文件控制培训

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1、控制程序文件文件控制程序培训培训时间:2014年5月30日培训地点:会议室江苏浔丰轨道交通科技有限公司备注：本资料仅供公司程序文件内部培训参考用！控制程序文件1、目的：对文件和资料的控制要求作出规定，以确保所有与质量活动有关的场合都能得到并使用正确的文件和有效版本2、适用范围：适用于本公司质量管理体系有关文件和资料的控制，包括适当的外来文件。3、文件控制：文控中心4.过程展开与控制4.1文件及资料的分类4.1.1管理性文件和资料：质量手册、程序文件、质量计划及其它质量管理文件。4.1.2技术性文件和资料：产品标准、技术图纸、工艺文件、作业指导书、检验规程、设备操作规程。

2、4.1.3外来文件和资料：国家和行业标准，外来技术资料，相关的法律法规。文件控制程序江苏浔丰轨道交通科技有限公司控制程序文件江苏浔丰轨道交通科技有限公司四、文件的编号及版本控制：文件控制程序控制程序文件江苏浔丰轨道交通科技有限公司四、文件的编号及版本控制：文件控制程序控制程序文件江苏浔丰轨道交通科技有限公司文件控制程序控制程序文件江苏浔丰轨道交通科技有限公司4.3.2不受控文件发放时，只登记，不编分发号。4.3.3受控文件不得擅自复印或涂改。4.3.4受控文件如破损严重，影响使用，可以申请以旧换新，仍使用原分发号，破损文件收回，登记作废。4.4文件和资料的借阅、复制公司

3、内部借阅或复制文件需经文件管理负责人同意后，填写《文件借阅、复制登记表》方可借阅或复制。4.5文件和资料的更改4.5.1在使用中的文件应进行评审，确定是否需要修改或更新，文件和资料的更改应由提出人或部门负责人填写《文件更改申请单》。4.5.2文件和资料更改的审核、批准应由原审批部门进行，当原审批部门撤消或兼并或无该职能需其他部门审批时，该部门应获得审批所依据的有关背景资料。文件应进行审核、批准，确保文件的适宜和有效性。4.5.3文件更改批准后，由文件发放部门将原文件全部收回，实施统一更改和发放，确保所有相关文件得到有效更改。由文件管理员实施更改，技术文件更改时采用划改或

4、换页，在更改标识栏中注明更改标记、更改状态和更改单编号。管理性文件的更改，在文件的“附录1《文件更改记录表》”上，填写相应的更改记录。文件控制程序控制程序文件江苏浔丰轨道交通科技有限公司4.6.文件和资料的换版与作废4.6.1文件和资料经过三次以上更改或文件和资料需进行大幅度修改时，应进行换版，原版本作废。文件管理员填写“文件更改申请单”，经主管领导批准后实施。换版用版本号表示，其表示方法：首次发行时为“A”版，当第二次发行时，为“B”版，依次类推。4.6.2作废文件由各部门填写《文件作废销毁申请单》经主管领导批准后，由文件发放部门按《文件发放、回收记录》所记录的分发数

5、全部收回并加盖“作废”印章，填写《作废文件登记表》备注来加以说明。作废文件销毁时应有两人执行。4.6.3作为原始依据或法律需要而保留的作废文件，应加盖“作废”印章，并记录，妥善保管，防止误用。4.7.受控的外来文件，按本程序第4.3至4.6条进行控制和管理，有关部门应及时检查外来文件的有效性，以便及时更改或更换。4.8受控文件原版应存档妥善保管，在《文件存档登记表》中予以登记，不得发放和借阅。文件控制程序控制程序文件江苏浔丰轨道交通科技有限公司4.9质量管理体系和文件实施过程中应定期或不定期对文件进行评审或更改并再次批准，使文件更具适宜性、充分性和有效性。4.10文件和

6、资料的保存期限制度文件、程序文件、质量手册、部门权限等文件资料保存期限为永久性保存，各类记录表以及各类通知保存期限为两年。文件控制程序控制程序文件江苏浔丰轨道交通科技有限公司1．目的为确保记录填写清晰、易于识别和检索，以便为产品质量符合要求和质量管理体系有效运行提供证据。2．适用范围适用于产品、过程和质量管理体系运行所需的记录的标识、贮存、保护、保存期限和处置过程和方法。3．职责行政人事部负责记录控制程序的组织实施，相关部门贯彻执行。记录控制程序控制程序文件江苏浔丰轨道交通科技有限公司4.5填写要求a)记录的信息数据用钢笔或圆珠笔填写，要求字迹清晰，数据准确、完整，不允

7、许随意涂改。填写内容需划改、划改人必须签署姓名和日期。b)记录填写完毕后，授权人应签署姓名和日期。c)一式多联的记录填写人使用复写纸填写完毕，按规定要求及时传递相关部门。4.6收集要求a)相关部门对本部门的记录负责收集、整理、装订、归档。b)装订成册后记录在封面上写明保存部门名称、记录名称和标识编号、记录保存期限等，以便于检索和查阅。记录控制程序控制程序文件江苏浔丰轨道交通科技有限公司4．记录控制4．1记录表式设计、审核、批准和发放记录表式使用部门负责按要求进行设计，部门主管负责审核适用性，行政人事部批准后印制并投入使用。4．2行政人事部