云计算环境下电子文件管理研究述评

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1、云计算环境下电子文件管理研究综述薛四新中国人民大学信息资源管理学院2009级博士生，清华大学档案馆摘要：云计算引领ICT发展新态势，电子文件管理离不开ICT生态环境。本文对国内外学者在云计算环境下电子文件与数字档案管理方面的学术成果进行文献调研和概要阐述，分析了云时代电子文件与数字档案研究新动向，为进一步开展云时代电子文件研究奠定基础。关键字:云计算、云时代、电子文件、电子文件管理、研究综述电子文件作为一类重要的社会信息资源，产生于网络计算机环境中，人们对它的制作、管理和利用已经难以脱离信息与通

2、讯技术（ICT）环境。当前，云计算引领ICT发展新动向、变革信息资源管理新取向。云计算的快速着陆和广泛应用无疑会对电子文件及管理带来前所未有的影响和变化。本文以“CloudComputing+Record”和“CloudComputing+Archive”为主题关键词，对ProQuestDigitalDissertations、WebofScience三大引文库、ProQuest系列数据库进行英文文献检索，同时以“云计算+电子文件”和“云计算+档案”为主题关键词对中国期刊全文数据库、中文科技期刊

3、数据库、中国博士学位论文全文数据库、中国优秀硕士学位论文全文数据库进行中文文献进行检索（检索时间为2011-6-30日），并对检索的文献进行研究分析，发现国内外已经有机构和个人开始关注和研究云计算环境下电子文件与数字档案管理方面的问题，但公开发表的论文数量非常有限，其中国内学术文献中主要研究云计算环境下数字档案馆的相关问题，共5篇；国外学术期刊上与云计算环境下电子文件和数字档案研究内容关联度较高的文献有8篇。本文在对这些文献内容进行概要总结的基础上，进一步探讨云时代电子文件研究的新思维。1.云计

4、算环境下数字档案馆研究概述从对检索到的文献分析看，自2009年以来，我国文件档案系统就有学者开始关注云计算理念与技术，并结合对云计算的认识和理解，探讨云时代档案信息化和数字档案馆的应用解决方案。尹雪梅认为云计算是顺应企业和个人消费者对数据中心处理能力不断提高的社会趋势而出现的新技术，代表了一种新的数据处理方式和未来人们的一种生活方式，是一种处理信息资源的超前理念，将给图书、档案界在知识共享方面带来了新的启示，文章借鉴了云计算环境下数字图书馆的研究成果，提出了基于云计算的个人数字档案馆模型[1]。

5、方昀等认为云计算是顺应低碳经济发展的需要而提出的一种共享的IT基础架构方法，其核心就是提供更加安全、更低成本的IT5服务，虚拟化、整合、安全、高效是其最基本的特性；云计算能够按照用户对资源和计算能力的需求动态部署虚拟资源，不受物理资源的限制；云计算与用户之间的关系模型是XaaS，即提供各类云服务；文中结合档案信息服务的基本职能要求，分析了云计算的服务模式在档案信息化工作中实现资源共享、节约投资、提高可靠性、解决IT人才短缺、降低运维费用等方面的优势[2]。彭小芹、程结晶认为云计算作为一种新思维在

6、网络中应用，必然会形成新的信息管理与信息服务体系，这种新的管理与服务体系的目标正是数字档案馆基本特征和属性的表现，文中首先总结了云计算的特点和优势是能够提供可靠安全的数据存储、方便快捷的云服务、强大的网络计算能力、诸多技术的集合体、个性化服务和以用户为中心的服务思维，并从信息资源、信息用户、信息工作者、信息基础设施层面入手，探析云计算在数字档案馆信息服务与资源管理中的应用，目的在于促进数字档案馆更好地调整服务角色，增强数字档案信息服务功能以及拓宽服务空间[3]。文杰认为云计算具有超大规模、虚拟化

7、、通用性、高可靠性、高扩展性、按需服务和廉价等特征，其核心理念就是通过不断提高“云”的处理能力，进而减少用户终端的处理负担，使用户终端最终将简化为一个单纯的输入输出设备并能够按照需要享受“云”的强大计算处理能力，文中阐述了云计算在数字档案馆中的几大应用优势，即确保档案服务器的可靠运行，最大限度地降低服务器的出错概率，降低相关费用，极大地扩展了信息资源的共享范围，丰富的终端设备，同时还提出基于云计算的满足多个高校共同使用的数字档案馆的构建模型[4]。胡亚南从档案馆职能的改变、档案馆运营成本的降低和

8、档案工作质量的提高三个方面分析了云计算对档案工作带来的影响，认为档案馆应重点考虑如何尽快开展云计算的应用服务，确立服务方式，提高服务效能[5]。从这几篇论文内容来看，云计算在档案信息化和数字档案馆方面的研究还处于了解、认识，以及考虑如何结合的初级探讨阶段，关于云计算在档案学基础理论和实践拓展领域的研究涉及不多，尚需要进一步开展更为深入的融合研究。2.云计算环境下电子文件管理研究概述云计算环境下电子文件相关研究的学术文献在国内尚未有公开发表的论文，国外的一些学者自2009年就开始有所研究，下面对这