浅谈如何保证企业技改档案的完整规范

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1、浅谈如何保证企业技改档案的完整规范摘要：企业技改工程档案是企业技改工程建设过程和建设成果的真实反映，它对于加强技改工程质量控制，以及工程日后维修、改建、扩建等具有重要作用。本文主要阐述了技改中档案不够完整规范的原因，以及确保技改档案归档完整规范所采取的具体措施。　　关键词：档案管理企业档案管理技改档案　　　　随着我国社会主义市场体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，面对市场竞争愈加激烈的严峻形势，很多企业的老厂区及老生产线已完全适应不了企业发展的需要。鉴于企业的客观状况

2、和城市规划的要求，很多企业实施了易地技术改造工程。龙岩烟草工业有限责任公司的易地技术改造于XX年7月7日正式开工，XX年10月4日全面投入试生产，XX年6月30日全面竣工。工程总投资达亿元，占地209亩，总建筑面积124567平方米；主要设备集自动化、信息化、智能化和环保型为一体，汇集了美、英、德、法、意、芬、日等国卷烟工业的最新科技。XX年，为了适应行业推进以市场为取向改革的新形势，加强创新研究，突出“七匹狼”品牌风格特征，企业又着手进行了精品“七匹狼”车间技术改造项目，进一步提升“七匹狼”品位，增强企业

3、核心竞争力。易地技术改造工程是我厂建厂史上的跨世纪工程，它投资大、科技含量高、建设工期长、工种多，形成的档案资料多种多样。如何保证技改中档案的完整规范，是一个值得我们探讨的问题。　　一、技改中档案不够完整规范的原因　　1、前期档案的缺失　　前期档案主要包括项目建议书及其报批文件，可行性研究报告及其评估、报批文件，项目评估、论证文件，项目选址意见书及其报批文件，设计任务书、计划任务书及其报批文件等，它涉及的单位、部门多，各单位、部门之间相互交叉，管理层次多，按有关程序办理的文件材料也多，一份文件从编写到传签再

4、到行文签发需要的时间较长，工程管理人员若没有做到随时随地搜集、积累已形成的文件材料，没有做到及时催还被借阅的文件，就必然使得前期依据性文件产生丢失、遗漏或损坏。　　2、施工档案的缺失　　建设工程施工档案主要包括了开工报告、工程技术交流、工程图纸会审纪要、设计变更材料、施工组织设计、施工操作规程和标准，原材料及构件的出产证明及检测报告、各种施工测量、试验、验收、检查、评定报告、记录、施工技术总结、交工验收记录、竣工验收报告等。这一阶段所涉及的施工单位多且资质参差不齐，总承包单位又把各子单位项目层层分包。有的施

5、工单位对档案工作不够重视，往往只重视工程进度和效益，忽视平时档案的形成积累，如在施工过程中一些小规模的变更，没有及时修改到施工图中，导致设计变更单的缺失，所有这些都是引起施工档案缺失的原因。　　3、设备技术档案的缺失　　工程技改中设备技术档案是技改档案中不可缺少的一个大项，技改项目中引进大量国内外新技术、新设备。设备档案包括有关工程设备采购项目中所有的购置文件材料、产品合格证、说明书、维修书、随机图纸以及在安装、调试、使用、维护、改造过程中形成的设备档案。许多大型设备和它的技术资料不是同步到货，使得设备资料

6、验收滞后造成丢失。另外，设备技术资料在用于安装调试过程中也容易丢失、损坏，而在安装调试时形成的资料因没有及时搜集也易丢失。　　4、竣工档案的不完整规范　　工程竣工档案主要包括项目竣工验收报告、工程设计、施工、监理总结、项目环保、消防、档案等单项验收、审批材料，工程审计报告、结算书及各种竣工图等。技改工程规模大、项目多、施工单位杂，总承包单位没有及时催交，各专业之间的相互衔接不够而导致一些项目的档案无人编制，如设计变更执行程序不规范，造成图物不符，竣工图失实，项目环保、消防、档案等单项验收、审批材料在报批、审

7、批、借阅中丢失等。　　5、声像及电子文件档案的残缺　　工程技改中的声像及电子文件档案主要指反映工程建设全过程的照片、录音带、录像带、电子光盘等。它与纸质档案一样，是整个技改工程中直接形成的有保存价值的历史记录，具有较强的凭证作用和法律效力。所以在整个技改过程中，需要收集、积累从开工前的原貌、开工时的开工典、基础施工、主体施工、装修到竣工各个阶段的照片资料和底片，特别是要害部位如隐蔽工程、工程质量事故等方面，更应该随时拍摄、随时收集。可一些施工单位往往不重视这方面档案的要求，以至于造成这这方面档案的缺失。　　

8、二、保证技改档案完整规范的措施　　1、制定完善的管理制度　　制定完善的管理制度是指导监督的执法依据。企业应根据《国家重大工程建设项目文件归档要求与整理规范》及相关法规标准规定，结合工程项目施工进程所涉及的内容和单位，制定相关单位人员的职责范围、工作标准及考核措施，严格实行“三个纳入”，从加强工程管理入手，实施严密科学的管理制度。其中,“三个纳入”的具体内容为：　　将档案管理纳入合同管理。把档案归档纳入施工合同中，