2016新编哈尔滨师范大学电子文件归档管理暂行办法1

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1、哈尔滨师范大学电子文件归档和电子档案管理暂行办法第一章总则第一条为了规范学校电子文件的归档与管理工作，保障电子文件的真实、完整、安全，根据国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，结合学校实际情况，特制订本办法。第二条范围：本办法适用于哈尔滨师范大学各单位产生的电子文件的归档与管理。第三条术语和定义：电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等介质上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以进行网络传递的文件。电子公文：学校通过统一配置的电子公文处理系

2、统形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子档案：经过鉴定具有保存价值的归档电子文件。逻辑归档：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。物理归档：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向校档案馆归档的过程。电子文件的真实性：对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。电子文件的完整性：电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。电子文件的有效性：电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。背景信息：描述电子文件生成的

3、职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。元数据：描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。第二章电子文件的收集与积累第四条电子文件的收集范围：学校各项活动中产生的、具有查考利用价值的电子文件及相应的背景信息和元数据。电子文件的信息类型包括：（一）文本类文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。类别代码为T。（二）图像文件：采用扫描仪、数码相机等设备生成的静态图像文件。类别代码为I。（三）图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获

4、得到的静态图形文件。类别代码为G。（四）影像文件：通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件。类别代码为V。（五）声音文件：通过计算机声音处理技术形成的记录声音的文件。类别代码为A。（六）超媒体链接文件：用计算机超媒体链接技术制作的文件。类别代码为O。（七）程序文件：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支持软件和应用软件的源程序及其开发、编译工具。类别代码为P。（八）数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。类别代码为D。第三章电子文件的归档第五条电子文件归档范围参照纸质文件的归档范围，并应包括相应

5、的背景信息和元数据，详见《哈尔滨师范大学电子文件归档范围（试行稿））》第六条电子文件的归档时间，物理归档可视情况按月或季度向档案馆移交，逻辑归档可实时进行。第七条电子文件的归档格式：（一）文本类电子文件归档时统一转换为PDF格式。（二）静态图像电子文件归档时统一转换为TIFF、PDF或JPEG格式。（三）视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。（四）音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。（五）其它格式的电子文件，归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。第八条电子文件的归档要求：（一）“双轨制”归档：电子文件与相应的纸质或其他载体形式

6、的文件共同归档，并在内容、结构和相关描述上保持一致（二）电子文件形成部门将归档电子文件转存到“档案管理系统”，并按档案著录格式要求建立关联目录，或填写《归档电子文件登记表》并与电子文件建立关联。（三）归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。（四）通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。（五）电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。（六）电子文件归档后仍要在原部门计算机硬盘或光盘上保留一

7、年方可销毁。第四章电子档案的保管、统计第九条电子档案存储与保管的要求：（一）存储载体：采用刻录光盘；一式三套，一套封存、一套提供利用、一套异地保管；刻录光盘表面应有打印或光雕的标注信息，注明载体编号、电子档案档号等。（二）电子档案以件为单位进行整理，整理方法按照国家档案局的《归档文件整理规则》进行整理。（三）电子档案的分类方案按哈尔滨师范大学制定的《档案实体分类方案》编制实体分类号。（四）存储电子档案的刻录光盘应有说明文件和归档电子档案目录信息。（五）电子档案刻录光盘每两年要机读抽检一次，抽检率不低于10%。（六）电子档案刻录光盘每满四年应转存

8、一次，原载体保留时间不少于4年。（七）电子档案刻录光盘的保管应采用专门的保护设备，竖立存放在防光、防磁、防