文秘毕业论文 秘书管理能力探讨 --论秘书如何提高管理能力

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1、秘书管理能力探讨                                    --论秘书如何提高管理能力    很多人不明白秘书管理能力具体指什么？    首先什么是秘书？从广义来看，秘书是领导人的实务与信息助手，从狭义来看，秘书是一种职务名称，是一种社会职业，指处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。    什么是管理？管理是指在一定的环境下，为了达到组织的目的，组织内的成员从事提高组织资源效率的计划、组织、监督、协调和控制的行为。包括人力资源管理，信息管理，企业经营

2、战略管理，日常事务管理等等。    如今，在电视剧的推动下，许多不了解秘书这一职业的人认为，所谓秘书就是为领导安排日常事务，端茶递水，有时还要充当“门神”，“闹钟”作用，管理似乎只是领导的事。我想，有这种想法的人一定是对管理的定义仅仅局限在人事管理上，认为管理就是指管理者的决策作用。然而，在研究秘书的发展历史后，尤其是近十年来西方发达国家秘书发展史后，我发现，在这个由计算机带领的信息时代，秘书这一职位，正慢慢开始经历从事务服务型到管理助理型的转变过程。    我国在秘书的职能角色定位中，把秘书分成初级秘

3、书，中级秘书和高级秘书。“初级秘书助理——事务性文秘。主要工作是文案写作、事务性工作处理。主要是琐碎事务操作、电脑文案。中级秘书助理——文秘+辅助管理。他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，管理水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力。高级秘书助理——文秘+独立管理。他们属于管理阶层，对他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼。完全能够独立进行项目管理、事务统筹、决策指挥。”从这一点来，管理职能在秘书工作后期，占很大比重，本文论述的“秘书的

4、管理能力”也是建立在高级秘书这一阶段上的。    那么，秘书管理能力具体指什么呢？    秘书管理指秘书人员的形象管理、沟通管理，协调管理到办公室管理、文件管理、会议管理、信息与档案管理，公关活动管理等，这些都是秘书日常管理工作的一部分。而秘书在处理自己的形象，沟通，协调，到办公室、文件、会议、信息与档案，公关活动等时能力，就是指秘书的管理能力。    举个中国古代名著中的例子。在众所周知的《红楼梦》中，鸳鸯掌管着贾府的财政经济，把贾府的资金打理的井井有条，所以深得大家的赏识和信任。后来贾府资金困难，贾

5、琏、王熙凤商量把贾母的东西偷拿出来一些典当，以解决贾府资金短缺的问题，于是向鸳鸯求助的场景。用现代的眼光来看，鸳鸯其实就是充当着老太太的秘书这一角色。而贾琏、王熙凤为了解决家里的经济困难，避免让贾母担心，从而选择了跳开领导转而求助秘书--鸳鸯，从这一点来看，高级秘书工作需要承担管理者的角色，当然，这种职能是建立在双方互相信任和秘书本身的管理能力之上的。由此可见，高级秘书工作中，秘书的管理能力是尤其重要的。    那么，我们应该如何提高自身的管理能力呢？    一，秘书管理能力的提高，首先应该加强学习与实

6、践。    在企业的各种经营活动当中，作为企业支柱的管理者的能力直接影响到了企业的利益和将来的发展，而作为一名现代秘书，更是应该在自身原本的条件上不断提高不断发展，才能适应企业的发展。秘书应该有与时俱进的学习意识，把学习摆在重要位置，古语说“活到老，学到老”，学习是进步的阶梯，是提高我们知识水平，理论素养的途径。让我们以形象管理能力为例来具体的解释我们为什么要加强学习的原因。形象管理能力是指秘书不仅要对自己的内外形象进行管理的能力。有人说，形象管理能力还需要学习嘛？答案是肯定的!凡事都不可能一步登天，形

7、象管理能力亦是如此。在接待客户，商务谈判等公关活动的过程当中，秘书往往是首当其冲的，而客户对于一个公司的第一印象一定程度上会受到对秘书印象的影响，秘书人员的形象好坏，直接关系人们对组织的看法。初出茅庐的秘书必须学习在各种公关活动中应该如何化妆、穿着、行为举止以及各种礼仪规范等。举一个很简单的例子，一个秘书随领导去国外进行商务谈判，之后，参加酒宴时，在上菜的时候，她离席去了洗手间，没有同桌的人打声招呼，也没有把餐巾放在椅子上再走，结果打乱了整个吃饭的程序和气氛，使客户十分不满意。如果在去参加酒宴之前，这位

8、秘书能事先学习一下当地的餐桌礼仪，那么，她也不会闹出这么个笑话了。秘书这一行业，需要我们集百家之长，使自己具有较宽的知识面，又需要我们有较深厚的专业知识，这需要我们不断的从书本中，他人的经验中学习各种各样的知识。但并不是单纯的学习这些知识就行了，“纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行。”只有把知识运用到实践当中，才能验证知识的真理性，才能获得属于自己的经验，以求提高工作效率，使自己更好的完善工作。所以，我们需要在学习后实践，在实践中学习，不断的提