当前会计软件中操纵日志存在的新题目和策略探究

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1、当前会计软件中操纵日志存在的新题目和策略探究一、新题目的提出　　实现会计电算化后面临的一个重要新题目是会计信息载体以磁性介质为主，纸介质为辅，而磁性介质上数据的修改无法象纸介质那样留下可辩认的痕迹，以为日后审计等工作留下应有的线索。为解决这一新题目，在会计软件中设置了各种日志文件：操纵日志、控制日志、系统和程序修改日志、数据资料使用日志及业务日志等。这几种日志文件的功能都是通过真实记录在计算机上进行的各种操纵，来保证数据的平安性、真实性。但由于这几种日志文件的内容及功能方面存在着一定的交叉，因此，目前国内的会计软件尽大多数只设计了操纵日志文件。　　操纵日志是指对进进会计软件中的所有

2、操纵进行跟踪记录，从而确保所有经授权或未经授权的接触和修改活动都留有痕迹，以进步计算机系统的平安性。其内容应包括操纵日期、进进时间、推出时间、操纵内容等。　　为了进一步实现内部控制，从而进一步进步会计信息的平安性，操纵日志包括机制操纵日志和手工操纵日志，前者是由会计软件系统自动天生；后者则应由上机操纵职员手工如实填写。　　在笔者参和计算机替换手工记帐的过程中，发现操纵日志并未发挥其应有的功能，究其原因，一方面是由于会计软件自身的不足，使机制操纵日志存在缺陷；另一方面是用户对操纵日志重视不够，集中表现在手工操纵日志的不健全。　　二、机制操纵日志存在的新题目及策略　　1、机制操纵日志查

3、询权限新题目　　《会计电算化工作规范》要求操纵日志要由专人保存。目前软件中机制操纵日志的查询权限几乎都没有限制，在权限划分内容中，很多软件根本未考虑有关机制操纵日志权限的设置新题目，任何人都可以查询上机操纵日志，个别会计核算软件、甚至个别ERP软件中的操纵日志内容还可以进行修改，这完全背离了设置操纵日志的初衷。　　笔者以为，机制操纵日志应当仅授权系统治理员、会计主管进行日常的查询功能，只有系统治理员有权进行机制操纵日志的打印输出、机外备份工作。这样做的目的是为了确保机制操纵日志的平安性、完整性和真实性。　　2、机制操纵日志记录内容新题目　　操纵日志记录的内容应包括操纵人、进进时间、

4、退出时间、操纵执行的功能、操纵状态等。　　考察机制操纵日志的内容方面存在的新题目，总结有如下几种：　　（1）操纵记录内容不全面，有的软件仅仅记录操纵人、操纵时间，缺少操纵执行的具体功能；　　（2）操纵时间记录过粗，有的缺少年月日记录，有的仅记录到分，或只记录有进进时间，而没有退出时间；　　（3）操纵执行的功能记录不够具体，未能记录到基本模块；　　（4）缺少软件操纵的状态，如正常通过、或未有通过等。　　分析出现的上述新题目我们可以看到，记录内容的不全面造成机制操纵日志可用价值不大，失往了存在的意义；操纵时间记录得过粗，使我们看到有些操纵者在同一时间进进，又在同一时间退出的现象；操纵执

5、行的功能记录不够具体，一旦出现新题目不便于核查新题目；没有操纵状态的记录，轻易引起误解，以及日后查询工作上的不便和其他一些工作不能很好的完成。例如，笔者所接触的一家软件，出现了下表所示的操纵日志记录。　　操纵人姓名进进时间　退出时间操纵内容……　……　…………　　杜玫筠　99/03/1209：23：45　99/03/1209：26：12制作凭证　　李传茂　99/03/1510：13：49　99/03/1510：26：34制作凭证　　李传茂　99/03/1510：26：37　99/03/1510：27：02审核凭证　　李传茂　99/03/1510：27：09　99/03/1510：2

6、9：56制作凭证　　……………………　　从操纵日志的时间记录中我们可以看到，李传茂同道在制作完凭证后，即刻对凭证进行了审核工作，是否存在软件答应自己审核本人制作的凭证呢？经过询问我们了解到，李传茂在试图审核自己制作的凭证时未能通过。由此，我们看到操纵日志对操纵内容做了如实地记录，但是，由于记录内容过于笼统，以致造成误会。在此笔者以为操纵执行功能的记录应该具体基本功能，同时记录操纵执行的状况。例如，制作凭证记录到凭证编号，审核凭证记录到所审核的记帐凭证编号等，执行功能通过和否，诸如此类的具体内容。这样做的好处是便于落实责任，究查新题目，真实全面的反映会计职员操纵情况，也便于日后审计工

7、作的顺利进行。　　3、机制操纵日志备份、打印新题目　　操纵日志的备份工作同样未能引起重视，很多软件的数据备份内容中并不包括机制操纵日志的备份，甚至一些软件鉴于机制操纵日志文件过大，在月末结帐后自动进行删除，或没有提供机制操纵日志备份的功能。　　笔者以为会计软件的备份功能不仅包括会计数据的备份，而且还应当包括操纵日志的备份。当然，随着软件系统的规模增大，尤其是X络版软件，操纵日志文件会随着业务量的增大而变大，然而，当今硬件技术的飞速发展使得存储容量不再成为新题目，加之财