采购部管理流程及实施细则

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1、采购部管理流程及实施细则目的为了明确部门职责及物料采购流程，降低采购成本，提高外购物料产品质量和准时到货率，提升供应链的管理水平，特制定本细则。适用范围适用于公司采购部与生产部，质检部，仓库，财务部及物料供应商之间有关物料供应管理控制的过程。制定原则3.1强化计划性，责任心，成本控制的原则。3.2公平、公正、公开透明的采购原则。3.3具体工作程序，标准及要求。具体实施细则一、物资采购审批流程：1、生产物资的采购审批流程生产计划科根据销售下达的销售合同订单制定《生产BOM表》下发各相关部门，技术科依据生产计划科下达的《生产BOM表》编制《物料BOM表》转仓库进行物料平衡，确定需

2、购材料数量转生产计划科确定需购材料到货时间，《物料BOM表》应在技术科编制完成后4小时内下发到采购部进行材料采购工作。1、销售部三包件及配件零售材料的审批流程:由销售、售后内勤接到三包件需求通知后,编制物料采购申请单,由客户服务部部长审核,销售总监批准,交仓库填写库存数量确定需购材料数量，转生产计划科下发材料计划单到采购部，由采购部进行采购。2、设备及工具的审批流程：由直接指导或从事该项工作的人员填写《请购单》，经部门主管审核，生产总监批准后交采购部，采购部根据需求，制定材料采购计划单，由采购部部长审批后给予采购。3、样品试制物料的审批流程：如技术部生产样品需用某种物料，公司

3、未有此物料或为新增物料时，由技术部人员填写《请购单》及图纸资料和技术参数，经部门主管审核，生产总监批准后交采购部，由采购部依元件规格资料要求寻找供应商采购。采购实施1、询价、比价、议价、定价作业1.1采购物料明细表采购员根据生产计划科下发的《材料计划单》和各部门递交的《请购单》编制《采购物料明细表》，《采购物料明细表》应详细标注材料名称、型号/规格/材质、单位、订购量、到货时间等资料，经采购部部长审批后下达供应商进行询价、比价工作。1.2比价、议价本公司所有物料采购必须向经公司认可后的合格供应商购买，以有信誉、有能力的供应商为询价对象。采购人员在合格供应商中选择三家以上供应商

4、进行询价，以利于比价作业进行，并从中挑选在品质、价格、交期与服务等方面符合公司要求的供应商；议价过程必须明确交货周期、订购量、品质标准、价格条件、包装要求、货款支付周期等。采购人员将比价、议价结果报采购部部长审批。1.3采购合同的签订采购员依据议价结果选择合适的供应商，经采购部部长审核批准后签订《采购合同》，并按《采购合同》所约定的付款方式进行付款。采购员应及时根据《采购合同》在ERP系统中录入《采购订单》，系统中没有档案的应及时按照公司规定提报给系统管理员增加存货档案。2、采购物资的交期控制2.1采购合同审批及资金申请采购合同签订后，根据所签合同的付款方式填写《付款申请表》

5、，由采购部长审批后交生产总监审批、财务总监审批后付款，并及时通知供货商安排生产、发货。2.2采购合同的跟踪采购人员在《采购合同》生效后，采购员要在采购实施中的各个阶段以电话或传真形式联络供应商，跟催交期。急单采购要将约定交期回复需求部门，如有异常不能按既定交期交货时，应以书面形式，注明"异常原因"及"预定交货日期"第一时间转送生产计划科，征求意见拟订对策处理。3、采购物资的入库：3.1采购物资的报检采购物资到厂后，供应商将《送货单》交仓管员，由仓管员引导供应商将物资存放在待检区并及时通知质检科进行物资检验，检验内容包括：物料名称、型号/规格/尺寸/材质/性能/外观等是否符合公

6、司要求。3.2办理入库手续仓库依照ERP系统中的《采购订单》的数量及规格型号对物资进行验证，符合本公司要求的物资依据采购部制定的《采购订单》制作《材料采购入库单》并有质检人员签字确认，由仓管员依照定置管理进行归位摆放，检验不合格需退货的通知采购部办理退货手续。4、采购费用的结算流程：4.1采购物资的入账采购人员对照《物料请购单》、《材料采购入库单》、《发票》、《合同》进行核对，核对无误后交采购部部长复核并同时在ERP系统中生出采购发票进行结算，转交财务办理入帐、结算手续。4.2预付款的资金使用采购人员依据采购合同约定的付款周期到期办理《付款申请单》，由采购部部长核对无误后交生

7、产总监审批，再由财务总监审批，交财务出纳付款，付款后及时将汇款底单传真给供货商安排生产、发货，并在《采购台账》中做好记录。4.3按公司付款协议付款的资金使用采购员在每月的月底协助财务联系供应商进行对账付款，需付承兑的货款，及时联系供货商开具收款收据，以EMS快递方式发给供货商。并在《采购台账》中做好记录。4.4现金资金的使用采购员需要现金采购的零部件、接货的运费、叉车和吊车的租赁费用，由采购员每月申请1000元备用金，月底凭结算单据交给采购部部长核对无误后交生产总监审批，再由财务总监审批，交财务出纳进行