分析企业档案管理业务外包的必然性

《分析企业档案管理业务外包的必然性》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、分析企业档案管理业务外包的必然性近年来，世界各国企业间普遍采取的一种新型的管理方式——业务外包(outsourcing)对企业档案管理产生了巨大的影响。美国明尼苏达历史协会档案征集保管部主任詹姆士•福格蒂在《美国企业档案馆的发展和企业文件的管理》一文中介绍，美国虽然由于经济的迅速增长，许多大公司建立了档案部门，但在最近10年中，由于企业的兼并、裁员和业务外包，许多档案部门也被迫关闭了。档案管理业务外包直接导致了企业档案部门的关闭，对企业档案管理而言是福是祸？也许有人会说，导致企业档案部门关闭，即是削弱了档案部门的职能，当然是祸。然而

2、事实却并非完全如此，大量事实表明，越来越多的国内外企业正逐步将档案管理进行外包，我国档案界也针对企业档案管理的业务外包(托管)进行了理论上的探讨。企业档案管理业务外包绝不是一个孤立的现象，它是企业资源整合、提高核心竞争力、追求最大效益的必然趋势。一、企业档案管理业务外包的必然性企业档案管理业务外包的必然性来自于其本身的优越性及其对企业发展带来的巨大效益。1.降低企业档案管理成本，提高档案利用效率。企业档案管理业务外包即将企业有关档案管理业务外包给档案专业服务机构，决定是否外包的一个重要因素就是外包成本是否高于内制成本。接收企业档案管

3、理外包业务的档案专业服务机构由于其服务内容的专一性和服务的规模化，决定了这些档案专业服务机构的服务成本远远低于企业单独进行档案管理业务的成本。同时，由于应用了专业化、高水平的管理技术与管理手段，外包后的企业档案利用效率也会大幅提高。2.有助于提高企业核心竞争力。业务外包是企业管理的一种创新管理理念与管理方法，它的一个重要目标就是集中企业内部资源，着力提高企业核心竞争力。目前，市场竞争曰趋激烈，要求企业必须在各个环节上都不能出现任何差错，而企业管理不可能面面俱到，他们需要更多专业性的组织在各个薄弱环节对其进行帮助。档案管理业务外包可以

4、使企业从具有低附加值的曰常事务性档案管理业务中解放出来，能够更有效地运用其核心竞争力，把时间、精力和资源集中起来致力于具有高附加值的战略环节。3.可以减少众多企业在档案管理工作中的重复投入降低企业管理成本。档案管理是一项技术性、专业性较强的工作，它需要一定的投入，这其中包括档案管理基础设施的投入、人员投入、技术投入及有关管理物资的投入。而在现实工作中，或是出于认识上的问题，或是出于经济上的原因，我国大多数企业，尤其是中小型企业和民营企业对档案管理的基础性投入明显不足。企业将档案管理业务外包出去，既可以享受到高技术、高水准的档案管理服

5、务，又可以减轻企业因在档案管理技术设施投入方面产生的风险。哈佛大学经济学教授Jorgeson认为，业务外包可以使企业的科技投资效率提高20%，因为用户只需为自己在一定时间内真正用到的部分技术设备付费，节省了庞大的固定成本投入。4.可以有效利用企业外部人员、技术及其它资源。档案管理业务外包可以满足企业对档案专业管理人才的弹性要求，可以借助外部人力资源来满足企业不断变化的需要，节省用于人才招聘与培训的费用和时间，增加人力资源配置的灵活性。档案管理业务外包还可以充分利用企业所不具备的档案专业技术和特定的资源，享受高质量和高稳定性的档案管理

6、服务。5.有利于促进企业档案信息化建设。信息化是档案工作的发展趋势和方向，档案信息化建设需要大量地投入，要有专门的人才和设备。然而，在现有条件下，我国企业把主要的资金都投入到企业的生产和经营上，对企业档案信息化建设的投入非常有限，这在很大程度上制约着企业档案信息化的发展。实行企业档案管理业务外包，可借助于档案外包服务机构在设备、技术、专业人才方面的优势，加快企业档案信息化建设，促进企业档案信息化进程。6.进一步落实企业档案信息资源社会化服务。企业档案信息同其它类型的档案信息一样具有双重价值，即为企业服务的第一价值和为社会服务的第二价

7、值。目前，绝大多数企业十分重视档案工作，其档案信息的第一价值得到了较好的发挥，但真正实现企业档案信息的第二价值却有相当大的难度，究其原因主要是企业档案信息产生于企业自身的管理活动，在上具有单一性，在归宿上也不向国家综合档案馆移交，同时由于企业档案部门在工作中或多或少存在本位主义的思想，使得企业档案信息无法发挥其全部价值。对企业档案实行外包，可以将分散在各企业的档案信息集中于外包服务机构，如档案寄存中心、档案托管中心等中介服务机构，在维护企业利益和保密的前提下，由这些机构开发托管档案的第二价值，实行企业档案信息资源的社会化服务，特别是

8、可以使企业科技档案中的信息得到有效推广，加速科技档案信息成果商品化的进程。二、企业档案管理业务外包的可行性1.业务外包已成为一种企业管理的重要手段，档案管理业务外包是企业业务外包的题中应有之意。业务外包是源于20世纪80年代工业企业的