公司声像档案管理办法(3页)

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1、公司声像档案管理办法一、声像档案的管理1、声像档案是指机关、团体、企事业单位和个人在行使职责或从事社会活动中形成的具有保存价值的照片（包括底片）、录音带、录像带、影视片等载体材料。2、声像档案是全宗档案的一个组成部分，必须由档案中心集中统一管理。3、声像档案管理的主要任务是收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用，为企业生产、科研、管理和建设服务。4、声像档案的管理依企业档案分类编号标准、按不同种类、载体进行登记编目、排列存放。5、保管声像档案的要求（1）声像档案的保管按类别和载体不同，使用不同的装具分别排列保管。（2）设立专用库房保存声像档案，除具备普通档案库

2、七防要求外，其库房温度应保持13℃—24℃，相对湿度在35％－60％，磁带必须避开磁场。（3）原版底片与翻版底片、照片分开保管，底片装入底片袋后再放入特制的底片夹。保管、接触底片时防止弄脏、擦伤、损坏。（4）已录磁带放在密封盒里，按编号顺序放在远离磁场的专用柜架内。（5）定期检查声像档案保管情况。对长期保管且不常用的录音带、录像带，至少隔半年得绕一次；对经常使用和污损的声像，要及时修补、复制。（6）归档保存的声像档案未经鉴定和批准,任何人不得私自取消,抽出清洗,消磁和涂改。二、声像档案的鉴定对要销毁的声像档案必须经过鉴定小组领导同意，报主管领导批准，登记后，方

3、能销毁，并在登记目录中注销。三、声像档案的利用1、要编制声像档案的案卷目录等检索工具，为查找利用提供方便。2、建立声像档案借阅、利用制度，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。3、声像档案原版一般不得借出档案室外。如有特殊需要，须经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借、外租。4、建立声像档案的统计制度做好声像档案的收进、移出、现存数量、提供利用及效果等项工作的统计。四、声像档案的归档范围与要求1、声像档案的归档范围（1）上级领导人来公司视察工作或从事其它活动形成的声像材料；（2）外国贵宾来公司访问、洽谈等活动中形成的声像材料；（3）公

4、司领导在重要的活动中形成的声像材料；（4）公司召开的重要会议和举行的重要活动形成的声像材料；（5）模范先进人物在重要活动中形成的声像材料；（6）公司参加XX公司（市）级以上展览会的展品照片、录像带，以及荣获XX公司（市）以上奖励的文艺创作节（剧）日、体育运动项目和外地参加表演、竞赛等活动中形成的声像材料；（7）本公司荣获的XX公司（市）级以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片；（8）本公司人员参加国内外重要学术活动和被授予荣誉称号所形成的声像材料；（9）重要科技发明、荣获XX公司（市）级以上奖励的科研课题所形成的声像材料；（10）记录电厂重要工程建设基

5、地原貌、奠基仪式、施工过程及竣工典礼的声像材料；（11）重大人身、设备事故现场形成的声像材料；（12）本公司名称牌匾的照片；（13）本公司大型建筑、设备的照片；（14）在不同时期录制本单位情况介绍或汇报的声像材料；（15）其它具有特殊意义和保存价值的声像材料；2、声像档案的归档要求（1）声像材料整理后应在第二年6月底以前移交本公司档案室归档，不得私自保存。（2）移交时填写归档清册，双方签字备查。（3）声像材料必须详细记录内容、时间、地点、摄录人。（4）归档的声像材料必须是原版、原件、清晰、完整。五、声像档案保管期限表序号文件材料名称保管期限1属于产品、科研、设

6、备、基建项目的照片、录音带、录像带永久2市以上的领导来公司视察的照片、录音、录像带永久3公司领导主持召开的重要会议活动中形成的照片、录音、录像带永久4公司内重大事件或事故的照片、录音、录像带永久5市以上劳动模范的照片永久6知名人士的照片、录音、录像带永久7一般会议活动形成的照片、录音、录像带永久8一般资料性的录像带及文艺活动录音、录像带永久六、声像材料由摄录人员按下列要求整理1、每幅或每组照片（或底片）都必须有文字说明该片所反映的内容、时间、地点、摄影者。照片与底片互相对应。2、录音带、录像带一般按内容分类。分类时要把永久性的和长期性的分开，机密性的和一般性的

7、分开，不同版种（如原版、复版、播出版）分开。3、录音带、录像带的盒套外要贴上标签，写明录音带、录像带的内容、人物、日期、盘数以及编号、带长、时间等，录像带还应注明声道、机器型号等。