会计软件中操作日志存在的问题与对策研究.doc

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1、会计软件中操作日志存在的问题与对策研究一、问题的提出实现会计电算化后面临的一个重要问题是会计信息载体以磁性介质为主，纸介质为ㄦ辅，而磁性介质上数据的修改无法象纸介质那样留下可桷辩认的痕迹，以为日后审计寰等工作留下应有的线索。为昝解决这一问题，在会计软件涟中设置了各种日志文件：操梭作日志、控制日志、系统与Ю程序修改日志、数据资料使睐用日志及业务日志等。这几懵种日志文件的作用都是通过猕真实记录在计算机上进行的邱各种操作，来保证数据的安咴全性、真实性。但由于这几穹种日志文件的内容及作用方面存在着一定的交叉，因此批，目前国内的会计软件绝大貘多数只设计了操作日志文件獒。操作日志是指对

2、进入会绷计软件中的所有操作进行跟踪记录，从而确保所有经授缬权或未经授权的接触和修改活动都留有痕迹，以提高计铐算机系统的安全性。其内容轨应包括操作日期、进入时间猬、推出时间、操作内容等。为了进一步实现内部控制，标从而进一步提高会计信息的安全性，操作日志包括机制诅操作日志和手工操作日志，揉前者是由会计软件系统自动‘生成；后者则应由上机操作戮人员手工如实填写。7/7在笔糯者参与计算机替代手工记帐潦的过程中，发现操作日志并ｄ未发挥其应有的作用，究其捺原因，一方面是由于会计软笨件自身的不足，使机制操作墚日志存在缺陷；另一方面是阢用户对操作日志重视不够，哼集中表现在手工操作日志的衄不

3、健全。二、机制操作日弘志存在的问题及对策1、机制操作日志查询权限问题《会计电算化工作规范》要③求操作日志要由专人保存。陨目前软件中机制操作日志的大查询权限几乎都没有限制，抓在权限划分内容中，很多软襞件根本未考虑有关机制操作阄日志权限的设置问题，任何忏人都可以查询上机操作日志蛀，个别会计核算软件、甚至柏个别ERP软件中的操作日喽志内容还可以进行修改，这垦完全背离了设置操作日志的蹩初衷。笔者认为，机制操亻作日志应当仅授权系统管理巯员、会计主管进行日常的查询功能，只有系统管理员有挡权进行机制操作日志的打印摄输出、机外备份工作。这样浪做的目的是为了确保机制操戢作日志的安全性、完整性

4、和嫜真实性。2、机制操作日筹志记录内容问题操作日志郯记录的内容应包括操作人、进入时间、退出时间、操作Т执行的功能、操作状态等。考察机制操作日志的内容方龚面存在的问题，总结有如下7/7榈几种：操作记录内容不全⒎面，有的软件仅仅记录操作人、操作时间，缺少操作执何行的具体功能；操作时间戒记录过粗，有的缺少年月日记录，有的仅记录到分，或欲只记录有进入时间，而没有纩退出时间；操作执行的功炯能记录不够具体，未能记录琦到基本模块；缺少软件操狼作的状态，如正常通过、或俘未有通过等。分析出现的惑上述问题我们可以看到，记苣录内容的不全面造成机制操黥作日志可用价值不大，失去麟了存在的意义；操作

5、时间记掊录得过粗，使我们看到有些窖操作者在同一时间进入，又蚓在同一时间退出的现象；操作执行的功能记录不够具体模，一旦出现问题不便于核查问题；没有操作状态的记录腌，容易引起误解，以及日后匮查询工作上的不便和其他一湔些工作不能很好的完成。例拯如，笔者所接触的一家软件，出现了下表所示的操作日癀志记录。操作人姓名进入┣时间退出时间操作内容……荏………………杜玫筠99鲺/03/1209：23：匝4599/03/1209机：26：12制作凭证李骈传茂99/03/1510用：13：4999/03/塄1510：26：34制作赣7/7凭证李传茂99/03/乔1510：26：3799ǎ/03

6、/1510：27：蹋02审核凭证李传茂99侑/03/1510：27：サ0999/03/1510磙：29：56制作凭证…酵…………………从操作日峤志的时间记录中我们可以看钛到，李传茂同志在制作完凭翦证后，即刻对凭证进行了审剪核工作，是否存在软件允许奠自己审核本人制作的凭证呢噗？经过询问我们了解到，李溉传茂在试图审核自己制作的凭证时未能通过。由此，我们看到操作日志对操作内容溻做了如实地记录，但是，由毹于记录内容过于笼统，以致亓造成误会。在此笔者认为操楔作执行功能的记录应该具体基本功能，同时记录操作执傍行的状况。例如，制作凭证π记录到凭证编号，审核凭证糍记录到所审核的记帐凭证编

7、ｌ号等，执行功能通过与否，粽诸如此类的具体内容。这样吾做的好处是便于落实责任，僬究查问题，真实全面的反映瞢会计人员操作情况，也便于ч日后审计工作的顺利进行。3、机制操作日志备份、打抨印问题操作日志的备份工詈作同样未能引起重视，许多软件的数据备份内容中并不⒂包括机制操作日志的备份，抵7/7甚至一些软件鉴于机制操作缨日志文件过大，在月末结帐畔后自动进行删除，或没有提供机制操作日志备份的功能螭。笔者认为会计软件的备份功能不仅包括会计数据的キ备份，而且还应当包括操作日志的备份。当然，随着软