声像档案管理办法

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1、声像档案管理办法1.目的和范围本标准对我院在生产、科研及其它工作中形成的具有保存价值的光盘、录像带、录音带、照片、底片、电影片、幻灯片、缩微制品等专门载体材料的接收、整理和保管作出规定。2.引用标准/文件《电力勘测设计声像档案管理办法》DLGJ155-20003.职责档案管理部门负责声像档案的归口管理，各专业室及职能科室负责声像档案的归档。4.立卷、归档和验收4.1科技类声像文件材料归档范围4.1.1选站、选线过程中形成的声像文件材料。4.1.2工程招标、投标、工程审查、工程管理工作中形成的声像文件

2、材料。4.1.3工程施工中拍摄的关键项目(工程施工中的关键部件，工程中使用的新技术、出现的设计质量事故等)的照片、底片、录像带等。4.1.4设计回访、设计总结、设计评优和设计质量信息反馈中形成的声像文件材料。4.1.5对外访问、考察、学习，对外工程谈判中形成的具有参考价值的声像文件材料。4.1.6工程勘测设计中形成的照片、底片。4.1.7科研项目、标准化、业务建设中形成的声像文件材料。4.2文书类声像文件材料的归档范围4.2.1院党、政、工、团重要会议，“职代会”所形成的声像文件材料。4.2.2反映

3、本单位历史沿革的声像材料。4.2.3举行重大活动及重要外事活动的声像文件材料。4.2.4我院重要表彰、庆祝及其它有纪念意义的活动形成的声像文件材料。4.2.5其它有保存价值的声像文件材料。4.3归档时间4.3.1随时归档：工作活动结束，照片冲印加工后或录音、录像、光盘制作完毕后，承办人员应辅以文字说明，将其及时归档。4.3.2年终归档：一些零散产生或制作过程相对较长的声像材料，可随同纸质载体一起，于年终由承办部门整理并辅以文字说明后，统一归档。4.4归档要求4.4.1在本单位各项活动中形成的声像材料

4、须在工作结束后及时归档，任何人不得私自留存。4.4.2归档的声像材料要求声音清楚，画面清晰、照片、胶片要求底片(母片)和照片(拷贝)一并存档。4.4.3归档的声像材料要齐全完整，照片归档时，应同时有底片及文字说明。录音、录像带、光盘归档时，也要附有简要的文字说明。不同材料的说明内容如下：a.   录音带：录音的对象、时间、地点、中心内容和录制者。b.   录像带、电影片、幻灯片：摄制的时间、地点、中心内容、制作者和解说词。c.   照片（含底片）：拍摄对象（人物、背景、工程名称）、事由、时间、地点和

5、摄制者。d.缩微制品：工程名称、专业、图纸数量和缩微序号等。4.4.4应对归档的声像材料进行选择和鉴别，如一次会议形成了若干张照片，并不是要求张张归档，要从中选择出典型、有代表性的、质优的、反映会议不同议程的、不同角度的重要照片归档。4.4.5归档的声像材料应力求是原底片、原件（原声磁带），要尽量避免复制版或复制件。4.4.6归档人应填写《声像材料移交清单》〔附录A（标准的附录）〕。4.5验收4.5.1档案人员对归档的声像材料应进行检查验收，在接收磁带和光盘时，要听音看像，检查内容与文字说明是否相符

6、，音像效果是否清晰。符合归档要求后在《声像材料移交清单》〔附录A（标准的附录）〕上签字。4.5.2归档人在声像材料归档后方可到财务科报销费用。5.整编和保管5.1声像档案的整编5.1.1档案人员应对于归档的声像材料进行必要的检查和保护性处理，如检查、验收、编辑、包装等。5.1.2整理时应遵循声像材料形成的规律和特点，保持各声像材料的有机联系，并按重要程度和不同密级区别对待，以利于声像档案的保管和利用。5.1.3声像档案编号的基本模式如下：××－××××××－×－×－×××流水号属性代号(Ｋ或W)声像

7、档案类别代号归档年份（采用公元年号四位数）声像分类代字设计单位代号（我院代号为11） 1)分类代字：“ＳＸ”表示声像材料。2)归档年份：用4位阿拉伯数字表示。3)声像档案类别代号： 类别名称代号代号形式照片1X同一代号后加X即1X底片1D同一代号后加D即1D录音带D2 录像带3 幻灯片4 电影胶片5 光盘6 其他7 软盘8 4)属性代号：科技属性用K，文书属性用W。5)流水号用三位代码表示。例1：北京供电设计院1999年摄制的“北京供电设计院四十周年院庆”主题之一的照片和底片，其编号分别为：照片：1

8、1－SX1999－1X－W010；底片：11－SX1999－1D－W010例2：北京供电设计院2000年摄制的“王府井220千伏地下变电站概况”之一的照片和底片，电气专业，其编号分别为：照片：11－SX2000－1X－K003；底片：11－SX2000－1D－K0035.1.4照片的整编5.1.4.1按年度――专题分类。将一个年度内归档的全部照片结合不同的专题依次排列组卷。一个年度的照片档案可形成一卷或若干卷。5.1.4.2照片的排列。排列时应先排组，后排张。5.1.