浅谈专业人员技术档案管理

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1、浅谈专业人员技术档案管理[]疾病预防控制中心(以下简称中心)担负着疾病控制、突发公共事件处置,以及各类产品卫生质量检测和评价等与人们健康息息相关的重大任务。随着发展的需要，中心的专业人员队伍不断壮大，如何建立健全专业人员技术档案，做好档案的管理，提高档案管理整体水平，是档案管理人员刻不容缓而任重道远的责任。　　关键词：专业人员技术档案管理　　：R915：A：1004-7484（2012）04-0302-02　　　　　　专业人员在长期的工作中，形成并积累了大量的技术资料,这些资料真实地反映专业人员个人业务能力和专业技术水平的连续发展过程［1］。通过专业人员技术档案，一方面

2、可证实个人的学历、专业技术资格、培训、成果业绩、专业技术年度考核等情况。另一方面则反映单位的业务工作的全貌和整体水平。　　1专业人员技术档案的收集　　1.1建档对象：各类专业人员是个人技术档案形成的主体。以我中心为例，凡在专业技术岗位工作，具备初级专业技术以上职称的人员均纳入建档对象。　　1.2收集的内容　　1.2.1专业技术证书：包括学历证明、专业资格证书、聘书及上岗证。　　1.2.2培训证书：培训、进修等取得的鉴定及证明材料。　　1.2.3考核：各种考试、考核成绩及年度考核。　　1.2.4主要专业技术业绩、成果、论文、著作等。　　1.3收集的渠道主要分为实时收集和集

3、中收集两种方式。　　1.3.1实时收集：个人日常取得的有关专业技术证明和业绩成果材料，如学历证书、资格证书、论文、专著、科研及培训教育形成的材料等，及时收集。　　1.3.2集中收集：集中在年终考核后一次性收集。　　2专业人员技术档案的管理　　2.1根据中心质量管理体系文件《人员培训及考核管理程序》的管理要求，每位专业技术人员必须建立《人员档案卡》，记录人员的基本信息。学历、职称、专业资格、工作及培训经历、仪器设备使用上岗证等需经中心主任对其确认或授权后才入册建档，确保每位专业人员均符合任职岗位要求，使技术档案完整、准确和规范。　　2.2按照专业人员业务材料的自然形成先后

4、顺序进行排列，以每人一卷为单位进行编号，标明姓名，职称及所属科室等，录入专业人员技术档案目录。　　2.3由于专业人员技术档案材料的种类较多，按照专业人员的业务材料进行分类，一般分为五类：第一类：人员档案材料(人员档案卡)；第二类：证书材料；第三类：成果奖励材料；第四类：考核、培训材料；第五类：专业总结、实例论文材料。通过分类,把种类较多的材料理顺清晰,技术档案就不会显得杂乱无章。　　2.4建立专业人员个人电子档案，以便于查阅、借阅、归档和统计等日常工作。　　2.5做好保密工作，专业技术人员档案一般不能借阅，如因特殊情况需调阅，应征得档案室负责人批准。　　3档案管理工作存

5、在的问题　　3.1专业技术人员对技术档案认识不足。专业人员技术档案是一个不断变化的有机体,它伴随着专业人员的职称晋升、培训教育、、业绩成果、考核等个人工作能力和业务水平过程，不断产生的技术材料，在这些证明材料逐步提交过程中，内容是多方面,多层次的。长期以来,部分专业人员对技术档案认识不足，档案意识普遍比较薄弱，往往将个人的技术材料自己保留，不按时提交集中归档，经常需多次催促,致使档案收集归档遇到了较大困难，部分材料因未及时收集或补充，使档案欠缺完整性。　　3.2档案管理知识薄弱。档案管理工作是一项专业性和技术性很强的工作，但经过档案专业正规教育和培训的人员很少，专业知识

6、薄弱，档案管理经验不足，且多是兼职，很难专心钻研档案管理的相关知识，简单认为档案工作主要任务就是保管材料，有人员职称晋升、评优等查查资料了事，只要档案不遗失就可以了，这势必会造成档案资料收集不齐全、分类不规范的弊端。　　4解决问题的对策与方法　　4.1领导重视和人员配合。领导对档案管理工作应高度重视，把专业人员技术档案管理工作纳入工作计划和目标管理考核，将档案的收集工作纳入的职责范围，并落实到科室和个人，制定出各类档案的归档范围、保管期限，并经常检查档案工作和定期进行考核,将档案归档情况的好坏作为考核科室及个人指标之一，凡没有按要求而出现少归、漏归的将扣除科室或个人的考

7、核分数，通过这种目标责任制的实施，使科室积极支持档案部门的工作。只要领导重视和专业人员的积极配合，档案人员认真负责，才能更加科学地规范档案的工作程序和管理要求，保证了档案资料的顺利归档。　　4.2加强宣传，增强意识。档案部门要加强档案宣传工作，通过考试、宣传栏多种形式宣传档案法规、档案知识，使全体专业人员充分认识档案工作的重要性，切实增强档案意识。只要加深专业人员对建档的认识和理解，使他们认识到自己在科研、职称晋升、论著论文、培训教育等方面取得证明材料，是个人工作能力和业务水平的技术财富，应该把它归档视为自己的职责，只有他们的档案意识提高