探讨高校档案管理现状及创新方法

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1、探讨高校档案管理现状及创新方法摘要：高校档案建设是高校进行整体规划和建设管理的重要组成部分。本文针对当前高校档案建设管理现状，以及在工作中存在的主要问题及原因进行分析。并探讨解决这些问题的具体做法，提出了加强高校档案管理创新体系建设。　　关键词：高校档案管理创新方法　　　　1.高校档案管理现状　　高校档案具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等特点以外，还具有它独有特点。高校档案的成套性、专业性、实用性毋庸置疑，但其管理具有一定的滞后性。　　1.1高校档案馆虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般情况下挂靠校办，或者是校办的一个科室，其职能主要是执行而非决策。　　1.

2、2资源不足和浪费。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导，势必造成档案文献资源的极大浪费。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求。　　1.3管理评价体系不正。档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据时代发展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。　　1.4人才稀缺。没有形成一支一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。没有完善档案干部终身教

3、育体系，现职档案人员的文化和专业程度不够。　　2.高校基建档案管理中存在的主要问题　　2.1档案管理工作滞后，跟不上管理发展需要　　档案管理工作是保证档案记录连续性、真实性和完整性的可靠保证。随着档案管理现代化进程的加速，无论是管理理念、控制手段，还是技术设备都发生很大变革。但是高校在硬件设施和档案人员素质方面，与档案现代化管理的要求还有一定差距。　　2.2档案管理意识淡薄，归档质量不高　　在实际建档工作中，往往由于档案员的档案管意识不强，档案会存在许多问题。首先，归档的文件内容质量低，许多材料不符合归档要求。其次，文件归档材料、纸张大小不统一。个别材料用铅笔、圆珠笔书

4、写，字迹模糊。档案部门自身的宣传力度也不够，造成一些档案管理人员档案管理意识淡薄，存在“重成效，轻档案”的思想。没有及时把资料移交给档案员归档的现象，造成资料的不完整性，影响了归档的质量。　　2.3缺乏有效管理机制，造成管理偏差　　高校有些项目一般要经过漫长的时间实施。项目文件资料形成周期长,涉及单位广，专业技术性强。从而造成收集、整理难度增大。资料从产生到归档经历相当长的一段时间，并经过许多环节，其中每一环节的差错都直接地影响档案的齐全、完整、准确性。　　3.高校档案管理创新方法　　档案工作是各项事业发展的一个重要基础。要提高档案工作的现代科学化管理水平，须从档案管理

5、人员的政治素质、业务素质和技术设备、安全保护等方面全方位进行科学管理。把档案工作提高到一个新水平。　　3.1首先提高对档案工作重要性的认识　　充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义。同时，要充分认识高校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不足，势必会严重影响档案信息服务工作的深入开展。档案现代化建设的好坏是衡量高校现代化水平高低的标尺。搞好档案现代化建设，以促进高校的全面发展。在提高认识的基础上，要切实转变观念，强化信息意识，要树立科学发展观指导高校档案现代化建设。加强档案意识，增强服务意识，要使档案工作与时俱进。　　3.2引进人本管理理念

6、　　加强知识管理的核心为人本管理。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推想新层次、新台阶。加强信息资源建设，开展资源整合。首先，馆藏优化组合，提高档案利用率。其次，强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于电子及数字信息的发掘、整理、组织及使用，设计一个多功能并具有吸引力的X站来指导用户直接使用各种有用的X上资源。　　3.3人才资源管理努力加强档案管理人员的自身建设　　实行全员聘任竞争上岗，通过岗位的设置和工资待遇的分级，调动不同工作人员的积极性。　　3.4在职培训与继续教育　　加强馆员的

7、在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。同时，鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，如计算机课程培训，归档文件整理等。档案事业有自己的科学体系，档案工作也有自身的规律、性质、原则、特点。高校档案管理水平的提高关键是要形成一支高素质的专业队伍。　　3.5处理好关系　　一是管理与利用的关系，不能只强调利用，就放松管理，削弱管理的行政职能；二是社会效益与部门经济利益的关系，在档案信息利用过程中，首先要考虑的是社会效益，其次才是部门的经济利益，不能不顾社会效益一味追求部门的经济利益；三是保密与开放的关系。档