项目编码及文档管理程序(正式)09061

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1、中粮置业投资有限公司项目文件编码及文档管理手册（试行版）（第一版/2009-6-1）文件认可行为签署日期编制审核批准授权中粮置业投资有限公司第11页共15页目录1.引言2.文件归档2.1电子文件归档2.2书面文件归档3.文件编码系统3.1文件编号（编码）系统3.2项目参与单位编号（编码）表4.文件收发程序4.1地址和邮件4.2来件受理过程4.3发函过程4.4承包商文件提交5.图纸管理5.1图纸分类5.2图纸接收5.3图纸发放5.4旧图存档6.借阅管理7.标准格式和表格附录1预算合约部文件归档系统结构图附录2招标阶段文件存档目录附录3经济文件存档内容附录4项目文件编号（编码）表附录5

2、项目参与单位编号（编码）表附录6文件收进流程附录7文件发放流程第11页共15页1.引言1.1健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。建立完善的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。1.2本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。1.3在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，届时将由预算合约部门负责人设计相关范本及其使用程序。1.4本手册在中粮置业公司预算合约部范围内使用。2.文件归档程序2.1电子文件归档2.1.1预算合约部应将全部文件集中存储于一个在区域网络（LAN）上建立的预算合约部门专用文件夹

3、中，使预算合约部所有成员均可调阅。这样，即使文件作者不在，仍可保证快速及准确地找到该文件。这也有利于预算合约部将所有相关数据单独备份。在预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如：预算合约部文件夹沟通管理文件夹合同控制文件夹文件模版文件夹参与单位通讯录发文记录收文记录投资估算文件夹合同文件夹合同变更管理文件夹记事管理文件夹设计变更文件夹工程洽商文件夹现场签证文件夹内部文件传阅单工作联系单格式付款台帐工程类文件夹采购供应类文件夹咨询类文件夹经济文件招标计划合约规划每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。2.2书面文件归档书面文件的归档原则：第11页共1

4、5页2.2.1一类一档：所有文件分别按类归档，分为合同、收/发文、变更文件、经济文件、会议纪要、图纸，具体见附录一。2.2.2在一类一档的基础上，具体再根据对应合同进行归档、，原则上合同相关文件，包括经济文件、变更文件、结算文件、付款文件按照对应的合同分别集中归档2.2.3内外存档资料：对于工作中由部门内部自行存档的资料由经办人根据本办法的文件编码编制，并注明“内”，由资料员编制流水代码，内部资料由资料员参照上述原则单独存档。2.2.4收文：收文统一按照发文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明；咨询公司内部存档文件要求咨询公司单独出

5、具文件形式和编号。2.2.5发文：发文统一按照。发文统一按照收文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明存档形式；2.2.6收/发文编号由资料员按照类别顺序编号。下面是预算合约部文件归档系统目录。1.招投标阶段1.1资格预审阶段文件1.2招投标阶段文件1.3定标阶段文件1.4合同签署阶段文件1.5其他文件1.6招标代理机构提供文件（除需过程移交的文件外，其他由招标代理机构在项目竣工验收后统一移交。）2.履约阶段2.1收/发文2.1.1承包单位2.1.1.1监理单位2.1.1.1.1收/发文2.1.1.1.1.1内部收/发文2.1.1.1

6、.1.2外部收/发文2.1.1.1.2监理月报2.1.1.2总承包单位2.1.1.2.1收/发文2.1.1.2.2监理月报2.1.1.3造价咨询公司2.1.1.3.1收/发文2.1.1.3.2测量师报告2.1.2公司内部单位2.2合同2.2.1设计类第11页共15页2.2.2咨询类2.2.3工程类2.2.4采购类2.2.5前期类2.2.6其他类2.3合同变更2.3.1设计变更（根据对应合同细分归档）2.3.2工程洽商（根据对应合同细分归档）2.3.3现场签证（根据对应合同细分归档）2.3.4图纸会审（根据对应合同细分归档）2.4经济文件2.4.1经济审批文件2.4.1.1设计变更（

7、根据对应合同细分归档）2.4.1.2工程洽商（根据对应合同细分归档）2.4.1.3现场签证（根据对应合同细分归档）2.4.1.4工程款支付（根据对应合同细分归档）2.4.1.4主材调价（根据对应合同细分归档）2.4.2材料设备审批（根据对应合同细分归档）2.4.3材料品牌变更（根据对应合同细分归档）2.5会议纪要2.5.1监理会议纪要2.5.2咨询例会2.5.3其他与合同相关会议与对应合同一起归档2.6图纸3.其他3.1内部传阅文件3.2内部留存文件2.2.2所有书面