中小企业《公文的管理规定》

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1、中小企业《公文的管理规定》屮小企业管理制度选编……《公文的管理规定》公文是企业管理工作中重要文件，包括内部形成的公文和外来的公文，为了确保集团公司及政府部门下发到公司的公文得到准确、及时的贯彻、落实；规范公司公文的管理程序，特制定本制度，加以规范，具体要求如下：一.文件的种类：本公司常用的公文种类有：1.决定：用于对重要事项做出决策和安排的文件。2.报告：用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级的查询。3.请示：用于向上级请示事情并需获得批准事项的文件。4.通知：用于传达要求下级单位办理和需要知道有关事项的

2、文件。5.通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况的文件。6.规定：用于对特定的范围内的工作和事务制定具有约束力和强制性的行为规范的文件。7.批复：用于答复下级请示、请求的文件。8.公函：用于非隶属单位之间商谈工作、询问和答复问题，向有关主管部门请示批准的文件。1.会议纪要：用于传达会议主要精神和决议事项的文件。一.文件名的应用：1.未经总公司总经理或授权人批准，其他任何部门和各公司不得以“银河水务股份有限公司”的名义擅自发放内、外部文件。2.如以“银河水务股份宥限公司”的名义发放内、外部文件，经批

3、准后，必须报综合办公室备案，特殊情况除外。3.所有需盖有本单位（包括各公司、水厂）公章的文件，（包括内、外部的上报和下达）必须取得本单位最高领导或授权人的批准，方可办理，集团公司有规定的，按集团公司规定办理。二.公文的格式1.公文格式是指公文外在书写与印制的规格式样。是公文在形式上的要求与规定。公文格式要求结构规范，标记准确，布局合理，严谨简明，规格统一。2.公文一般有公文文头、发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、公文标题、正文、附件、成文吋间、印章、附注、主题词、引发标记等部分组成。（1）公文文尖：公司正式文

4、件统一用套红打印或印刷。正式文件文头要求一般不超过首页的2/5，函件文头一般不超过1/4。（2）发文机关：发文机关应当写全称或规范化简称。（3）秘密等级：秘密公文按照秘密等级划分，规定在文头上方注明“绝密”、“机密”、“内控”。(4)紧急程度：紧急公文丛根据重要程度、吋限要求在文头右上方注明“特急”“急件”。(5)发文字号：包括公司代号、年号、序号，正式公文年号一律用公元纪年全称，括与方括号内，置于文种代号之后、流水号之前，字体选用、、体，、、号字。(6)公文标题：公文标题应当准确简要概括公文主要内容，应避免长。公

5、文标题一般不加标点符号，字体选用、、体，、、号字。(7)正文：正文是用来表示文件内容的部分，一般由开失、主体、结束语三部分组成，一般应分段表述，字体选用、、体，、、号字,行间距选用、、、、，正文页面上留、、不留、、左留、、右留、、。(8)附件：公文如有附件，应在正文之后，成文吋间之前，按顺序注明附件名称。(9)成文时间：成文时间应以领导签发的日期为准。(10)印章：公文除会议纪要外，其他应当加盖公章，印章盖在成文时间的中上方。上沿不压正文，底边在成文之下，不再落款。(11)附注：公文如有附注应列印章、吋间之下，用圆

6、括号括起来，如(此文发至各水厂)(12)主题词：主题词是揭示文件主体、表明范围和内容的词语，文件应当表明主题词便于立卷、归档和微机管理。(13)引发标记：印发标记包括印制单位、印发时W和份数。四。公文的办理程序.•水务总公司的公文由综合办公室统一管理，各公司、部门公文由各公司指定人员统一进行收文办理和发文办理。1.收文办理：收文办理包括公文的签收、登记、请办、传阅、承办、催办和办复等程序。(1)签收：收到有关外部公文后(包括上级下发和会议带回的公文)应签收，公文应当逐件清点。如发现问题应及吋向发文机关查询，并采取相

7、应的处理措施，急件应当注明签收的具体时间。(2)登记：由办公室文件文秘在《收文登记本》上进行登记，就公文的特征和办理情况进行记录，登记时应将公文的标题、密级、发文字号、发文单位、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚，由文秘填写文件处理单，同文件一起交办公室主任。(3)请办：由办公室主任根据授权或公司文件规定的职责范囤将需要办理的公文注请总经理或分管该项工作的经理批示，有关部门办理。(4)分发：办公室主任根据总经理或分管经理批示意见，安排有关人员将公文分送有关领导和部门处理。(5)传阅：办公室主

8、任根据领导的批示意见，按照一定程序将公文送有关领导阅知或批示，办理公文传阅时，应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传或延误。(1)承办：主办部门按公文的要求进行办理，对多个部门办理的事物，办公室主任应协调各部门进行办理。（7）催办：办公室主任对公文的承办情况进行督促、检查。催办贯穿于公文处理的各个环节，对紧急或重要文件应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随