档案管理基础第2章档案的收集

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1、档案管理基础（第二版）21世纪高职高专精品教材●现代秘书系列目录第一章概论第二章档案的收集第三章档案的整理第四章档案的鉴定第五章档案的保管第六章档案的检索第七章档案的利用第八章档案的编研第九章档案的统计第十章人事档案管理第十一章会计档案管理第十二章其它类型档案的管理第二章档案的收集概念档案的收集工作是指档案室（馆）按照国家的有关规定，通过接收制度和征集办法而进行的单位档案归档、机关档案移交和社会散存档案征集等活动。第一节档案收集工作的意义和要求第二节单位内部的文件归档工作第三节档案馆对档案的收集第一节档案收集工作的意义和要求档案收集工作的内容档案收集工作主要包括三个方面：1.对本单

2、位需要归档文件的接收工作；2.对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；3.对历史档案的接收和征集工作。档案收集工作的意义档案收集工作是档案工作的重要环节；收集工作是档案工作的第一步，是整个档案工作的基础，做不好收集工作，就没有完整的档案，也就不会有健全的档案工作。收集工作的要求丰富和优化库藏标准和要求：数量充分，质量优化，成分充实，结构合理。加强馆（室）外调查和指导推行入馆档案质量的标准化保持全宗和全宗群的不可分散性第二节单位内文件的归档一、档案室收集工作的内容接收本单位归档的文件收集未及时归档的零散文件文件归档是主要手段，收集零散文件是对文件归档的必要补充。

3、单位各部门收集、鉴定、整理文件向档案室移交文件档案室检查、清点文件移交双方签字（文件归档工作流程图）文件归档范围反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。机关工作活动形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料。其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。文件归档时的注意事项机关应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。机关共同活动形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关归档相应的文件复制件和其他形

4、式的副本。机关形成的人事、基建、会计等专门文件材料，应按照国家规定的归档范围和保管期限归档。机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要相应归档。文件归档要求归档文件应齐全、完整；遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用；卷内文件经过系统整理和编目；案卷封面填写清楚，案卷标题准确，排列合理，编号正确；编制完整的案卷目录和相关文件；对破损的文件进行修补，对字迹模糊或文件载体存在质量隐患的文件予以复制；归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。二、档案室收集工作的职责（一）档案室对形成文件的作用为了保证归档文件的完整，便于保管和利用，档案室

5、工作人员不仅要通过归档工作力求把已形成的文件收集完整，而且要关系文件的形成和办理过程中的有关情况。档案工作人员有责任对文书处理环节的问题，向有关领导和业务部门反映和提出意见。（二）指导和协助文书部门组织归档工作1.指导和协助文书部门或业务部门坚持执行文件材料归档制度。2.协助和督促有关部门做好立卷和归档前的准备工作。（三）临时性的文件收集工作（四）加强归档的宣传和档案的日常管理第二节档案馆对档案的收集接收现行机关的档案档案馆接收现行机关的档案的要求有哪些？进馆档案应保持全宗的完整性，并整理完毕，符合国家规定的质量标准；档案形成单位在管理工作中编制的案卷目录、大事记、组织沿革、全宗介

6、绍和有关检索工具应随同档案一起移交；档案的交接双方必须根据移交目录进行清点核对，并在交接文据上签字盖章，严格履行移交手续；档案馆在接收档案之前，应深入移交单位调查了解有关情况，制定档案接收方案，进行接收的人力组织和物力准备工作，确保接收工作的顺利进行。2.接收范围和期限接收范围：《档案馆工作通则》规定：中央与省级（自治区、直辖市）档案馆负责接收本级现行机关、团体及所属单位具有永久保存价值的档案；省辖市（州、盟）和县级档案馆负责接收本级现行机关、团体及所属单位具有永久和长期保存价值的档案。接收期限省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市（州、盟）和县级一下机关应将

7、永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，逾期可向有关的档案馆移交。二、档案馆接收撤销机关的档案国家档案局在《机关档案工作条例》总规定了处理撤销机关档案的基本原则：1.机关撤销或合并时，撤销机关应负责组织人力，对档案进行清理、鉴定和保管，不得分散、毁弃或丢失档案。2.机关撤销、业务分别划归几个机关的，其档案材料不得分散，可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交。3.一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