新形势下高校文秘工作者如何做好办公室事务性工作

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1、新形势下高校文秘工作者如何做好办公室事务性工作（2007年6月23日）根据校领导的要求和年初办公室工作计划安排，今天，我们在这里举行首次全校文秘人员培训班，这是新形势下我们广大文秘工作者提高业务素质和工作水平的需要，也是学校实施“效能建设年”、提高工作效率和办事能力的重要举措。我作为校党办、院办、外事办公室主任，多年来在工作实践中应该讲积累了一定的经验，也有一些自己的心得体会，借此机会，我想同大家探讨如何更好地做好院系、部门办公室文秘人员事务处理工作，主要是探讨如何做好会务工作、接待工作、礼仪和公关

2、事务技巧等四个方面的问题，由于时间关系，理论方面的知识就不多讲，完全是一些实用性、应用性的经验和知识，供大家参考。第一节、会务工作会务工作是一项非常琐碎和细致的工作，也是我们文秘工作者必须掌握的一项重要工作。秘书工作者几乎每天都要接触、安排或参加各类会议会务，尤其是在筹备大型会议时，更要求秘书人员如“内勤部长”一样从生活、工作上的各个方面对与会者进行帮助和照料，而且要求秘书有一种很正确的心态来处理自己于会议中的身份——“幕后”，要做好自己的这一角色的工作，以便更好的开展工作，对秘书人员来说，这不仅是

3、工作业务上的水平，更是精神上的一种升华和提炼。（一）会务工作程序一般来说，会务工作主要有三个阶段，即会前准备工作、会务组织与服务工作和会议善后工作。1、会前准备工作（1）组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。（2）发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。（3）印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。（4）大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。（5）大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。（6）会场布置。会场布置要充分体现会

4、议气氛。①悬挂会标、徽记、旗帜等。　　②设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。　③确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。　④保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。　⑤摆放适量花卉。（7）后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。（8）做好会议发言、投票、发奖、合影等方面的准备工作。（9）进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。（二）会务组织与服务工作1、会务人员提前1小时到达会场，反

5、复检查会场准备情况。2、搞好会议签到、材料分发。3、落实主席台领导、发言人是否到齐。4、按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机及BP机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。6、做好会议记录，写好会议简报。7、组织照相。8、为与会人员预定车、船、机票等。（三）会议善后工作1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席卡等。2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。3、做好会议文

6、件的清退、收集、归档工作。4、做好会议宣传报道工作。会议目标的实现，会议成果的取得，有诸多因素，其中最重要的是领导者的指挥是否正确，在他领导下的工作班子是否得力。大中型会议，一般都成立工作班子(或叫领导小组、筹备组、秘书处)，成员大多是在每次会议前及时从召集会议的领导机构和各单位的秘书部门中抽调。由一位领导担任大会秘书长，下设会务组、秘书组、生活组、财务组等。小型会议一般不设工作班子，直接由秘书人员协助会议领导者工作，做好从会议筹备到善后的一系列工作。大型会务一般是由办公室承办，各院系部门一般只是承

7、办中小型会议。l、安排议题，确定步骤2、拟定与会人员范围或名单3、办理会议报批手续有些会议须经上级或有关主管部门批准才能召开。凡需报批的会议，要在请示中将开会的理由、会议的议题、会期、地点、参加人数和人员级别、会议经费和准备情况等写清楚。未批准前不得先发会议通知，更不得先开会后报批。4、发会议通知发会议通知可用书面或电话形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般

8、的会议通知不编文号。发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对受邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。5、准备会议文件和材料会议文件、材料指领导人的讲话稿或工作报告、典型经验、会议须知、日程表、编组名单等。讲话稿或工作报告一般由秘书人员起草。当秘书人员把它们交给领导同志时，应提醒哪些问题是重点，哪些地方与会者可能提出质疑。文件和材料在认真核对后即打印好。印刷