赛诺克文件管理制度

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1、浙江赛诺克机械科技有限公司文件编号：SNK2-ZH001-2012版次：A/0题目：文件管理制度范围：ALL文件改动记录：版次生效日期备注A/0新规制成受控印章核准姓名签署日期编制张广审核张广批准王宏波浙江赛诺克机械科技有限公司文件编号：SNK2-ZH001-2012版次：A/09页之1题目：文件管理制度范围：ALL1.目的通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及职员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。2.适用范围本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业

2、务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书、表单以及工程设计方案、形象广告VI等文件及其电子版。根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分，可分为下列五级文件。具体如下表所示：文件等级文件内容一级文件公司章程、员工手册、质量手册等体系文件、公司营运资质证照、形象广告VI设计方案等二级文件公司核心的业务流程、管理流程、管理制度等三级文件各部门、车间内部相关管理文件四级文件各类记录、表单3.管理职责划分。3.1各级主管、副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理负责最终定稿一级文件的批准，还承担着对

3、公司各类体系文件进行定期评审的职责。3.2总经办主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。3.3行政部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其文控档案员负责公司营运、资质类文件资料的保管；并由其负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。3.4各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。3.5行政部负责定期对档案文控室以及各级职能部门的文件保存、管理方式进行检查。4.公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。4.1第一部分：公司代号，代码为×××。4.2第二部分：层级分类代码

4、，代码分别为1、2、3、4。4.3第三部分：大类代码，代码分别为ZH（综合管理类）、SC（生产制造类）、XS（市场营销类）、YF（研发类）等。4.5第四部分：文件流水号，代码为001～999。4.6第五部分：年份号，20××4.7公司内部各级文件编码示例如下（以行政部文件为例），注：技术部的工程图纸受控时以图纸的图号为受控号。4.7.1一级文件：SNK1-001-2012。4.7.2二级文件：SNK2-ZH-001-2012。4.7.3三级文件：SNK3-ZH-001-2012。4.7.4四级文件：SNK4-ZH-001-2012。4.7.

5、5表单文件编号于表单的右下角，不需要年份号。如该份文件配置多个表单的，在流水号后—1/2/3序列号。浙江赛诺克机械科技有限公司文件编号：SNK2-ZH001-2012版次：A/09页之2题目：文件管理制度范围：ALL5.公司各级文件编制、审核、审批规定5.1公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。一级文件编制完成后，需经副总经理审核后，交由总经理审批。5.2公司二级文件，由各业务归口部门协同流程作业部门共同编写。二级文件编制完成后，由副总经理组织相关部门及人员进行会审。经会审后，二级文件需交总经理审批。5.3公司三级文件，若其

6、覆盖范围超过2个（含2个）职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。具体分工如下。5.3.1目标类、计划类三级文件由总经办负责组织编制，交副总经理审核。5.3.2人事、行政、总务类三级文件由行政部负责组织编制，交副总经理审核。5.3.3财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务经理审核。5.3.4生产制造类三级文件由制造部组织编制，交副总经理审核。5.3.5市场营销类三级文件由销售部及相关部门组织编制，交营销副总审核。5.3.6供应类三级文件由物控部及相关部门组织编制，交副总经理审核。5.3.7公

7、司三、四级文件的编制、审核、审批规定如下表所示：文件类别覆盖范围编制主管部门审批人员部门发文分管业务线的专业性文件，如设备部的《设备操作保养卡》以及技术部的《工艺作业指导书》、生产部的各工序《生产作业指导书》等归口职能部门副总经理各类机械、技术图纸、形象广告VI设计归口职能部门总经理部门、车间内部文件仅限于本部门、本车间，此类文件的内容应保证与公司各项流程和制度不相冲突各部门、各车间内部安排副总经理各类记录参与质量体系文件中的《记录控制程序》5.3.8除部门、车间内部文件外，其它公司内部文件在内容审核后，必须交行政部或档案文控室进行有关文档

8、格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核。二次审核合格后，各文件编制部门方可送交相关批准人批准方可在内部流转使用。6.文件发放、保存管理规定6.1所有公司内部发布的管理制度文件均需