销售费用核销管理规定

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行销费用核销管理规定为了更加合理有效的开发市场，增加产品知名度，扩大销售范围，提高销售量，公司将投入各项合理的市场费用。为了使以上各项费用得以及时、顺利的申请、执行以及核销，使销售资源更加合理有效的使用，现制定此规定：一、本规定涉及的岗位及职责1、结案人：结案人应为申请报销费用的经销商，对费用的真实性、准确性负责。2、费用经手人：为对经销商的费用执行负有直接监督责任的业务人员，对提交费用的真实性、准确性负责。3、费用审核人：为费用经手人的直接主管，对经过其审核的费用支出的必要性、合理性负责。4、审批人：为审核人的直接主管，最终审批人为部门第一负责人，对上报的支出事项的必要性和合理性进行确认并签署明确审批意见，就支出事项的执行效果负责。5、财务复核：财务部对经批准的报销费用根据相关制度规定进行复核，对支出事项的真实性、合规性、合法性进行审核，有权对费用支出提出质疑并查询。二、本制度规定的费用类型（一）商超费用１、商超费用指产品进入终端商超销售所产生的费用。２、公司承担的商超费用有以下几类：A、进场费用。即商超允许产品进场销售而收取的费用，开票项目为新品进场费、新店开业费、条码费等。B、陈列费用。即商超收取的关于产品摆放的费用，开票项目为堆头费、端头费、端架费、专柜费、陈列费等。C、宣传费用。 即商超收取的关于开展促销宣传的费用，开票项目为海报（邮报）费、快讯费、POP费等。D、管理费用。即商超收取的有关导购人员的费用，开具此类费用的商超必须报公司批准，具体开票项目为导购人员管理费、工装费、工卡费。（二）导购人员工资导购人员包括公司在各地区设立的定点导购人员、理货人员、临时推广促销人员的工资，法定节假日加班工资。导购人员市内交通费等公司不予负担。（三）促销费用促销费用是指各地方开展促销推广活动、购买促销品等所产生的费用。包括公司统一配发的促销品费用，各地当地购买的促销品费用、终端赠送本品的费用及其他拉动消费的形式。（四）广告宣传费用广告宣传费是指为树立品牌形象开展促销推广活动，制作店招、车体广告，聘请演艺公司、租用促销场地、进行POP宣传等产生的费用。（五）市场检测费用等其他费用三、促销费用结案流程1、原则上所有的促销活动必须先批准后开展，不论销售部或市场部的费用，如果财务部在处理结案时，如发现没有经过批准的促销申请将不予处理此笔费用。2、经销商结案以自然月为区间，每月促销活动结束后，经销商需在下月月初将有关资料进行整理后,填写结案报告并与费用资料一起于15号前寄到公司(15号必须寄达)，逾期不予核报。结案报告经销售系统逐级审核直至销售部门第一负责人最终审批、签字后报至财务部。 3、财务部对结案资料进行复核，对应报销费用做转增货款或返还折扣处理。4、财务部对销售部结案资料审核的同时对导购、堆头及陈列的真实性进行抽查，及时集中反馈。销售部在收到退回结案后进行查实、更正，在4天内经销售部第一负责人审批后返回财务部重新审核。四、促销结案规范及其填写要求1、促销结案报告必须是原件，准确填写垫付单位名称及编码、结案金额、产品规格、数量等相关内容。结案辅助材料（支持性材料）要齐全，各签字人注明费用核销金额、签字日期，经销商签字、印章齐全。2、各种结案材料均须附经批复的促销活动申请原件（一个申请分多次报销的第一次是原件，以后附复印件即可），促销活动费用申请填写清楚，固定费用需明确列出公司、经销商分别承担的具体费用金额；按进货量比例核销的费用需明确写明费用点，费用点一律保留小数点后2位。考核方法按公司规定考核，与公司考核方法不一致的申请需销售部门第一负责人审批，结案时未审批视同与公司考核规定一致。3、对于结案报告与申请表中金额不符的，必须列出差异的原因，否则财务部在处理此结案时有权退回要求相关费用专员填写完整。