声像档案管理办法

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1、........上海工艺美术职业学院声像档案管理办法为了加强和规范我院声像档案的管理，更好地利用声像档案信息资源，有效地为我院各项工作服务，根据《高等学校档案管理办法》、《上海工艺美术职业学院档案管理暂行规定》》等有关文件精神，结合我院实际情况，制定本办法。一、声像档案工作的基本原则（一）凡是反映学校在教学、科研、管理和产业等活动过程中，通过摄录或扫描方式记录的具有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等载体及其相配套的文字材料均属声像档案。（二）声像档案是学院档案资源的重要组成部分，由档案室实行集中统一管理，承办部

2、门应及时收集整理声像档案，定期向档案室移交归档，任何部门或个人不得拒绝归档或据为已有。（三）声像档案的主体是声像载体材料，整理时应遵循有利于保持其有机联系、便于保管和提供利用的原则。二、声像档案的归档范围和要求（一）声像档案的归档范围1、党政活动归档范围(1)学院主持召开的各种会议的声像材料。(2)校庆、历届教师节、重大纪念日、报告会、先进事迹介绍等重要声像材料。(3)上级党政领导和社会知名人士来院活动(包括视察、座谈)和题字（词）的声像材料。(4)国内有影响的教授、专家来院访问活动的声像材料。.专业学习资料.........(5)兄弟院校

3、代表团来院活动的声像材料。(6)建校以来主要领导任职期间的工作照、参加教学活动、科研等项目活动的声像材料。（7）学院级及以上各类活动中被评为先进集体、文明单位等状及奖品的照片。(8)其他有重要意义活动形成的声像材料。2、教学活动归档范围(1)迎新、开学及毕业典礼，领导、来宾的讲话，师生代表发言等活动场面的声像材料。(2)历届毕业生的毕业合影照片。(3)评优评奖大会场面材料及教学活动获得奖状和奖品的照片。(4)院级及以上的社会调查、参加各种竞赛活动的场面材料。(5)历届学生运动会、校运动会、代表我校参加省级以上运动会的比赛场面和破纪录、获奖和

4、兄弟院校运动代表队来访的声像材料。(6)学院重要实验设备仪器的照片及文字说明。3、科研活动归档范围(1)重大、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。(2)科研成果评选及颁奖仪式的场面的声像材料。(3)科研项目成果奖状、奖品及专利证书照片。(4)由本院发起并组织的学术活动等声像材料。(5)著名专家来院作学术报告的声像材料。(6)组织或代表学院参加各种展览会的版面及展品照片。4、外事活动归档范围.专业学习资料.........(1)国外友好人士及各种代表团来校参观访问的声像材料。(2)与国外学校、团体签定协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。

5、(3)外籍人士赠送的礼品照片等声像载体材料。(4)外籍教师来校讲学、工作的典型的声像材料。(5)本院派出到国外进行友好访问、考察、进修、留学等所获的声像材料。5、宣传活动归档范围(1)学院各种展览、陈列的照片、录像（每一块板面拍摄一张照片）。(2)学院组织的各种宣传活动场面的照片。6、基建活动归档范围反映学院不同历史时期变化、发展的校景和基建照片、重大项目开工前的原景和场地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收的照片等。（二）声像档案的归档要求1、属于归档范围的声像载体材料，由承办部门的兼职档案员在摄录工作结束后至学期结束前负责

6、收集、整理，并向学院档案室移交，任何部门或个人不得拒绝归档或据为已有。2、归档的声像载体材料必须是原版、原件（历史原因除外）。声音、图像必须完整、清晰。3、毕业生毕业集体照片由所属的学院负责收集，移交档案室。4、归档的音频电子文件必须以MP3或WAV为通用格式、视频电子文件整理时.专业学习资料.........以MPEG或AVI为通用格式、数码照片整理时应为JPEG或TIFF通用格式，照片、文字说明二者应齐全，文字说明要体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等要素，确切地反映照片的内容。5、归档的音频或视频电子文件一般以光盘为载体存贮。三

7、、声像档案的保管期限本规范确定声像档案的保管期限参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行，划分的保管期限有永久和定期两种，其中永久标识符号为“Y”、定期为“30年”（其中10年期限合并为30年)，具体详见附件l。四、声像载体材料的归档流程（一）形成与积累1、年初各部门（二级学院）布置工作时，同时布置形成和积累声像载体材料的任务。2、部门（二级学院）专、兼职档案员在摄录工作完成后及时收集声像载体材料和整理文字说明，按时移交档案馆。3、部门（二级学院）产生的声像载体材料，一般整理一份送学院档案室，一份自存档。（二）整理声

8、像档案以一盒（盘）、一张照片为一个整理单位即以件为归档保管单位，声像档案的整理内容包括对声像档案进行分类、拟写文字说明、排列、编号、装盒（装册）、编制目录等。1、分类声像档案在学