档案管理基础(第12章特殊载体档案的管理)

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1、第十二章特殊载体档案的管理本章概要一、了解特殊载体档案的定义特殊载体档案是指单位在工作中形成的照片、录音、录像、实物、电子档案等的总称，它们与纸质档案相辅相成、共同记载了一个单位工作活动的面貌，具有独特的价值。二、了解特殊载体档案的组成内容特殊载体档案主要包括：照片档案、录像档案、实物档案、电子档案四种类型。三、掌握特殊载体档案与纸质档案的区别第一，载体类型不同，载体的制成材料不同。第二，记录方式不同，是否能够直接记录档案信息，是否需要借助其它先进的仪器设备的不同。第三，读取方式不同，是否能够直接获取档案的内容信息不一样。第一节照片档案的管理一、照

2、片的形成原理1.照片的分类从载体形态分，照片可以分为传统感光材质照片和数码照片两种。从体裁分，照片可以分为新闻照片、单位活动照片、自然现象照片及艺术照片等。2.照片的成像原理传统照片是将被拍摄物体成像于感光材料上获得的图像。数码照片是运用计算机和数码影像技术拍摄物体获得的图像，是电子文件。二、照片档案的构成传统的照片档案主要由底片、照片、说明词构成。1.底片底片是照片档案最原始的材料和最重要的部分，分为原始底片和翻拍底片两种。2.照片照片是通过底片洗印而成的图片，它直接再现被拍摄物体的形象，是人们利用照片档案的主体。3.文字说明文字说明是对照片的事

3、由、时间、地点、人物、背景、摄影者等情况的简短介绍性文字，对于档案管理人员和利用者解读照片档案的内容具有重要的作用。照片档案必须编写文字说明，两者相辅相成，不可分割。数码照片同样需要编写说明文字。三、照片档案的特点及作用1.照片档案的特点直观性、生动性、原始性、真实性。2.照片档案的作用对于掌握事实真相、了解历史面貌、提供法律证据等方面具有独特的作用。四、照片档案的管理（一）收集1.收集的法律依据：《照片档案管理规范》2.照片档案的归档范围（1）本单位在工作活动中形成的具有凭证和参考价值的照片；（2）领导人或著名人物参加本单位、本地区重大公务活动的

4、照片；（3）反映本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片；（4）本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片；（5）与本单位其他载体档案有密切联系的照片；（6）外单位形成但经本单位选用的照片。3.档案馆（室）接收照片档案的要求（1）遵守接收制度：《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》（2）严格验收。检查照片质量，着重检查底片，发现问题及时补救。同时，注意对重要照片的社会征集或翻拍。（二）整理照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明词应一起整理和存放。1.照片档案的分类（1）底片的分类按尺寸大小分类；按时间分类；按问题分类；对于

5、底片数量较少的单位，也可以不分类，统一编一个流水号。（2）照片的分类照片档案一般是以全宗为单位，按照“年度——内容/专题”进行分类2.文字说明的编写文字说明一般应包括：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者六个要素。单张照片的文字说明置于照片的下方或左右两侧，大幅照片的文字说明可另纸书写，与照片一同保存。成套的数码照片应该编写总说明词，简要介绍活动的情况，套内的每幅照片也要编写说明文字。3.照片档案的立卷编号（1）照片档案较少的单位，可以一年成一卷；照片档案较多的单位可以按照内容立卷。卷内照片一般按照重要程度或者时间顺序排列。（2）照片档案的编号规则

6、“2006——15——1”“2006——15——2”......“2006——15——N”年度号类别号照片顺序号4.照片档案的编目（三）照片档案的鉴定1.鉴定的主要途径和方法：通过文字档案盒史料考证鉴别；通过调查走访考证鉴别；实地考察鉴别；照片之间的对比鉴别。2.保管期的划分照片档案一般划分为永久和长期两个保管期限。（四）照片档案的保护1.存放照片档案的底片和照片分别存放保管；底片存放入底片夹，适宜温度：13~15摄氏度，湿度35%~45%；照片与说明词一起存放入照片档案盒，适宜温度：14~24摄氏度，湿度40%~60%；四、照片档案的提供利用照片

7、档案提供利用的方式包括：借阅、展览与宣传、咨询、编辑画册等。展览及编辑画册的步骤：（1）选题选择合适的主题（2）制定方案包括：主题内容、目的和要求、选材范围、人员分工、时间安排、工作步骤、质量保证措施等。（3）选材选材一定要围绕主题，并且鉴定所选照片的真实性和典型性，尽量选择那些真实可靠、能鲜明反映主题思想的照片。（4）加工和编排（5）审校审校需要经过初步审校、全面审校和最终审校三个步骤，才能最后定稿。第二节音像档案的管理一、音像档案的种类音像档案分为录音档案和录像档案两部分。录音档案是采用录音设备记录单位和个人现场工作活动的声音形成的档案。录像档

8、案是采用音频/视频录制设备记录单位和个人现场工作活动的声音图像等的档案。音像档案都有磁质和电子两种形式。二、音像档案的收集