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1、高校固定资产信息化管理探讨科技情报开发与经济SCI-TECHINFORMATIONDEVELOPMENTECONOMY2007年第17卷第2期高校固定资产信息化管理探讨梁祖红,林佳瑜(广东工业大学,广东广州,510006):分析了高校固定资产信息化管理存在的问题,提出了高校固定资产信息化管理的解决途径。关键词:固定资产;高校;信息化管理;管理机制:G647:A254!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!1高校固定资产信息化管理存在的问题推进高校固定资产信息化管理,必须有新的管理制度和机制、新的软件开发理念和切合现实的思想作
2、保证,制度和观念如果不更新,再先进的信息化管理也会形同虚设。目前阻碍高校信息化进程的主要原因为:(1)管理机制不健全,权责不明确。很多高校虽设有独立的资产管理部门,但设备、各院系、审计、教务、财务、后勤等各部门依然共同负责对固定资产的监督管理。各部门各自为政、责权重叠,似乎大家都在管,实际上是没人管,责任不能落实到个体,权责不明确,遇上问题互相推诿、互相踢皮球。由于固定资产自身的复杂性以及管理环节较多,相关的管理制度一时也难以得到健全,管理中难免出现这样或那样的问题,因而制度不健全、无章可循的现象依然存在,有章不依、执行不力的情况也时有发生,还有的高校制定的规章制度
3、很多,却存在着某些缺项或严重缺陷,还有的条款或已经过时,或不具备可操作性。制度不健全或虽有制度但执行不力给固定资产管理工作带来严重的后果,久而久之,不仅让个别人有机可乘,更重要的是它会使资产管理人员责任心渐渐削弱,学校的资产得不到有效保护,从而导致资产毁损、流失。制度和机制的不完善直接引发了一系列问题,比如:现行的高校财务核算中固定资产既不提折旧,也不计算盈亏,购买时直接列为当期支出,资产一旦形成则很少再过问,以致出现了重购置轻管理、重资金轻实物的现象。货币形态的资产一旦转变为物化资产形态后,即失去了货币资产那样强制性责任制度的约束,固定资产管理规章制度也远不及货币
4、资产那样严格和规范。有的部门利用自身的优势和条件广开财源,片面追求“小而全”,资产一经形成就被部门占有、使用,即使是资产闲置,也不允许其他部门使用,很难做到在全校范围内资源共享;有些需要使用这些设备的部门共享不到只能想方设法筹集资金重复购置;有的部门又利用取得的部分收入购置已有的资产,这些资产有很大一部分在账外循环,固定资产流失严重。(2)现有固定资产管理软件设计的一些漏洞和欠缺。高等学校占有、使用的固定资产规模急剧膨胀,其构成日趋复杂,管理难度越来越大。尤其是随着校际间的合并与调整,学校内部推行的后勤、财务、人事、分配等各项改革的深化,对高等学校的固定资产管理工作
5、不断提出新要求。但是,多年来固定资产管理工作一直是高校管理的一个薄弱环节,管理基础工作不够规范,资产安全控制体系尚不完善,家底不清,账账、账实不符,资产流失的现象在不少的学校依然存在,与高等教育发展改革的新形势很不适应。近几年来,为加强固定资产管理工作,国内一些地区和学校进行了有益的探索,开发管理软件,开始使用计算机管理教学仪器、设备等,技术上有了一定的进步。但总的看来,这些软件实现的往往是对原来手工劳动的简单替代,完成的仅仅是单一业务和专门用途资产的管理,未能从根本上改变高校固定资产管理被动、滞后的局面。固定资产的管理始终存在着统计难、对账难、财产清查难等问题。第
6、一,有些软件的设计主要以统计功能为主,缺少对业务流程的管理,不能进行部门间的联系协调共享。它们侧重于数据库的管理,不能反映固定资产的验收、异动、报废申请等各项管理,缺少业务流程的管理,其最大的缺点在于不能体现业务管理与数据管理的关系,即业务逻辑关系,因而就无法满足业务管理的要求,同时,部门之间也不能实现互相监督。第二,有些软件无法反映高校固定资产的各种类别和整体情况。高校固定资产的内容和数量既庞大又复杂,统计口径又多样,而大多软件只能侧重于对教学仪器设备的录入与统计,而对房屋建筑物以及设备等多样的固定资产无法进行录入和统计,也没有提供统一的录入口径。第三,有些软件的
7、财务体系模糊不清,没有规范的财务台账,不能反映固定资产使用的周期性和历史状况。例如,软件设计的总账或明细账只能反映某一时点的结存情况,缺乏数据分析功能,不能针对某段时期的数据进行数据挖掘来反映固定资产的整体变化情况;缺少财会业务所必需的核算功能,不计折旧和盈亏,不能随时反映各类资产的结存余额;所提供的报表不能满足日常管理工作的需要,很多数据都要通过人工核算才能得到。第四,软件的设计缺少开放性,没有跟上校园信息化的需求,不能反映各个部门购入固定资产的整体情况。软件只能独立运行和操作,除了设备管理部门,其他有关的管理部门不能参与对固定资产的管理,只能在X上传输数据,
