推进高校固定资产管理信息化的思考

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1、推进高校固定资产管理信息化的思考王东亮北京市石景山区业余大学固定资产作为高校开展教学、科研以及行政等活动的基木保障，是办学成果的物质积累，也是学校生存和发展的重要条件。信息技术的高速发展使人类社会进入丫大数据时代，高校资产管理基础工作不够规范，资产安全控制体系不够完善，不适应教育改革发展的新形势。如何根据资源的利用情况，形成合理的评价体系，优化资产配置，是高校管理体制改革需耍深层考虑的问题。本文在完善管理制度、实现对固定资产的全面监控和提高资产利用率等方面，提出了加强高校资产信息化管理的解决方案。关键词：高等学校;岡

2、定资产;管理佶息化;随着高校办学规模的不断扩充，闹定资产也迅速膨胀，资产管理变得越发的复杂化。很多高校都存在资产闲置或者资产重复购置等问题，使得资产的利用率大大降低，传统的资产管理方式正在面临着新的挑战。虽然一些学校也进行了奋益的探索，用计算机软件管理教学仪器、设备等，但软件的实现也仅仅是对手工劳动的简单替代。基于现代信息技术数字化平台，进一步完善高校现有的资产管理制度，合理优化资源配置并充分发挥资源效益，为学校的改革与自身发展奠定基础。一、加强资产管理信息化•）确保固定资产数据的准确性当前，部分高校存在资产和财务数

3、据不一致的现象，资产的清查、统计对账需采用人工方式，繁琐且存在人为的不确定性因素。必须搞清楚固定资产的数量、比重，这样才能做到心中有数，从而进一步推进资产管理的信息化建设，实现物、账相符并实时监控，可以全面准确地反映资产总量以及变化趋势。（二）健全固定资产管理制度按照有关财务管理制度的要求，综合运用现代信息技术，制定规范的体系结构和业务流程，跟踪管理每一件固定资产釆购、验收直至处置与变动的过程，实时记录与反映资产状态。其管理的对象包涵了学校固定资产的各种类别，例如:房屋及建筑物、教学设备、科研仪器、办公设备等。系统自

4、动核对资产录入（包括:入库、变动、处置等过程）、验收、统计分析等信息，如果没冇按照规定填写，则无法进入下一步的流程。（三）简化流程从而提高工作效率。资产管理信息化可以通过校园网，让固定资产的管理部门和使用部门应用同一个软件系统参与资产管理，同时能有效地监管资产流动的各个环节，减少纸质文档的填报，彻底解决了各部门间对账困难与管理脱节的难题，简化办事流程同时提高了教职工认可度和满意度。二、高校■颺「=1定资产管理存在的问题根据与其他高校的考察交流情况，结合院校円常实际工作，高校的闹定资产管理工作是一个薄弱环节，普遍存在以

5、下几个问题。（一）重视程度不够。某些学校存在着重建设、重购置，轻管理的错误倾向，没有认识到固定资产管理对于学校的生存与发展起到至关重要的作用。认为固定资产管理工作只是单纯的、事务性的工作，看不到其全局性、系统性以及复杂性，没有把该项工作摆在应有的位置上。（二）各学校之间的相关信息模块不能实现对接。传统管理模式屮，一所高校屮的某件资产从招标购置到最终处置的全生命周期管理通常要涉及3、个部门。由于各个部门之间未能实现数据共享，掌握的仅是资产的部分信息，提取数据信息只能协调各个部门进行数据整合。且不同的部门建立了各自的相应

6、数据规范和管理流程，以便于规范自身管理要求，从而就导致了“数据孤岛”的存在。例如实际工作中，财务人员通过财务系统记账后填写报账信息无法联动至资产管理数据库;数据发生变更仍需手工维护，造成Y人力成本的浪费，降低了工作效率，且不利于资产数据的整合、分析、挖掘与再利用。（三）管理基础不够规范，观念老化、手段落后。一是一些学校责任落实的不够具体，缺乏严格且规范的内部牵制制度，存在账外资产情况，资产流失的现象仍然存在;二是基础信息不全，很难对资产进行有效监控;三是管理目标局限于固定资产是否安全、完整，不能形成合理而有序的调配机

7、制，短缺与闲置同时存在；四是有些教、职工固定资产管理的意识和觉悟较为薄弱，从不会主动查看个人资产情况，甚至将管理系统登录密码交由他人操作，不愿意改变多年形成的管理习惯。以上因素致使资产管理信息封闭，整理与沟通困难，不利于资产部门深入开展资产信息化管理。三、加强高校固定资产管理的解决方案（一）建立健全管理制度。深化资产管理信息化理念，使固定资产信息化主体更加明确，细化信息安全管理要求、加强信息化人员建设。根据网络化管理的要求，对固定资产管理的主要业务进行规范。例如:一项资产的增、减必须由多个管理部门参与完成，无论哪一个

8、管理环节，都能出具和应的规范的数据表格，如验收单、处置单、资产卡片等;教职工不得将账号转借他人使用，不得设置系统登录弱u令等，如果违反规定进行操作则由本人承担相应后果。（二）结合实际研发系统。高校应结合学校自身实际情况，运用现代信息技术，建立科学的固定资产管理体系，把软件的实用性、易操作性放在首位，同时兼顾一定的前瞻性。建立统一数据规范，使系统