4、结案金额一律精确到小数点后0位(四舍五不入)数字，包括计算过程中的费用点一律精确到小数点后2位。5、结案中产生的发票需由业务部代表在相应发票上签字确认。结案中产生的堆头费用、陈列费用等发票，销售内勤粘贴费用报销单与相应结案一同上报，费用报销单须正确填写客户编码，堆头费发票需在堆头协议的右下角空白处注明相应发票号码，其它费用在发票右上角用铅笔注明相应结案归档号。 6、若有与公司结案制度不符的结案，需要有权人进行特批，销售部应在送往财务部前处理完毕特批手续，否则与制度不符的费用不予核销。7、结案材料须整齐，费用报销单及发票粘贴牢固，后与整理好的结案材料夹住一同报送。资料不全或不整齐财务部做退回处理。8、经销商代垫费用一律都由经销商前期垫付，然后以结案报告形式履行报销手续，每个经销商每月汇总报销一次，所需表格和票据等相关资料必须填写完整、清晰，不允许涂改。经核查垫付费用，经销商尚未支付的，不予核销该项费用，并按虚报费用追究相关人员责任。9、原则上促销活动中凡不是以公司的产品付出的费用，全部走发票报销，公司直接增加经销商预付货款余额，确实不能提供合格发票的费用经核实后对经销商返还相同金额的折扣。搭赠本品的费用以折扣形式返还。五、费用核销发票的一般要求1、各种报销发票，必须为国家统一发票，经营性收款收据一律不能报销入账。白条及情况说明书不得代替发票入账。2、所有发票内容必须是促销活动的真实反映，且发票种类与具体费用类型要一致，即发生的费用系发票有效范围以内的费用。对于经营范围与报销内容可能不相符的发票需附开具单位营业执照副件.如”XX贸易公司”开具广告费用发票,需其营业执照中经营范围中有该项内容;如为税务局代开的发票,需另在发票正面加盖申请代开单位的发票章,不符合以上要求的视同发票不合格并不能用发票报销该笔费用。3、除邮政、铁路、航空运输等特殊行业外其余票据发票票头须加盖税务部门发票监制章，行政事业收费票据须加盖财政部门票据监制章，同时发票需加盖开票单位的“发票（票证）专用章”或“财务专用章”，所盖印章清晰，加盖其它印章（包括现金收讫章、业务章、公章）视为无效发票。 4、发票中所罗列的各项目内容填写要齐全，不得漏项，票面清晰整洁，不得涂改。发票的“客户名称”或“交款单位”处必须填写本公司全称。票据上项目栏（或品名栏）必须如实填写所对应的项目全称。开票日期要清楚填写。5、发票金额大小写必须一致。大写书式为：“壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万”，金额空白处用“零”填写，大写前面截止符号用“⊕”表示，小写前面截止符号用“￥”表示，不得使用简写字体，涂改票据以及大写数为整数时，以后位数划“—”、“／”、“×”或“○”等标记的票据均视为无效发票。如为剪贴式发票，注意剪贴金额是否正确。六、费用核销具体内容及相应要求：（一）、商超费用：1、核销时结案后必须附经批复的促销申请原件、协议原件及相关资料（包括照片、宣传资料、商超费用报销明细表等）。协议各项内容填写必须齐全，注明时间、位置、产品、陈列期、费用单价等内容。协议原则上不得涂改，特殊原因确需修改的需双方签章确认，无双方签字确认的修改无效，按照孰低的原则处理。一次签订多月协议的，第一次处理需要原件，以后月份可以用复印件，也可以在结案明细表上注明协议起止时间及已寄送公司月份。长期协议发生变更应及时提供新协议，因协议未及时提供造成的损失由结案人负责。2、商超费用发票原则上是地税的服务业发票,服务项目应开具为“进店费、条码费、陈列费、端架费、堆头费、管理费等”。如商超不能按上述要求开具发票，可申请由税务代开发票。3、因各种原因经销商确实不能按要求提供发票的，填写申请注明原因经销售部门批准财务部备案后，提供能证明业务真实发生的原始发票、收据等资料的原件，公司核实后以折扣形式返还或由经销商申请由税务局代开发票报销。 