适应以特殊载体档案为主体的当代档案的管理，认真研究各种载体档案的特点，完善管理制度，提高科学管理水平，更好的为企

3、业各项工作服务，已成为摆在企业档案工作者面前的一个重要课题。一、特殊载体档案管理应“自立门户”随着特殊载体档案的日益增多，现行档案管理制度、分类体系和整理方法，已经难以适应现实档案管理的需要，严重影响到特殊载体档案的归档和保存。当前，绝大多数企业对纸质档案的分类管理，已走上规范化道路，而声像、奖杯、光盘、磁盘等特殊载体档案的分类却五花八门，互不统一。电子文件的形成和归档缺乏统一的程序，已经归档的电子文件没有统一的分类和管理方法，甚至在排列归档的电子文件时采用的是“没有排列方法的排列方法”。迫切需要我们应总结各

4、企业已有的经验，妥善解决载体档案的分类管理问题。对于特殊载体档案的分类，1985年制定的《中国档案分类法》并没有专门提到。也就是说，在理论上，被誉为“集时代智慧大成”的《中同档案分类法》适用于各种类型、载体的档案。在具体使用上，《中国档案分类法》的编制者提供了较大的灵活性，既可用于档案的分类标引和组织档案的分类目录，也可以对专门档案进行实体的分类整理和排架。《工业企业档案分类试行规则(1991年7月4日国家档案局发布)》则明文规定：“声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案

5、有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同，应分库保管，其他则不作统一规定。”由于纸质档案内容与载体的不可分离性，在实际工作当中，分类标引和组织档案的分类目录与档案实体的分类整理和排架体系保持了高度一致以方便原件的获得。在过去相当一段时间里，对特殊载体档案采取的方法是让它实存名亡，就是在分类方案中没有特殊载体类的地位，把特殊载体档案按内容分别归入到相应的类别之中。但为了便于保管，特殊载体如照片、录音、录像等实体又不放人相应的类里，只在这些类的相应

6、位置上指出该照片等的实际保管位置。随着扫描缩微等处理形式在档案部门的应用，使人们产生了电子档案不过是纸质档案的复制品，或者是备份等认识。使我们自然而然容易将电子档案与特殊载体档案归并成一类，视为同等事物。但是深入仔细的分析之后不难发现。电子档案与特殊载体档案既有相同的地方，又存在明显的差异。特殊载体档案是一个意义广泛的大概念，电子文件应该属于特殊载体档案这一大类。但在档案分类的问题上它还应该按照载体的特征进行细分。例如，缩微、照片等特殊载体档案内容与载体的可分离度小，而声音、录像等磁性载体档案的内容与载体的可

7、分离度大。它们之间就存在着保管方式的差异。从广义的范畴来考察，电子文件属于特殊载体档案，但对特殊载体档案的分类应该对各类特殊载体再进行子划分，无论是档案的分类标引还是分类整理。可以用于档案检索的档案分类标引语言及其方法并不一定适合电子档案的整理，这是从这些年特殊载体档案管理的实践中得出的认识。电子文件的存储结构不像纸质档案那样是直观的，电子文件的实体只能用它的文件名或者文件夹名、数据库名、光盘或磁盘的标签甚至是URL地址来顶替，对它的实体控制只有对脱机保存的光盘、磁盘和磁带等进行管理。电子文件采用电子文件编号

8、的做法比较普遍，它一般是各单位赋予每份电子文件的代码，如发文登记号、收文登记号，并且容易在电子文件形成的那一刻同步形成著录信息或元数据，从而在电子文件之间建立有机的联系。通过上述分析比较，我们不难看出，把特殊载体档案糅合到纸质档案的分类体系中，有些情形是可取的，而有些情形则是不可取。如果说在档案工作信息化的初期把电子文件糅合在特殊载体档案中一起进行分类还能够凑合的话，到了特殊载体档案、电子文件数量增