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1、以一个实训练习为例谈如何写好报告中国传媒大学南广学院程萍写作是秘书工作者的一项必备技能，也是许多秘书工作者的优势所在，人们一提到秘书，就会想到“笔杆子”、“大才子”，所以，我校高级文秘专业专门开设了8个学分的写作课，分两个学期授课。然而，当笔者在大四上学期，对学生进行该模块的实训时，发现仍有同学写作关没通过。我校采用的实训教材是高教出版社出版的徐静、周渔村主编的《秘书实训》，本文试着结合其写作模块中的案例一，谈谈专业学生写报告时应注意哪些问题。案例一如下，要求学生根据案例内容，写一份第五分公司向总公司汇报扩建冷
2、库情况及投入使用后情况的报告。某商贸集团总公司是省属的集化工、电子、服装、原材料、副食品等进出口贸易于一体的大型国有企业。目前拥有分公司15家,总资产近150亿元,在职职工近5万人。商贸集团第五分公司主要经销副食品。几年来,随着城乡人民生活水平的不断提高,第五分公司的市场前景越来越广阔,分公司的规模也不断扩大。2001年,第五分公司所属的一个副食品冷库需要扩建。根据有关人员反映,自1998年以来,由于市场经济的迅速发展,农村许多地方办起了养殖场、鱼塘等,有的实行了联营,鲜肉、鲜蛋、鱼虾等副食品大量增加,极大地丰
3、富了菜篮子。在这种情况下,原有冷库已不能满足需要。他们想在分公司所在地的东望县再建一个冷库,面积为90m×60m,这样,可储存鲜肉、鲜蛋、鱼虾等近200吨。为此,他们请求总公司拨款800万元,并希望于2001年破土动工,争取次年投入使用。该分公司将选派一名有经验有能力的副经理分管此项工作。商贸集团总公司接到第五分公司的请示后,当即予以回复。指出:随着市场经济的发展和我国即将加入WTO,扩建冷库很有必要,希望分公司接此文后,即同当地有关部门协商,在保障安全的前提下,选好建库地址,按期投入使用。所拨资金要专款专用,
4、不得超支。至于所提800万元建一个冷库的请求,标准太高。因为资金有限,所以,只拨给建筑款项500万元。款不够,可采用其他办法筹款,但要符合国家政策。第五分公司接到总公司批复和建筑款后,当即派王副经理负责此项工作。他们采取股份办法,自筹资金100万元。王副经理组织人员,经过严格的招标后,确定由本省建筑工程公司第三建筑队负责施工。工程于2001年7月破土动工,2002年7月10日竣工。然后,6又用了近20天时间布置、安装、调试设备。冷库于2002年8月1日正式投入使用。该冷库建在东望县南郊,西邻火车站,东邻108国
5、道,交通运输便利。该冷库占地面积为80m×50m,分上下两层,4个区域,分别储存肉类、蛋品、海鲜等,储藏量可达200吨。分公司又自筹资金,购置了一套国产冷冻设备,冷冻效果很好,扩大了市场销售量。该冷库投入使用才3个月,分公司的营业收入就比去年同期增长了20%,极大地鼓舞了干部和职工。职工纷纷表示,要以更大的热情投入工作,为了公司的发展,不怕苦和累。第五分公司的经理非常高兴,于2002年11月写报告向总公司汇报了这些情况。笔者要求学生30分钟内写完报告并提交，提交后，笔者进行了认真的筛选，可能因为前期已进行过系统
6、的课程学习，大家在格式上犯错的很少，这里挑一篇其中算是像模像样的学生作业作为评论对象。关于第五分公司扩建冷库的报告某商贸集团总公司：我公司接到总公司的批复和建筑款后，以极大的热情投入了扩建工作，并取得了一定的成果，现作报告如下：扩建工作由王副经理负责，在工程前期他们符合国家政策采取股份办法，自筹资金100万元，加上总公司的拨款500万元，共600万元，我们做到了专款专用，合理分配资金。后经过严格的招标后，确定由本省建筑工程公司第三建筑队负责施工。工程于2001年7月破土动工，第三建筑队认真负责于2002年7月1
7、0日竣工。我公司用了近20天时间布置、安装、调试设备。冷库于2002年8月1日正式投入使用。该冷库经过综合考虑选址建在东望县南郊，西郊火车站，东邻108国道，交通运输便利。占地面见80m×50m，分上下两层共四个区域，分别储存肉类、蛋品、海鲜等，储藏两可达200吨。为了使冷冻效果好，扩大市场销售量，我公司自筹资金，购置了一套国产冷冻设备以投入使用。冷库投入使用三个月，我公司的月收入就比去年同期增长了20%，取得了如此大的成果，极大地鼓舞了干部和职工，我公司非常感谢总公司的大力支持，职工纷纷表示，为了公司更好的发
8、展，要以更大的热情投入工作。特此报告，请审阅。第五分公司二〇〇二年十一月八日乍一看这篇公文写的好像不错：整篇公文沿着时间的顺序，项目选址6、动工、完成、使用来布局，结构合理，条理清晰；内容客观实在，冷库项目涉及到的时间、人物、地点、数据等信息都有了，没太多空话、套话；语句也还算通顺，没什么病句、错词。可是，如果我们跳出来，站在报告的本质来看，这篇公文就显得差强人意了。公文的本质是什么，
