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时间:2018-08-08
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1、內政部東區老人之家檔案檢調作業要點94.04.01東老秘字第0940000696號函陳報94.04.27台內總字第0940003077號號同意備查一、內政部東區老人之家(以下簡稱本家)檔案之檢調,除法令另有規定外,依本作業要點規定辦理。二、本家人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其借調檔案情形;借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者,應依相關規定列為職務移交事項。三、調卷:(一)借調檔案以與承辦業務有關者為限。(二)因業務需要,借調非主管案件時,應送會承辦業務主管同意,或簽
2、請家主任核准。(三)本家各單位借調機密檔案,應填具調案單。借調極機密以上等級者,應經本家家主任核准;借調機密以下等級者,應經業務承辦單位主管核准。但屬國家機密者,除辦理該機密事項業務者外,應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。(四)民眾依法申請閱覽、抄錄或複製檔案,另依本家檔案申請閱覽須知規定辦理。(五)本家以外之機關借調檔案,應備函提出請求,並經簽奉核准後辦理;有權調閱之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調用目的及調用期間,由業務承辦單位簽奉核准後,依規定辦理調卷外借,並負
3、稽催之責。四、調卷手續:(一)申請借調檔案時,應以一件、一案或一卷為申請單位,並由調案人填具調案單(如附件),載明下列事項,經核准後,送檔案管理單位調取:1、調案人姓名及單位。2、年份及檔號或文號。3、案由或案名。4、調案申請日期。(二)電子影像檔案或電子公文檔案之調閱,得採線上方式處理;線上調閱方式,應設定使用權限,並保留調閱紀錄。五、緊急調卷:(一)調案人先以電話,將所需借調檔案之「年份及檔號或文號」及「案由或案名」告知檔案管理單位,並將調案單傳送以利核對,俟檔案由遞送人員送交調案人並經核對無
4、誤後,應將調案單正本交由檔案遞送人員攜回檔案管理單位。(二)除機密檔案外,如不須借出原件,只須傳真文件時,調案人可於調案單備註欄上加註傳真二字,並經陳核後,以傳真方式,傳送檔案管理人員,據以辦理。六、還卷手續:(一)歸還借調檔案後,應索回調案單;所借調檔案應辦理還卷手續,不可併隨新案歸檔。(二)機密檔案歸還時,調案人應在內、外封套上加蓋密封章或職名章密封,並加註歸還日期。七、檔案管理人員審核處理注意事項: (一)檔案管理人員應依核准之調案單,妥速檢取檔案,註記件數、頁數及應歸還日期於調案單後,交予
5、遞送人員送交調案人逐件清點簽收。(二)檢調之檔案,以調案單所載之範圍為限。但檔案如已裝訂成卷不易拆開時,得整卷檢出,提供調案人使用。(三)檔案調出後,檔案管理人員應作成調案紀錄,扼要記載調案人、調案單位、調案日期、案名、案由、文號、稽催情形、應歸還日期及歸還日期。調案紀錄得以紀錄卡、紀錄簿、電子或其他方式紀錄為之;調案紀錄於其所載檔案銷毀或移轉後,始得銷毀。(四)借調或調用之檔案如已調出使用,檔案管理人員應告知調案單位;必要時,並得通知前調案人儘速歸還;調出之檔案如有公務急用時,得隨時催還。(五)
6、對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應定期辦理稽催;經洽催三次仍不歸還時,應簽請家主任或其授權人處理。(六)檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後,於調案單及調案紀錄上註記歸還日期,始將調案單退還調案人;如違反第八點第一款所定情事時,其調案單不予退還,並應於調案紀錄上載明事由,簽報家主任議處;歸還之檔案,應速整理完竣,並歸回原位。(七)機密檔案借出時,應外加封套密封後加蓋密封章,送調案人簽收,或由調案人或調案單位指定人員親至檔案管理單位簽收。但屬極機密以上等級者,應由調案人親自為之。(八)前款使
7、用外封套之規定,於調案人親至檔案管理單位簽收或備有機密檔案傳遞專用箱盒(袋)者,不適用之。八、調案人應注意事項:(一)借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。(二)借調或調用檔案除機密檔案之借調,應於七日內歸還外,應於十五日內歸還。屆期需繼續使用,應填具調案單提出展期申請,並經單位主管或本機關權責長官核准,知會檔案管理單位後,始得為之。但因行政訴訟等需要,經函送行政法院等機關並副知檔案管理單位註記列管者、不
8、在此限。(三)展期期間依前款規定,並以三次為限。展期次數超過三次,仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後,再依規定辦理借調。(四)調、離職人員如有借調檔案,應全部歸還,不得轉借。九、本要點經內政部核備後實施。內政部東區老人之家調案單第1聯由檔案管理單位備查編號:申請日期:年月日(由檔管管理單位編碼)文號年度/檔號/案由或案名借調原檔案理由□現場閱覽□複製□攜回參閱(請詳述理由)調案單位聯絡電話調案人簽章會辦原承辦人(簽章)調案單位主管核章業務單位主管會章首長核章借調日期年月日預計歸還日期
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