XXXX项目定义阶段文档归档管理程序

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1、XXXX项目项目定义阶段文件归档管理程序文件编号：编制：审核：审批：XXXX项目2015年11月18日1目的为确保项目定义阶段产生的各类文档真实、准确、有效、完整，并及时移交、存档，特制定本程序以规范项目文档的归档管理。2适用范围本程序适用于XXXX项目定义阶段文档的归档管理。3引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单或修订版均不适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。DA/T28《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》GB

2、/T50328《建设工程文件归档整理规范》GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T18894《电子文件归档与管理规范》4定义下列术语和定义适用于本标准。4.1项目工程文件在项目建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括项目定义阶段文件、基础工程设计阶段文件、EPC阶段文件等文件，也可简称为项目工程文件。4.2项目定义阶段文件项目定义阶段，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。4.3建设工程档案在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史

3、记录，也可简称工程档案。4.4归档文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。5职责5.1技术部1）技术部负责组织编制、整理、移交各类文档。2）在项目定义阶段，制定文件归档程序，规范文档的管理。5.2文档负责人1）负责各类文档（包括电子版）的收集、整理；2）负责文档的业务指导、监督、接收和管理等工作；3）负责电子文件的归档工作；4）负责移交需归档的项目文档。6工作要求和程序6.1管理原则6.1.1应遵循“IPMT统一领导、技术部集中管理、文档负责人全面负责、技术部助理分级保存”

4、的原则，技术部文档负责人为项目文档管理工作的负责人。6.1.2在项目定义阶段形成的文档，适时或定期整理好移交和归档。6.1.3归档范围以归档原件和不重复归档为原则，归档文件范围参考附件3：文件归档范围（内容包括且不仅限于此范围）。6.2项目文件归档6.2.1项目文件归档范围见《建设项目文件资料归档范围和保管期限表》（附件4）。6.2.2项目定义阶段形成的收发文、来往函件、会议纪要等文档，由各形成部门收集、登记、整理，并适时或定期移交。6.2.3项目定义阶段的投标函、合同及相关技术附件等文档，由文档形成部门收集、

5、登记、整理，并适时或定期移交，归档范围及归档数量见《合同类文件归档范围及数量》（附件1）。6.2.4项目定义阶段形成的文书类档案，由技术部按照归档要求，负责收集、登记、整理，并定期进行移交。6.3文件归档数量文件归档数量见《各类型文件归档份数及时间》（附件5）6.4电子文档整理6.4.1电子文档归档范围电子文档的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行，应包括相应的背景信息和数据。6.4.2电子文档的形成电子文档是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，应与纸版文件一致。6.4.3电子文档保管期限电子文

6、件保管期限参照纸版文件材料保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和数据的保管期限应当与纸版文件内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。6.4.4电子文档格式按要求的格式存储，如无要求，与技术部文档负责人协商确定。如无特殊规定，归档文件电子版格式为PDF格式。6.4.5电子文档移交份数电子文档（包括文件和图纸）移交份数为一式两份。6.4.6电子文档存储载体电子文档采用只读光盘存储，存储电子文件的光盘或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、名称、保管期限、存入日期等，归档后的电

7、子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。光盘标签：标签的样式由技术部统一规定。6.4.7电子文档的审查归档电子文件必须经技术部文档负责人审查合格后，才能正式归档。6.4.8电子文件的归档电子文件归档时，移交部门应将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并填写《归档电子文件登记表》（附件6）。《归档电子文件登记表》一式两份，一份由技术部保存；一份由移交单位保存。7附件附件1：合同类文件归档范围及数量附件2：长周期设备文件归档范围及数量附件3：文件归档范围附件4：建设项目文件资料归档范围和保管期限表附

8、件5：各类型文件归档份数及时间附件6：归档电子文件登记表附件1：合同类文件归档范围及数量合同类型归档范围归档数量备注建设工程勘察合同、技术咨询合同、设计咨询合同、测绘合同、长周期设备采买订货合同（含动、静设备、电器、仪表、阀门）招标书1正1副技术标书1正1副商务标书（资质材料、委托授权书等相关文件）1正1副评标记录1正1副比价报告1正1副合同正本1正1副合同会签单1正1副技术方案及施工