4、结案照片必须是结案当月照片，不准补拍，照片背面注明经销商、商超名称。照片背景中应当包含商超其他场景，如该商超安排导购人员，则照片中需同时体现堆头、店招、导购人员等场景。使用附带右下角拍摄日期的照片，并且拍摄日期为活动期间,原则上同时附上本日的报纸。（二）导购人员工资1、核销时结案后必须附有经批复的促销申请原件、长促人员基础资料（包括身份证复印件、一寸照片等）、临促身份证复印件及导购人员工资表等相关资料。资料填写需遵守公司统一表格格式，工资表应完整填写导购电话、身份证号、上岗时间等相关内容。工资表须当事人签字确认（或其他证明性材料），导购签字确有困难的可由发放人代签，签字人必须如实填写自己的姓名（代签人填写**代），签字人及代签人对工资的实际发放承担责任。签字弄虚作假或实际发放工资与签字工资表不符的，按虚报费用处理。2、导购人员工资表必须要由经销商签字盖章，销售代表人审核签字，因市场需要变更导购员的，需在结案报告中说明，注明变更时间。增加导购员的，上报资料时须附有区域经理以上人员的签字，否则不予发放该导购员工资。3、报销导购人员费用，经销商可执自己开具或由税务机关代为开具的地税劳务费发票或地税服务业发票，服务项目必须是“服务费、劳务费”，台头名称必须开具为本公司的全称。4、如经销商不开具发票，公司按核实后的金额以折扣形式返还。（三）促销费用1、核销时结案后必须附有经批复的促销申请原件、与促销品厂家签订的制作协议、发票、促销品发放明细表。2、原则上除赠本公司产品外的其他促销应提供发票报销 。购买物料、促销品等单价200元（含200元）以上的或总金额4000元（含4000元）以上的需提供国税增值税专用发票，如伞、杯、广告画等促销品发票。发票需填全品名、数量、单价、金额，报销内容不可填为办公用品、劳保用品、等非促销品。不能提供发票的公司走折扣处理。3、各地促销品必须有促销品出入库登记台帐，公司不定期对促销品台帐进行核查。4、终端进货、陈列奖励等须准确填写费用明细表，注明陈列、进货数量、赠品发放数量、终端联系人、联系方式及赠品签收人签字等。（四）广告宣传费用1、核销时须附有批复的促销申请、照片、广告业或服务业发票、广告合同（注明制作单位电话、地址），合同制作、发布单位必须与发票开具单位相同。2、店招：应为地税、服务业发票，开票项目为“店招费、宣传费”，也可是广告公司；装璜公司开具的销售发票，开票项目为“店招制作”，且得附制作合同。开票项目在开票公司经营范围内。3、路演费、策划费、租用促销场地费：必须为地税发票。（五）市场检测费市场检测费应由具有检验职能的部门开具行政事业收据或发票，并附检验报告，注意：付款单位必须为本公司全称，同时收据上的财务章必须与检验报告出具单位相同。策划费、活动费：必须为地税发票。七、费用核销的考核条例（一）、对于未按规定时间报送本月应报的相关资料对销售部第一负责人按推迟天数累计递增，每日对部门第一负责人考核,并将积压单据的份数及所造成的不良影响以书面形式上报总经理；对于由于客户晚回传资料而导致晚处理费用，由销售部对经销商出具相关考核 ，如果是销售部的问题，对销售部进行考核。（二）、对于促销申请、结案误报、漏报或改变内容的，结案附件资料不全、发票等资料不符合规定的，经部门负责人确认对其更改后，同时对部门第一负责人进行考核，同一个经销商就同一问题连犯三次以上时，加重考核。（三）、对于无总经理及其授权人的批复计划的促销费用支出、未按批复的申请擅自更改促销活动的费用支出，按其费用金额1%对部门第一负责人进行考核，保留解除劳动合同的权力，并追究相关人员责任。（四）、结案报销费用不实的每发现一次对该部门第一负责人考核。（五）、凡本制度中有明确的规定而直接责任人未遵守的，对部门第一负责人进行考核。八、本细则如有未尽事宜，将在以后做补充规定。本规定于2011年12月1日执行。财务部2011年11月