文件档案管理制度

《文件档案管理制度》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、郑州海缔邦林制药有限公司文件编码：SMP-JG01001文件名称文件档案管理制度第7页共8页类别：管理制度目的：为保证公司档案的完整性、实用性和有效性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的安全，特制定本制度。适用范围：公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需要归档存储的文件、录像、图片资料的管理。责任：各部门负责人、档案管理员。内容：1、存档原则1.1、对公司规定立卷归档的文件资料，各部门按照要求，根据实际情况及文件档案特点定期向文件档案管理员移交，集中管理，任何个人不

2、得据为己有。1.1.1、批记录生产、检验结束后即时归档。1.1.2、生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档，QA领用批生产的报告不另作归档，随批记录即时归档（如A、B级洁净区沉降菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人员监测记录、清场合格证等）。1.1.3、临时记录及文件即时归档。相关的培训记录及健康档案由企管部归档保存。1.2、公司全体员工都有保护档案的义务。2、档案的分类及管理7郑州海缔邦林制药有限公司文件编码：SMP-JG01001文件名称文件档案管理制度第7页共

3、8页类别：管理制度2.1、档案分类、存档期限、密级划分及管理责任人一级分类二级分类三级分类存档期限密级划分管理责任人生产质量管理档案质量标准原料、辅料、中间产品、成品(仅现行版)、内包材、外包材、生产介质、其他生新废旧，之后原件保存五年。机密生产部档案员质量部档案员SMP文件SOP文件部门代码生新废旧，之后原件保存五年。秘密记录部门代码与稳定性、验证有关的记录保存八年；其它记录保存五年。普通批记录产品代码保存至效期后一年（未规定效期则保留五年）。秘密数据备份部门代码保存八年机密计量内部校验、外部校验

4、保存至有效期后一年秘密检验方法原料、辅料、中间产品、成品(仅现行版)、内包材、外包材、生产介质、其他生新废旧，之后原件保存五年。秘密供应商档案原料、辅料、化学试剂、其它有业务联系的合格供应商永久保存；不再作为供应商后保存一年。秘密产品档案产品代码产品配方、产品批件、包装设计、工艺规程、空白批记录、质量标准生新废旧，原件保存五年；其它资料保存八年。技术转移资料永久保存。工艺规程、技术转移资料为绝密级，质量标准为机密级，其它资料为秘密级。设备厂房建设档案合同复印件设备采购、工程基建、委托合同、其他合同永

5、久保存机密设备部经理或指定部门内专人负责验证文件验证主计划、厂房及公用系统、设备验证、方法学验证、工艺验证、清洁验证；长期保存至产品、设备、方法等失效后一年。机密工程基建设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、永久保存绝密7郑州海缔邦林制药有限公司文件编码：SMP-JG01001文件名称文件档案管理制度第7页共8页类别：管理制度工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料、其他设备档案公用系统、物料仓库等的辅助设备、生产中心设备、QC设备、QA设备设备运行资料保存八年，其它资料在

6、设备报废一年后销毁。秘密研发档案合同复印件技术转让合同、合作协议、保密协议、原辅料采购、委托合同、其他合同永久保存绝密研发部经理或指定部门内专人负责技术转移产品代码永久保存绝密批文产品代码永久保存绝密机构人员行政公司重大事项档案合同复印件公司重大事项合同、员工劳动合同、保密协议、其他合同永久保存机密企管部主任或指定专人负责员工培训培训计划、总结；内部培训记录、外部培训报告、离职人员培训档案、个人培训档案个人培训档案员工离职一年后销毁，其它培训资料保存五年。秘密通用管理资质、证书、部门职责、职务说明书

7、、手册、注册申报资料、其他注册申报资料永久保存；其它资料生新废旧，原件保存五年。注册申报资料为绝密级；其它为秘密级其他集团发文、会议纪要、政府发文、人员健康档案、薪酬、考核等保存八年，人员档案为员工离职后一年销毁。机密财务档案会计账簿总账、明细账、日记账、辅助账、涉外账永久绝密财务部经理或指定专人负责会计凭证记账凭证、原始凭证永久绝密财务报表年度报表、决算报表永久绝密月度报表、中期报表15年绝密25年机密7郑州海缔邦林制药有限公司文件编码：SMP-JG01001文件名称文件档案管理制度第7页共8页类

8、别：管理制度其它资料移交清册、销毁清册银行对账单、余额调节表5年机密财务软件光盘和使用手册永久机密软件数据库备份5年绝密注：1、没有在此范围内的呈请上一级领导或逐级请示确定。2、公司所有合同原件依据泰丰发[2012]045号《合同保管制度》管理。2.2、公司设档案管理员一名，对全公司电子版档案进行管理。3、公司保密文件档案各密级的定义。3.1、绝密：是公司涉密事务中的核心部分，限极少数人知悉的事项，一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运。3.2、机密：是