购物广场会计档案管理规定

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1、购物广场会计档案管理规定为加强财务管理，进一步完善广场财务制度，更好地为广场经营管理服务，根据财政部《会计档案管理办法》，结合广场档案管理的实际情况，对广场会计档案及电子会计档案的管理特执行以下办法。第一部分会计档案的管理一、广场会计档案的范围及保管期限1、广场会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他会计核算资料。2、为方便查阅，对每年形成会计凭证、会计账簿、会计报表，先由经管人员在财务部门存放一年，一年期满后移交会计档案室归档。根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》，会计凭证、会计账簿保管15年；月、季度会计报表保管5年；年度会计报表永久保管；银行存款

2、余额调节表保管3年；发票存根保管5年，保管期限指从会计年度终了后的第一天算起。3、每年形成的其他数据资料：盘点报表保管3年；信用卡签购单保管2年；销售小票（收银留存联）、销售清单、商品信息单据、销售日报表、机关服务部结算单据（存根联）、广场促销活动所使用的优惠券（卡）保管1年，保管期限指从单据形成月份后的第一天算起，保管期满后由财务部统一销毁处理。二、会计档案的整理及装订要求会计凭证、会计账簿、会计报表的整理和装订应一致，统一使用广场印制的会计凭证封面、封底及帐本封底、封面进行装订。1、会计凭证应每月装订一次，装订凭证厚度应保持在3厘米左右，装订前应检查凭证是否按顺序排

3、列，凭证编号是否齐全，凭证附件内容及数量是否与凭证相符，记账凭证上制单人、记账、审核、会计主管等人员的印章是否齐全，并加盖现金收付章、银行收付章、转讫等相关内容的印章。每本凭证应编制凭证汇总表，在封面上加盖凭证所属年月、楼层、册数、起止号及有关人员签章。2、会计账簿装订前应先检查各类明细账余额是否与总账余额相符，账页数量是否齐全，序号排列是否连续，加入封底、封面，按牢固、平整、严密的要求进行装订后，在账簿封面上注明年度、楼层、装订整理起止号、账簿目录名称并加盖有关人员名章。如果会计账簿中打印出页码不连续，应用打码机在账页右上角处打上连续页码。财务部的总账、明细账页按标准

4、格式一年打印一次，次年2月底前完成，现金、银行日记账按月打印，在次年2月底前将各类账簿装订完毕。3、会计报表一年装订一次，按报表类别进行装订，每页报表应加盖制表及审核人名章，在封面上注明名称、年度、楼层报表总页数并加盖有关人员名章。三、会计档案的归档要求1、对每年需要归档的会计档案，应由保管人员按照归档要求于2月底前移交档案管理人员。通过编制“年度会计资料清单”，由档案管理人员逐一清点无误后，放入档案室保存。对于应归档的会计资料，应按期全部移交，档案管理人员必须按期点收，不得推诿拒绝。2、对不符合归档要求的会计档案，档案管理人员有权拒收，并令其改正后再归档。四、档案室的

5、设置和管理要求1、会计档案工作由财务部设专人负责进行业务指导、监督与检查。2、档案管理人员应严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。3、会计档案室应设置在干燥防水的地方，周围应备有防火器材。4、会计档案室应保持清洁卫生，并有适当的空道和查阅地方，以利查阅。5、建立“会计档案登记簿”、“会计档案查阅、借阅登记簿”，对移交的会计档案及时计入登记簿，对查阅借阅的会计档案按要求填入登记簿。6、会计档案按凭证、账簿、报表及其他核算资料分类，并按年度依楼层顺序存放入五节柜，并放入防虫剂，以防虫蛀。7、非本单位会计人员不得进入档案室。五、会计档案借阅及查阅要求1、

6、广场的会计档案为广场提供利用，原则上不得借出，有特殊需要必须经过主管领导批准。2、广场财务人员需查阅或借阅会计档案时，必须经会计主管同意并通知会计档案管理人员方可进行查阅。档案管理人员应及时将借阅人姓名、借阅日期、借阅资料内容、数量、归还日期等情况登记清楚。3、借阅人员不得在案卷中乱化标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复印原件。特殊情况需要复印时，必须经过主管人员同意后，方可复印。4、借出的会计档案，档案管理人员应按期如数收回，并办理注销借阅手续。六、会计档案的销毁程序1、属于国家有明确规定的会计档案（如会计凭证、会计账簿、发票等）保管期满，需要销毁时，档案管

7、理部门应提出销毁意见，经广场主管领导批准后，会同会计主管共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，严格按国家档案局有关销毁档案的程序进行销毁。2、属于广场自制的数据资料（如销售小票、销售清单、销售日报、优惠券（卡）、信用卡签购单等）保管期满后，移交财务部检查验收，经财务部呈报广场领导批准后，统一进行销毁。七、会计档案的考核会计资料经管人员及档案管理人员应严格执行以上档案管理规定，财务部将定期检查会计资料的基础工作和档案管理的执行情况，对违反上述规定，未达到档案管理要求的，视情节轻重，扣相关人员考核分。第二部分电子会计档案的管理一、广场电子