办公室手册之文书处理

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1、办公室手册之文书处理　一、行文(一)学习目标掌握行文制度的具体内容，正确运用行文原则。(二)行文制度与行文原则　　1.行文制度　　行文制度是指单位与单位之间互相传递处理文书时必须遵守的制度，包括行文的方向和方式。按照行文制度的规定，各单位之间的行文可以分为上行、下行、平行三个方向，并根据工作需要采用不同的方式。　　(1)上行文。上行文是下级向所属上级的行文。根据实际工作的需要，上行文可以采用逐级行文、多级行文和越级行文三种方式。　　逐级行文：也叫逐级上行文。是指下级向直接上级的行文，这是上行文最基

2、本的行文方式。　　多级行文：也叫多级上行文。是指下级同时向自己的直接上级和更高的上级单位的行文。这种行文方式只有在少数特殊情况下才可以采用，如：直接上级布置的或问题重大需要同时报请更高的上级。　　越级行文：也叫越级上行文。是指下级越过自己的直接上级给更高的上级单位的行文。这种行文方式是不可以随意采用的，只有在特殊必要的情况下才可以采用。如：因情况特殊紧急，逐级传递将误失时机的问题，如发生战争、严重的自然灾害等；上级交办并指定越级上报的问题；对直接上级检举或控告的问题；经多次请示直接上级而长期没有得

3、到解决的问题；与直接上级有争议而无法解决的问题；催办、询问与联系极个别的无需经过直接上级的具体问题，如调查、参观、运输、加工等。(2)下行文。下行文是上级向所属下级的行文。根据实际工作的需要，下行文也可采用逐级行文、多级行文、直达基层组织或群众的行文三种方式。　　逐级行文：也叫逐级下行文。是指上级向自己的直属下级的行文。　　多级行文：也叫多级下行文。是指上级向下级行文时，根据需要同时下达到所属几级的下属单位，免得逐级转发，以提高时效。　　直达基层组织或群众的行文：即党政领导机关向下行文，直接发到最

4、基层的党政组织或传达到人民群众。有些还采用登报、广播、张贴等形式直接与广大群众见面。　　(3)平行文。平行文是指凡互相没有隶属关系、业务指导关系的机关、团体、企事业单位之间的行文。具体地说，平行文可以在不分系统、级别、地区的党政机关、团体、企事业单位之间使用，这些机关单位之间相互联系工作都可以直接使用函，采取平行文的方式行文。这样可以免去按系统传递、增加运转层次的麻烦，节约时间，提高办事效率。　　2.行文制度的重要性　　正确地建立行文制度对提高各单位的组织管理效能有极其重要的作用。它有助于各单位工

5、作的正常进行，加速文书的运转和处理，提高工作效率；并可避免行文混乱，减少不必要的行文。　　3.行文原则　　行文原则是为了执行行文制度、规范各单位的行文秩序而制定的规则或准则。主要包括以下几点：　　第一，除非确有必要，一般不越级行文，否则会打乱正常的领导、被领导关系，使主管部门的工作陷入被动，有时会造成文书往返周转的情况，延误时间。所以，各单位在行文时，既使遇到特殊紧急的问题必须越级行文时，除了对直接上级保密的问题外，也应同时抄报给直接上级一份。同样道理，如果上级遇特殊或紧急问题必须越级向下行文时，

6、亦应同时抄送直属下级。　　第二，行文要精减，严格控制发文的数量和范围。可发可不发的，一律不发；可以用电话、面谈等办法解决问题的，就不必行文；同样内容或内容基本相同的已发过一次就不必再发。为了控制发文范围，应尽量直接对口行文，减少中间运转环节。　　第三，注意行文常规。行文时要分清党与政、领导与指导关系。上级党委可以向政府机关和群众团体的党组党委行文，但不宜直接向政府机关发指示；政府机关也不得对党组织作指示、交任务。单位内部的业务部门一般不可对上级或下级单位行文。等等。这些都是行文常规，每一个文秘工作

7、者都必须熟悉和掌握。　　第四，正确确定主送单位和抄送单位。请示或要求答复的问题，只应主送一个单位，切莫多头主送；受双重领导的单位向上级行文，应根据内容写明主报单位和抄报单位；向上级的请示，不要同时向下级抄送；接受抄送件的单位，不应再向其它单位抄送。　　第五，同级单位可以联合行文，但注意必须是确有必要，且联合单位不宜过多。二、文书立卷与归档(一)学习目标掌握文书立卷的步骤与方法、归档的基本概念。(二)文书立卷与归档　　1.文书立卷的步骤与方法文书立卷是整理与保存文书的一种方法，即将已经处理完毕的并且

8、具有保存价值的文书组合为一个一个的案卷。其程序是：第一，按照文书的特征和联系进行组卷。"按照文书的特征组卷"的含义，就是将具有某些共同特征的文书组合在一起立卷。文书的特征，是从文书的组成结构中概括出来的文书所共有的特点，其中最基本的、最能够说明文书面貌的是：作者、内容、文种、日期和地点。由此可概括出文书的六个特征：作者特征、问题特征、文种特征、时间特征、通讯者特征(作者的转化形式)和地区特征。如果文书具有相同的特征，它们之间就有着特定的联系，可据此特征将文书组成案卷。　　作者特征与