办公自动化在炼化企业管理应用简介

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1、办公自动化在炼化企业管理应用简介摘要：炼化企业管理的运作方式，必须高效率、规范化。而运用先进的信息技术，建立功能完善的办公自动化，是规范企业运作，提高管理水平和工作效率，实现总体效益快速拉升的一条捷径。　　关键词：办公自动化管理效率信息化　　　　1.办公自动化的演化进程　　1.1办公自动化是一个舶来品，其英文为OfficeAutomation，也被称之为OA，主要是管理人员利用计算机技术、通讯技术和信息化办公技术来实现工作流程的电子化、数字化和决策信息化，使项目工作超越传统时空限制，实现远程办公、协同办公和无纸化办公。　　1.2炼化企业工程项目办公

2、自动化的发展简史　　办公自动化在我国炼化企业管理中应用的较晚，但是从上世纪90年代末发展至今，由最早提供针对单机办公应用产品，发展到针对企业应用的大型协同工程软件，其主要经历了以下两个环节:　　1.2.1早期办公自动化主要是以数据为中心的办公自动化，这时期的办公自动化是基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，主要功能是对数据的计算和统计。此阶段的意义在于把生产技术引入办公领域，提高了文件的管理水平，但这种情况缺乏对各个职能部门协作工作过程的处理能力，自动化程度比较局限。　　1.2.2现阶段办公自动化，这一时期的办公自动化已经实

3、现了以管理流程为中心。这种形式完美的解决了早期办公自动化的不足之处。以文档数据库管理、复制职能部室协同管理等技术支持，以管理流程为中心的这一代办公自动化包含了众多的实用功能和模块，与早期办公自动化相比，现阶段办公自动化具有以互联X为基础，以流程自动化为主要的技术手段，但是尚缺乏对知识管理的能力。　　2.兰州石化公司OA系统简介　　2.1系统构成　　兰州石化公司办公自动化系统（电子文件部分）由电子公文子系统和电子档案子系统构成。其中电子公文子系统由发文模块、收文模块、电子正文模块、电子印章模块、电子签名模块、个人助理模块（公文追踪子模块、综合查询子模

4、块、常用语子模块）、个人文件箱模块、部门文件箱模块、报表打印模块组成。电子档案系统将主要由档案人员使用。　　2.2办公自动化系统主界面分为4个区域：　　区域一的快捷方式中点“公文管理”，可以看到用户的待办事宜列表。按“档案管理”可以进入档案系统。　　区域二中，可以看到用户所能操作所有菜单，包括：发文管理，启动发文流程，收文管理，启动收文流程，个人文件箱，可以按时间段列出个人经办过的各类公文，包括已发送文件（已经发送的发文），已处理收文（已办结的收文），已签收公文、已会签公文、已中止公文等。相应角色才能操作相应菜单；部门文件箱，可以按时间段列出本部门

5、经办过的各类公文，包括已发送文件，已处理收文，已签收公文、已会签公文、已终止公文等。部门综合才能操作此菜单；个人助理，进行个人的其他功能的操作，包括个人任务查询（查询用户经办过的所有任务），个人授权（进行用户状态和信息的更改以及委托操作），全文检索，个人常用语维护，部门任务管理（对部门的任务进行管理，只有部门高级人员才有此权限）。　　区域三中，当用户进行公文管理的时候，显示用户的待办事宜。当用户在查看文件箱的时候，显示公文列表。　　区域四中，当进行公文管理的时候，在这里显示公文流转信息，并可以处理公文。区域四的最上面为当前用户可以执行操作，也就是公

6、文当前流程的所有出口。通过点击“拟稿”可以显示或隐藏部分稿纸信息。“当前处理:拟稿”显示了流程的当前步骤。按“打开正文”按钮，如果要对正文编辑必须通过点击该按钮。“拟稿”可以用来显示或隐藏本区域。　　3.工程项目实施办公自动化的意义　　在办公自动化应用之前，管理单位（包括规划、技术、工程、造价、财务等部室）的文件、报告、通知等公文主要依赖书面材料或口头形式等传递，不仅效率低下，而且容易产生歧义，有些环节还容易发生脱节造成某些不应有的延误。因此积极推广办公自动化有如下意义:　　3.1有利于增强商业保密。办公自动化应用之前，由于项目数据及内容均由书面传

7、达，保密性较差。利用办公自动化后，将管理人员按不同级别设置相应权限，管理者在各自权限下办公，商业机密从而得到了极大的保证。　　3.2有利于提高工作效率。办公自动化应用之前，口头形式等传递、效率低下，而且容易产生错误，但办公自动化的实施使得工作逐级流转，效率大大提高。　　3.3有利于节约办公费用。过去领导布置公文，草拟完毕，都是先行打印样稿，呈送领导审阅，从初稿到定稿通常需要几易其稿，打印工作则需同步进行数次。现在公文流转实现了无纸化，大大节约了办公费用。　　3.4有利于培养良好的工作习惯。办公自动化的实施过程，实质就是组织协调每个人和各部门的活动，

8、以实现单位总体目标的过程，能潜移默化地培养职工之间合作互助的团队精神。　　3.5有利于加强内部交流。在传统的工作环境下，受