提高认识,推进档案管理方式的变革与创新

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1、提高认识,推进档案管理方式的变革与创新【】档案作为人类知识的积累方式和智慧的记录，是国家信息资源的重要组成部分和重要的战略资源，在知识经济时代的社会生产生活中发挥着重要的作用。在信息时代，推进档案管理方式的变革与创新，提高档案管理工作水平，一要利用互联X建立档案X页，开展X上服务；二要解决好档案电子化出现的新问题；三要采取有利措施，确保电子文件的原始性；四要在信息化基础性上，提高档案管理的标准化、规范化水平。　　【关键词】档案管理；信息时代；电子化；规范化　　　　【】G271【】B【】1001-4128（2011）07-0057-02　　　　1充分认识档案工作的功能和作用　　所谓档案，即分类保

2、存以备查考的文件和材料。具体地说，档案是指由国家机构、社会组织以及个人在从事经济、政治、文化、科学、技术、军事、宗教等活动过程中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录，这是档案的本质属性。档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性。档案还具有客观记录的归档保存性特点，因为归档保存是构成档案的基本条件,是文件向档案转化的关键,没有这一程序，也就没有档案。档案具有非现行性特点，因为档案是办理完毕的文件。在我国，文件只要从手续上或程序上办理完毕，就可以看作档案，一般应在第二年上半年向机关单位的档案保

3、管机构移交。　　档案的形成者范围非常之广，党政机关、社会团体、企事业单位以及我们每一个人都能成为档案的形成者。档案反映的内容、涉及的领域非常之宽，社会生活的方方面面都能在档案中得到记录。档案的种类和形式多样，我们经常看到的政府文件、工程图纸、印章、照片、录音录像材料以及新兴的电子文件等等，都是档案的载体，档案是我们从事每一项活动直接形成的原始记录，是具有保存价值的原始的、客观的、真实的历史记录。　　档案是人类社会发展到一定历史阶段的产物，从它的产生、发展到成熟的过程看，每前进一步，都与社会的进步和发展密不可分，而档案在人类文明史上产生的影响和所起的作用更是不可估量。在人类文明几千年的发展历史中

4、，档案以其记录历史、传承文明的特点广为人知，被誉为“今后赖之以知古，后世赖之以知今”的历史文化遗产。在现代社会，由于科学技术的高度发达，人类所从事的社会活动也日趋繁杂，人们的大脑不可能将所有的社会活动和历史资料通过记忆贮存下来。因此，为了解决这个矛盾而与之相适应的档案的功能和作用也越发凸显出来，在现代社会生产、生活中扮演着越来越重要的角色，成为社会生产生活不可或缺的组成部分。　　现在，进入知识经济时代。知识经济就是以知识为基础的经济，是指建立在知识和信息的生产、分配及使用之上的经济。其特点是以高度发达的人类文化为基础，以高新技术产业为支柱，以数字化X络为纽带，以最大限度地开发信息资源、知识资源

5、、脑力资源为特征，以实现社会经济可持续发展为目的的经济制度和价值取向。档案是在实践活动中有意识地保存下来的人类精神产品，是社会活动的原始记录，在克服“记忆遗忘”和维系人类文化方面，具有不可取代的作用，可以视为人类从事知识生产的重要资源。档案不仅是一种可以再生，而且能够自生的重要信息资源，最充分、最完备的档案信息是科学研究的必要前提。作为人类知识的积累方式和智慧的记录，档案中无疑包含了大量的自然和社会信息，这些信息无论是对代内之间还是对于代际之间，都当具有永恒的学术价值，对于知识的创新具有不可替代的作用。档案是一切有形投入过程中的知识产出，是人力资源的转化形态和储备方式。作为国家信息资源的重要组

6、成部分，档案将成为重要的战略资源。知识经济的发展要充分发挥档案的作用。　　2信息时代档案管理方式的变革与创新　　自上个世纪90年代后，互联X应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战，正逐步从计划经济走向市场经济，从工业社会走向信息社会，走向以现代科学技术为核心，建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济的时代。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化。在普及互联X和信息化条件下，我们不仅要关注档案的载体和形式变化，寻找与之相适应的管理方式

7、、方法，更要研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动规律，探索和建立基于信息化的管理理念、管理模式。信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，X络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题。当前档案工的重要使命就是创新服务手段，要通过计算机X络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。