云计算环境下电子文件管理问题的思考

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1、云计算环境下电子文件管理问题的思考　：本文在分析云计算概念和优势的基础上，对传统电子文件管理中存在的问题进行思考，指出云计算在电子文件领域应用的前景。同时，我们也应看到当前现实条件下，云计算在电子文件运用中存在的管理、可靠性、数据兼容性等主要问题。　　关键词：云计算电子文件信息资源　　如今，人们对信息的需求越来越迫切，对信息资源的共享也提出了更高的要求。如何对电子文件进行安全有效地管理，以便更好地开发利用电子文件信息资源，已成为人们普遍关注的一个热点问题。然而，传统的电子文件管理在一定程度上限制了人们对电子文件信息资源的获取和共享，制约了整个档案事业的进一步发展。被视为

2、IT业下一次革命的云计算技术，因其自身独特的服务理念和技术优势，给人们的工作方式及商业模式带来了前所未有的变化，也为实现电子文件管理的新突破带来了契机。　　一、云计算技术的概念和优势　　简单地说，云计算是指一种全新的计算模式和X络应用服务，人们可以通过X络及时、方便地从云端获取所需资源。在云端可能有成千上万台计算机，但云外面的使用者看到的只是一个统一的“服务”界面(或接口)，就像在使用一台巨大的虚拟“计算机”，用户可以通过互联X像使用本地计算机一样使用云计算机。　　云计算是随着处理器技术、虚拟化技术、分布式存储技术和X格技术发展而产生的一种新技术，具有以下几个方面的优点

3、：其一，低成本投入。“在考虑硬件、软件以及维护系统所需人力成本的情况下，作为一种架构方案，云计算要比传统的数据中心更为经济。”其二，高度虚拟化。利用软件来实现硬件资源的虚拟化管理、调度及应用是云计算平台的最大特点。用户只需要一台笔记本或者一个，就可以通过X络服务来实现需要的一切，甚至包括超级计算这样的任务，而无需了解、也不用担心应用运行的具体位置。其三，超存储能力。云端是由成千上万台甚至更多服务器组成的集群，它具有无限的空间。其四，灵活性的服务定制。在云环境下，用户可以根据需要或喜好定制相应的服务、应用，云平台可以按照用户的需求来部署相应的资源、计算能力、服务应用。　　

4、二、云计算在电子文件管理领域运用的前景　　(一)云计算有助于降低电子文件管理的成本　　电子文件归档与管理系统、数字档案馆管理系统等应用系统的研发和运维是很多档案部门较为头痛的工作，因为它需要投入相当高的经费。在云计算环境下，档案部门不必担心升级相关硬件问题，因为云计算对用户端的硬件设备要求最低，使用起来也最方便。用户不再需要购买和升级相关管理软件，只需要根据自己的需要和喜好来租用服务商的价格低廉的云服务，软件的维护也只需要用户服务商进行。同时，由于一切软硬件只需服务商进行搭建和维护升级，从而减少了档案部门对信息技术人才的依赖，有利于节约对信息技术人才的投入。　　(二)云

5、计算有助于改善分散异构、双套制保管和电子文件灾难抢救等问题　　1.电子文件分散异构保管问题　　我国传统的电子文件一直主要实行分散异构的管理模式，这种模式下各种信息资源被分隔在不同物理空间，容易造成“信息壁垒”和“信息孤岛”问题，同时资源重复建设也带来了极大了浪费。云计算提供更容易的群组协作，意味着档案资源建设可以通过云计算跨越不同地理位置来实现共同协作，增强各部门的沟通，有利于解决分散管理模式存在的问题。“若将档案馆电子文件信息置于云中心，用户可以利用云计算技术检索云档案馆‘虚拟资源池’，从而打破档案馆馆际之间的‘信息壁垒’，有效地解决了‘档案信息孤岛’问题。”由此看来

6、，云计算技术在突破传统的异构分散的保管模式方面或许能够有所作为。　　2.电子文件归档保存的双套制问题　　电子文件归档保存的双套制是目前我国档案界的主要做法，在这种模式下，浪费了大量人力、物力、财力，同时还可能会给人们带来思想上的误区。云计算具有虚拟化的特点，以及无限存储空间等优势，可以方便用户将文件资源通过数据中心基础设施置于虚拟的云端，无需镜像于本地，用户可以再也不必担心文件资源存储空间的问题。“在云计算中，一台电脑的崩溃不会影响到数据的存储，因为云会自动备份存储数据。”而且云计算实行数据集中存储，便于数据中心工作人员对数据进行统一管理，实施可靠的安全实时监测。因此，

7、云计算或许能弥补双套制存在的某些不足。　　3.电子文件灾难抢救问题　　自然灾害尤其是洪灾、地震对档案的危害非常大。在5·12地震中，部分地区的档案就遭受了巨大的损失。电子文件载体在灾害中很容易遭受损坏，同时电子文件分散保管模式意味着在灾害发生时抢救档案的困难系数增加。云计算将各种资源集中于虚拟的云端，由于不需要一定的物质载体而在一定程度上可以减少或免遭自然灾害的危害。另外，即使发生自然灾害，云计算集中式存储也可以使得抢救工作更加容易高效。　　(三)云计算有助于解决电子文件存储空间不足问题　　目前，电子档案的数量呈指数增长趋势。然而，无论是