会计软件中操作日志存在的问题与对策研究(1).doc

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1、会计软件中操作日志存在的问题与对策研究(1)一、问题的提出实现会计电算化后面临的一个重要问题是会计信息载体以磁性介质为主，纸介质为际辅，而磁性介质上数据的修琼改无法象纸介质那样留下可褴辩认的痕迹，以为日后审计┪等工作留下应有的线索。为胚解决这一问题，在会计软件藏中设置了各种日志文件：操作日志、控制日志、系统与泞程序修改日志、数据资料使母用日志及业务日志等。这几幌种日志文件的作用都是通过九真实记录在计算机上进行的换各种操作，来保证数据的安蔑全性、真实性。但由于这几钠种日志文件的内容及作用方面存在着一定的交叉，因此痹，目前国内的会计软件绝大氯多数只设计了操

2、作日志文件图。操作日志是指对进入会沩计软件中的所有操作进行跟锩踪记录，从而确保所有经授泳权或未经授权的接触和修改活动都留有痕迹，以提高计经算机系统的安全性。其内容应包括操作日期、进入时间第、推出时间、操作内容等。为了进一步实现内部控制，从而进一步提高会计信息的安全性，操作日志包括机制操作日志和手工操作日志，毫前者是由会计软件系统自动岜生成；后者则应由上机操作掇人员手工如实填写。7/7在笔娆者参与计算机替代手工记帐栏的过程中，发现操作日志并虱未发挥其应有的作用，究其噢原因，一方面是由于会计软鸩件自身的不足，使机制操作日志存在缺陷；另一方面是琳用户

3、对操作日志重视不够，集中表现在手工操作日志的饱不健全。二、机制操作日牮志存在的问题及对策1、汹机制操作日志查询权限问题《会计电算化工作规范》鲟要求操作日志要由专人保存储。目前软件中机制操作日志桥的查询权限几乎都没有限制梏，在权限划分内容中，很多葺软件根本未考虑有关机制操荬作日志权限的设置问题，任帐何人都可以查询上机操作日９志，个别会计核算软件、甚く至个别ERP软件中的操作日志内容还可以进行修改，聂这完全背离了设置操作日志良的初衷。笔者认为，机制缺操作日志应当仅授权系统管哚理员、会计主管进行日常的脲查询功能，只有系统管理员墀有权进行机制操作日志的打东印

4、输出、机外备份工作。这料样做的目的是为了确保机制拍操作日志的安全性、完整性骠和真实性。2、机制操作打日志记录内容问题操作日煜志记录的内容应包括操作人迩、进入时间、退出时间、操捕作执行的功能、操作状态等又。考察机制操作日志的内铉容方面存在的问题，总结有7/7如下几种：操作记录内容年不全面，有的软件仅仅记录蒈操作人、操作时间，缺少操术作执行的具体功能；操作桷时间记录过粗，有的缺少年陬月日记录，有的仅记录到分，或只记录有进入时间，而天没有退出时间；操作执行减的功能记录不够具体，未能锩记录到基本模块；缺少软今件操作的状态，如正常通过觚、或未有通过等。分析出衲现

5、的上述问题我们可以看到朽，记录内容的不全面造成机制操作日志可用价值不大，棉失去了存在的意义；操作时间记录得过粗，使我们看到宓有些操作者在同一时间进入，又在同一时间退出的现象腩；操作执行的功能记录不够奄具体，一旦出现问题不便于拢核查问题；没有操作状态的宄记录，容易引起误解，以及丁日后查询工作上的不便和其茱他一些工作不能很好的完成炸。例如，笔者所接触的一家否软件，出现了下表所示的操啥作日志记录。操作人姓名桴进入时间退出时间操作内容睑……………………杜玫筠僭99/03/1209：23：4599/03/1209：26：12制作凭证李传茂99/03/151

6、0：13：4999/03得/1510：26：34制≤7/7作凭证李传茂99/03赡/1510：26：379蛞9/03/1510：27讼：02审核凭证李传茂9鹰9/03/1510：27铆：0999/03/151滠0：29：56制作凭证……………………从操作日ˉ志的时间记录中我们可以看冷到，李传茂同志在制作完凭踌证后，即刻对凭证进行了审总核工作，是否存在软件允许囵自己审核本人制作的凭证呢？经过询问我们了解到，李菸传茂在试图审核自己制作的举凭证时未能通过。由此，我们看到操作日志对操作内容萼做了如实地记录，但是，由县于记录内容过于笼统，以致嗉造成误会。在此

7、笔者认为操蔼作执行功能的记录应该具体逮基本功能，同时记录操作执窒行的状况。例如，制作凭证鹧记录到凭证编号，审核凭证瘀记录到所审核的记帐凭证编埏号等，执行功能通过与否，ㄞ诸如此类的具体内容。这样サ做的好处是便于落实责任，肘究查问题，真实全面的反映悲会计人员操作情况，也便于日后审计工作的顺利进行。3、机制操作日志备份、打罄印问题操作日志的备份工羡作同样未能引起重视，许多圻软件的数据备份内容中并不滑包括机制操作日志的备份，仿甚至一些软件鉴于机制操作子日志文件过大，在月末结帐肝后自动进行删除，或没有提车供机制操作日志备份的功能头。7/7笔者认为会计软件的备苇份功

8、能不仅包括会计数据的扦备份，而且还应当包括操作含日志的备份。当然，