档案管理办法资料

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1、精友时代信息技术发展有限公司档案管理办法文件编号JY/02-2012版本/修改状态A/0精友时代信息技术发展有限公司档案管理办法实施日期：2012年4月17日第10页共9页精友时代信息技术发展有限公司档案管理办法文件编号JY/02-2012版本/修改状态A/01目的1.1为加强公司档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化，更好地服务于公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》和《文件控制管理办法》的有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。2使用范围2.1本办法适用于公司各部门及各区域的档案管理。3职责3.1企管部是档案管理的归口管理部门，负责公司

2、档案保管、借阅、档案受控编号的管理，并对公司各部门、各区域档案使用和保管情况进行监督、检查。3.2公司各部门、各区域指定专人负责本部门档案的收集、整理、统计、临时保管、提交公司档案室等工作。3.3工作中有多个部门参与办理的，形成的档案由主办部门收集、整理、提交。4档案的编制原则和编制方法4.1术语4.1.1档号：档案室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。4.2档号编制原则4.2.1唯一性原则4.2.1.1档案室档号代码具有唯一性，一个代码只表示一个档号对象。4.2.2合理性原则4.2.2.

3、1档号结构必须与档案的整体分类体系相适应。4.2.3稳定性原则4.2.3.1档号一经确定，一般不随意改变。4.2.4扩充性原则4.2.4.1档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。4.2.5简单性原则4.2.5.1档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。实施日期：2012年4月17日第10页共9页精友时代信息技术发展有限公司档案管理办法文件编号JY/02-2012版本/修改状态A/04.3档号的结构非项目：一级目录公司代码——二级目录部门——年度——流水号。项目：一级目录公司代码——二级目录-客户名称项目分类-

4、部门——年度——流水号-子目录流水号。例一：例二：GLSD—WX-BGRJ-SC—12—0007-BX管理类-精友时代—外部项目-保险公司-软件-主责部门—年度—流水号-标书4.4档案的总目录分类（一级目录）4.4.1管理类文件（GL）4.4.2技术类文件(JS)4.4.3外来类文件(WL)（非本公司范围内产生的文件）。4.5档案的分目录分类（二级目录）4.5.1管理类文件包括：体系文件(TX)、人力文件(RL)、财务(CU)（会计凭证、会计帐薄、财务报告）对内项目（NX）、对外项目(WX)等文件。实施日期：2012年4月17日第10页共9页精友时代

5、信息技术发展有限公司档案管理办法文件编号JY/02-2012版本/修改状态A/04.5.2技术类文件包括：数据(SJ)、手册(SC)、课件(KJ)、版权(BQ)、标书(BS)、其它(QT)等。4.5.3外来文件包括：图册(TC)、图表(TB)、法律法规(FL)等。4.6公司代码包括：精友时代（SD）、精友世纪（SJ）、中保研(ZB)、领君国际(LJ)、中咨公估(ZZ)4.7行业包括：保险公司（BG）、汽车主机厂（ZJ）、保险行协（BH）4.7客户名称：人保(RB)等4.8项目分类包括：软件（RJ）、数据（SJ）、咨询（ZX）、培训（PX）4.9子目录

6、流水号：标书（BS）、合同（HT）……5归档范围5.1是指本公司及各区域从事经营、管理及其他各项活动直接形成的对本公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。5.2本公司档案为全部受控文件。5.3提交档案包括但不限于下列内容：5.3.1凡是反映公司活动、具有查考利用价值的文件资料（公文、传真、图表、报刊、录音、录像、盘片等）均属于归档范围。5.3.2公司颁发的各种正式文件的签发稿、重要文件的修订稿。5.3.3公司召开各种会议的材料，包括会议通知、报告、决议、总结、发言、记录、纪要等。5.3.4公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。5.

7、3.5公司及各部门、各区域的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、纪要、统计报表及简报。5.3.6公司及各部门、各区域制定的规章制度。5.3.7公司及各部门、各区域干部任免、调配、培训、职工的录用、转正、定级、调资、奖惩等档案。5.3.8公司固定资产、财产等移交凭证。实施日期：2012年4月17日第10页共9页精友时代信息技术发展有限公司档案管理办法文件编号JY/02-2012版本/修改状态A/05.3.9项目立项申请书、项目论证材料、计划任务书、合同或协议书、设计书、设计审批意见书、成果评审及鉴定意见书、科技成果登记、获奖材料、必要的工作细则

8、、指南及其附件等文件；阶段性工作报告、总结、最终工作报告及其全部附图、附件、附表；报告的底稿、底图、原始记录